Samenvatting AO Reader
Hoofdstuk 1
Administratieve organisatie heeft iets te maken met de interne organisatie en met de
informatievoorziening. Voor het besturen en het doen functioneren van een organisatie is de
informatievoorziening een essentiële voorwaarde.
Het doen functioneren van een organisatie omvat het beheersen van processen, beheersing is een
voorwaarde om de doelstellingen te kunnen realiseren.
Informatie moet door een organisatie worden vastgelegd (administratie). Onder administreren wordt
verstaan:
Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken
van informatie ten behoeve van het functioneren, besturen en beheersen.
Het verwerken van gegevens zorgt ervoor dat ze worden getransformeerd tot informatie.
Er zijn binnen de organisatie verschillende niveaus:
Strategisch, management (tactisch), operationeel en uitvoerend.
Deze verschillende niveaus moeten ook worden gecontroleerd en moeten verantwoording afleggen.
Interne controle is dan de controle op bestuurlijke en technische activiteiten, deze wordt gedaan
door of namens de leiding (proces, beveiliging informatieverzorging etc.)
Belangrijke eisen voor informatieverstrekking zijn:
- Doelgericht (effectief), moet er iets mee kunnen.
- Doelmatig (efficiënt), geen overbodige informatie.
- Betrouwbaar, moet voldoen aan de eisen van juistheid, volledigheid en tijdigheid.
De taak van administratieve organisatie is:
- Opstellen van procedures
- Verkrijgen van schriftelijke vastleggingen dat de juistheid, volledigheid en tijdigheid
waarborgt.
- Het vastleggen en verwerken van gegevens tot betrouwbare informatie.
De waardenkringloop geeft inzicht in de hoofdprocessen en samenhang in de organisatie en is op te
delen in meerderen deelprocessen: inkoopproces, opslagproces, productieproces en het
verkoopproces. Er zijn twee bewegingen herkenbaar binnen het waardenkringloopproces, dit zijn:
- Goederenstroom, goederen van leverancier tot afnemer.
- Geldstroom, afname en toename van geldmiddelen binnen de organisatie.
Om informatie te beveiligen zijn er meerdere mogelijkheden:
- Fysieke beveiliging,
- Organisatorische maatregelen (binnen de waardenkringloop functiescheiding toepassen).
Onder functiescheiding wordt verstaan dat er verschillende functies door verschillende personen
moeten worden uitgevoerd, dit zijn:
Beschikken, bewaren, registreren, uitvoeren en controleren.
, Beschikken: Kan beslissen over mensen en middelen, en organisatie binden aan derden (externen).
Bewaren: Het bewaren van geld en goederen.
Registreren: Het vastleggen van toestanden en gebeurtenissen.
Controleren: Alle maatregelen van interne controle, groot gedeelte komt dit voor uit registrerende
functie.
Uitvoeren: Activiteiten op grond van opdrachten (productie).
De goederenbeweging: Beginvoorraad + Inkopen – Eindvoorraad = Verkopen
Goederen/geldbeweging: Verkopen in hoeveelheden * Verkoopprijs = Vorderingen
De geldbeweging: Beginsaldo + Ontvangsten – Betalingen = Eindsaldo
Deze verbanden worden aangeduid als de BETA-formule. Uit de BETA-formule kan gekeken worden
wat de SOLL-situatie zou moeten zijn.
Naast functiescheidingen moeten onderstaande controles worden gedaan om tot een goed
informatiesysteem te komen:
Zelfcontrole: De controle op eigen oordeelsvorming en activiteiten.
Externe controle: Controle ten behoeve van externe belanghebbenden, zoals aandeelhouders,
overheid etc.; deze controle wordt door derden verricht.
Formele controle: Controle die de rekenkundige juistheid en cijfermatige overeenstemming
vaststelt, respectievelijk nagaat of aan de gestelde voorwaarden is voldaan.
Materiële controle: Nagaan of de bedrijfsactiviteiten toelaatbaar zijn geweest, vooral in
bedrijfseconomische zin.
Positieve controle: Controle op de juistheid, tijdigheid en toelaatbaarheid van kosten en
uitgaven.
Negatieve controle: Controle op de juistheid, tijdigheid en volledigheid van ontvangsten en
opbrengsten Het verantwoorde totaal dient via twee onafhankelijke
vastleggingen bepaald te worden.
Detailcontrole: Controleren van de juistheid van iedere post.
Totaalcontrole: Deze controle richt zich op een groep gelijksoortige posten waarvan totalen
worden vergelijken met controletotalen, welke langs andere weg verkregen
zijn.
Verbandscontrole: Controle gericht op onderlinge samenhang van gegevens in het
bedrijfsgebeuren.
Preventieve controle: Door middel van voorschriften en regels worden de processen binnen de
onderneming beheerst.
Repressieve controle: Achteraf wordt vastgesteld of de preventieve maatregelen zijn opgevolgd.
