Hoofdstuk 1 Organisaties functioneren met informatie
1.1 De organisatie
Een organisatie is een samenwerkingsverband waarin mensen, met beschikbare
hulpmiddelen, gemeenschappelijke doelen realiseren. Met het leveren van een product of
dienst levert een organisatie iets dat waarde heeft voor de afnemer. Het leveren van
toegevoegde waarde is de kern van het bestaan van een organisatie.
Een maken van winst gerichte organisatie is een profitorganisatie of ook wel bedrijf of
onderneming. Een onderneming is een organisatie die voor eigen rekening en risico, met
winst als doelstelling, producten en diensten levert.
Binnen de ondernemingen zien we bedrijven die direct zaken doen met consumenten;
business-to-consumer bedrijven. Daarnaast zijn er bedrijven die alleen maar zaken doen
met andere bedrijven; business-to-business.
Een organisatie zonder winstoogmerk is een non-profitorganisatie. Deze organisatie
realiseert maatschappelijke doelen door het verlenen van diensten. Er zijn 2 verschillende
soorten organisaties, namelijk de overheid en haar instanties, gefinancierd door
belastinggeld, en non-gouvernementele organisaties, die geld krijgen van de overheid of
uit giften. Zoals kerken, verenigingen of natuurmonumenten.
Bedrijfsprocessen en informatievoorzieningen zijn van toepassing in alle type organisatie.
Alle organisaties die produceren verwerven productiefactoren, zoals arbeid, grondstoffen,
kapitaal en informatie, en zetten dit om in producten of diensten. Dit omzettingsproces of
transformatieproces zie je hieronder.
Bij de productiefactor arbeid gaat het om de inzet van mensen. De productiefactor
grondstoffen worden naast basisstoffen om het product te maken ook energie,
halffabrikaten, hulpstoffen en dergelijke bedoeld. De factor kapitaal betreft niet alleen geld,
maar ook productiemiddelen als machines en gebouwen. Informatie gaat over gegevens
die zaken betreffen als de inkoop-en verkoopmarkten, concurrenten en klanten. Ook
overheidsregels, fiscale regelgeving, wetgeving, gegevens over de arbeidsmarkt em
,andere bedrijf wezenlijke informatie vallen hieronder. De uitvoer, het eindresultaat van het
transformatieproces, wordt als geproduceerd product geleverd aan de klant
De uitvoer van een onderneming bestaat ook nog uit andere zaken. Bij arbeid gaat het om
uittredende mensen, ontslagenen, gepensioneerden en WAO’ers. Naast het eindproduct
worden er ook nog afval, lawaai en vervuiling geproduceerd. Denk bij kapitaal aan
afgeschreven productiemiddelen en rendement. Bij informatie gaat het ook nog om zaken
als verantwoording en verslaglegging, PR en reclame.
1.2 Bedrijfsproces: keten van activiteit
Een manier om het reilen en zeilen van een organisatie te begrijpen is het kijken naar de
bedrijfsprocessen. Hieronder zie je een schematische weergave van dit een bedrijfsproces
van een hoge school.
Je ziet dat het bedrijfsproces een begin en een eind heeft. De start van de uitvoering van
een bedrijfsproces wordt de impuls genoemd. Het eind is de financiele afhandeling.
Daartussen worden alle noodzakelijke activiteiten uitgevoerd om het verkopen goed af te
handelen. Deze activiteiten worden na elkaar in de tijd uitgevoerd, ze vormen een
samenhangende reeks activiteiten gericht op een specifiek doel.
Een bedrijfsproces is als volgt te omschrijven; een bedrijfsproces is een, op het realiseren
van een specifiek doel gerichte, aaneenschakeling van activiteiten die in een organisatie
,worden uitgevoerd. Het te realiseren doel is het verrichte van diensten of levering van
diensten voor een klant. Het bedrijfsproces heeft een begin en een eind, start met een
gekende impuls e heeft een helder gedefinieerd eindresultaat. Dat beoogde eindresultaat
is altijd een concreet product voor een klant. Ook interne klanten zijn klanten. Bij de
uitvoering van een bedrijfsproces staat de behoefte van een klant centraal.
Voorbeelden van bedrijfsprocessen zijn; het verkoopproces, inkoopproces, diverse
productieprocessen, financiele processen en het marketingproces.
Bij de beschrijving van een bedrijfsprocessen richten we ons op het administratieve deel
van het proces. We focussen op de gegevensstroom van een bedrijfsproces. De vaak ook
aanwezige goederenstroom worden door ons in de schematische weergaven van
bedrijfsprocessen niet weergegeven.
Elke organisatie is gericht op het realiseren van doelen. De doelstellingen worden
geformuleerd door het management en vertaald in het te voeren beleid.
De doelen van de organisatie bereik je door de bedrijfsprocessen in die organisatie op een
effectieve en efficiënte wijze uit te voeren. Om bedrijfsprocessen uit te voeren, heb je
gebouwen nodig, elektriciteitvoorziening moet geregeld zijn, de mensen die het proces
uitvoeren moeten van de benodigde informatie, hulpmiddelen en machines voorzien zijn
etc. Het aansturen van mensen, het regelen van benodigde hulpmiddelen, het veranderen
van het bedrijfsproces, het oplossen van problemen zijn onderdeel van de besturing, het
managen, van het bedrijfsproces. De processen in een onderneming verdeel je onder in 2
categorieën:
1. Operationele processen
2. Bestuurlijke processen
Operationele processen
Bij operationele processen gaat het om de uitvoerende activiteiten binnen de organisatie.
De processen worden onderverdeeld in primaire processen en secundaire processen
oftewel ondersteunende processen.
De primaire processen zijn die activiteiten waaraan de onderneming haar bestaansrecht
ontleent. De primaire processen realiseren de producten en diensten en leveren geld op
voor de onderneming. Alle handelingen die direct bijdragen aan totstandkoming van
producten worden tot de primaire processen gerekend.
De primaire processen worden ondersteund om goed te functioneren. De activiteiten die
de primaire processen ondersteunen, noemen we secundaire processen
Bestuurlijke processen
, De bestuurlijke processen sturen de operationele processen aan, zodat ook werkelijk de
gewenste resultaten bereikt worden. De processen bestaan o.a. uit 4 soorten processen
Procesbeheersing bestaat uit 3 beheersingsactiviteiten.
De procesbeheersing is afgebeeld hieronder, waaruit blijkt dat het hier gaat om een
continu proces van plannen, meten vergelijken en bijsturen.
