FOR blok 2 samenvatting
Lesdoelen week 1:
1. De student kan een definitie geven en de elementen benoemen van het begrip organisatie.
2. De student kan aangeven hoe een organisatie wordt bestuurd en welke informatie hierbij nodig
is.
3. De student is in staat om aan te geven aan welke kwaliteitseisen informatie moet voldoen.
4. De student kan het begrip administratieve organisatie/informatieverzorging beschrijven.
5. De student kent de ontwikkelingen van een handmatige naar een geautomatiseerde
boekhouding.
6. De student kan voor een handelsonderneming het netwerk van controlemaatregelen uitleggen
en het belang hiervan aangeven.
Lesstof week 1:
- AO hoofdstuk 1, 3.1 en 3.2
- BA met ERP hoofdstuk 1 digitale versie
Hoofdstuk 1 AO: organisatie en besturing
Organisatie- een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen die met behulp van de
inzet van middelen (input) een bepaalde prestatie leveren (output) om daarmee een doelstelling te
bereiken.
Elementen begrip ‘organisatie’:
- Samenwerkingsverband van mensen er moeten minimaal twee mensen zijn die op een of
andere manier met elkaar samenwerken.
- Doelstellingen we hebben het over de doelstellingen van de organisatie als geheel. Deze
hoeven niet overeen te komen met de doelstellingen van de mensen die er onderdeel van
vormen. Een belangrijke opdracht voor het topmanagement van een organisatie is ervoor te
zorgen dat de mensen in de organisatie die dingen doen die bijdragen aan het bereiken van de
organisatiedoelstellingen.
- Output de organisatie wil haar doelstellingen bereiken door output te leveren. Bij bedrijven
is de output meestal een product of een dienst. Belangrijk is dat de output goed moet worden
onderscheiden van de doelstelling. Een bedrijf is een specifieke vorm van een organisatie,
namelijk een organisatie waar het doel, het behalen van winst is.
- Input een organisatie heeft input nodig om haar output te kunnen produceren. Je zou
kunnen zeggen dat als een bepaalde categorie input ontbreekt, er geen sprake kan zijn van
output.
we onderscheiden hierbij vier soorten input:
Geld (kapitaal)- het geld kan uit verschillende bronnen komen, en is mede afhankelijk van
het type organisatie.
Goederen
Mensen (arbeid)- er zijn bedrijven met relatief weinig medewerkers (kapitaalintensief) en
er zijn bedrijven waar de factor arbeid belangrijk is (arbeidsintensief).
Informatie- mensen of machines in de organisatie hebben de juiste informatie nodig om
hun werk te kunnen doen.
In een organisatie vindt op een of andere wijze een verwerking van input plaats, die tot output
moet leiden om vervolgens het doel te realiseren. In de praktijk blijkt het halen van doelstellingen
een lastige opgave. Daarom bepalen organisaties vooraf de doelstelling die ze willen bereiken en ze
meten of deze ook werkelijk behaald wordt. Zo niet, dan zal bijsturing plaatsvinden.
1
,Elementen van schema op vorige pagina
Strategie
Missie
Het bestaansrecht van de organisatie kan als startpunt voor het besturen van de organisatie
worden gezien. Dit is vastgelegd in de missie. De missie is een beknopte verklaring met daarin:
- De reden waarom de organisatie bestaat
- Het primaire doel waarop de activiteiten zijn gericht
- De kernwaarden die als richtlijn functioneren voor de werkzaamheden van de werknemers
- De wijze waarop de organisatie verwacht de concurrentie aan te gaan
- De wijze waarop de organisatie verwacht de klanten waarde te bieden
Visie
De volgende stap is het ontwikkelen van een visie voor de toekomst. Hierin moet duidelijk worden
gemaakt welke richting de organisatie op wil gaan. Daarnaast moet het iedereen binnen de
organisatie helpen om in te zien waarom en hoe zij hun bijdrage aan de organisatie moeten
leveren. De missie wordt vertaald in een visie. De visie geeft een beeld van de doelstellingen van
de organisatie op middellange tot lange termijn (3 tot 10 jaar).
Klanten, medewerkers en aandeelhouders krijgen door de missie en visie inzicht in wat voor
organisatie het is en wat deze wil bereiken. De missie verandert niet vaak, de visie zal af en toe
geactualiseerd moeten worden.
Strategie
Een stap verder is het formuleren van een strategie, Ook wel strategische uitgangspunten. De
missie en visie geven vooral aan wat de organisatie wil bereiken. De strategische uitgangspunten
formuleren, op hoofdlijnen, hoe dit bereikt moet worden.
Doelen en plannen
De volgende stap is het vertalen van de strategie naar concrete doelen en plannen. De strategie is
meestal abstracter. Doelen zijn vaak concreter geformuleerd. Daarnaast worden concrete acties
geformuleerd die voor een bepaalde periode moeten leiden tot het realiseren van de strategie
(plannen). Hierbij worden meestal twee soorten plannen onderscheiden: meerjarenplannen en
jaarplannen. Hierbij zijn meerjarenplannen een soort verbindingsschakel tussen de strategie en het
jaarplan voor het komende jaar. De strategie is op het niveau van het totale bedrijf. De plannen
zijn op het niveau van een bedrijfsonderdeel, zoals afdelingen.
Zowel doelen als plannen dienen SMART geformuleerd te zijn:
- Specifiek de doelstelling moet concreet zijn.
- Meetbaar het behalen van de doelstelling moet meetbaar zijn.
- Acceptabel degene die de doelstelling moet halen, moet het ermee eens zijn.
- Realistisch de doelstelling moet haalbaar zijn.
- Tijdgebonden het moet bekend zijn wanneer de doelstelling behaald moet zijn.
Budget
De volgende stap is het vertalen van de plannen in geld. Met de plannen en het budget zijn we
beland in het tactische niveau. Dit is het niveau in de organisatie dat niet zelf de strategie
bepaalt, maar ook niet zelf de eigenlijke organisatieactiviteiten verricht. Dit is het terrein van het
middle management. Dit management is verantwoordelijk voor het vertalen van de strategie
naar de uitvoering en heeft de taak om te bewaken of de doelstellingen behaald worden. Dit laatste
is onderdeel van control.
Planning & control
Dit is het hele proces van het vooraf bepalen van de doelstellingen en hoe die te bereiken
(planning) en vervolgens het bewaken van de realisatie van de doelstellingen. Planning vindt
vooraf plaats en control achteraf en tijdens het proces.
Uitvoering
Bij de uitvoering hebben we te maken met de dagelijkse activiteiten. Al deze activiteiten hebben
met elkaar gemeen dat mensen in de organisatie met behulp van input een zekere output
produceren. Deze output moet er vervolgens te leiden dat de doelstellingen van de organisatie
worden behaald. Uitvoering hoort bij het domein van control. Hiervoor is het van belang dat we
gaan meten.
2
,Meten en registreren
Hier bedoelen we mee dat alles moet worden vastgelegd omtrent de uitvoering. Zo meten we de
input, de output en welke resultaten er zijn bereikt. Zo ontstaat veel informatie. Met deze
informatie kan het volgende mee gedaan worden:
- Bijsturing als de uitvoering misgaat
- Verantwoording afleggen bij de chef
- Samenvatten om te beoordelen of het budget behaald wordt
- Samenvatten om te beoordelen of de strategie gerealiseerd wordt.
Van alle activiteiten in de organisatie worden gegevens gemeten en vastgelegd om daaruit
informatie te kunnen herleiden die van belang is voor de organisatie. We spreken ook wel over het
gegevensverwerkend proces. De vraag hierbij is welke informatie nodig is en dus welke
gegevens moeten worden vastgelegd. In elke organisatie zijn er bepaalde factoren die zo belangrijk
zijn voor het behalen van de organisatiedoelstellingen. Deze onderwerpen worden de kritische
succesfactoren (KSF) genoemd. Zonder informatie over de KSF kan de organisatie niet
functioneren en bestuurd worden. Voorbeelden: kwaliteit van het product, klanttevredenheid en
levertijden. Het gaat niet alleen om informatie uit het bedrijf zelf (interne informatie), maar ook om
informatie uit de buitenwereld (externe informatie).
Control
Via dit blokje vindt de confrontatie plaats van de werkelijkheid met de plannen. Deze confrontatie
kan leiden tot bijsturing. In het schema is dit weergeven met de dik gedrukte lijnen. Deze
bijsturing kan plaatsvinden op de drie niveaus:
- Operationeel de uitvoering loopt niet goed.
- Tactisch het budget wordt niet behaald (omzet) of overschreden (kosten).
- Strategisch de strategische doelstellingen worden niet behaald.
Hiermee is de cirkel weer rond en zijn we terug bij de strategie.
Verantwoording
Door de werkelijkheid met de plannen te vergelijken is er sprake van verantwoording afleggen.
Verantwoording afleggen vindt op alle niveaus plaats. Daarnaast legt een organisatie in haar
geheel extern verantwoording af. Voorbeelden hiervan zijn: een jaarrekening en belastingaangifte.
IST-situatie- de huidige situatie
SOLL-situatie- de gewenste situatie
Hoofdstuk 3 AO: informatie en informatieverzorging
Kenmerken informatie:
1. informatie is een eindproduct net als bier het eindproduct van het brouwen is, vormt
informatie het eindproduct van het informatieverzorgingsproces.
2. het moet (voor iemand) betekenis hebben de wetenschap dat het op dit moment 30 graden is
in Kaapstad, zal voor mij pas informatie zijn, als ik op het punt sta om naar Kaapstad te gaan. Ik
weet dat ik korte broeken moet inpakken.
Kwaliteitseisen we onderscheiden:
1. kwaliteitseisen van informatie
2. kwaliteitseisen van het productieproces van informatie
1. Kwaliteitseisen van informatie
- Begrijpelijkheid is de informatie in een zodanige vorm dat zij voor de gebruiker te
begrijpen en daardoor te gebruiken is ?
- Relevantie de informatie moet de medewerker in staat stellen om zijn werk goed te kunnen
uitvoeren. Deze kwaliteitseis kent twee aspecten:
Effectiviteit- wordt degene die de informatie ontvangt er echt door ondersteund? De
informatiebehoefte hangt af van de functie en taken die iemand heeft. De directeur heeft
andere informatie nodig dan de inkoper.
Tijdigheid- is de informatie er op het juiste moment?
- betrouwbaarheid kun je de informatie vertrouwen? Deze kwaliteitseis wordt vaak
onderverdeeld in:
juistheid- klopt de informatie met de werkelijkheid?
Volledigheid- is er niets van belang achterwege gelaten?
3
, 2. kwaliteitseisen van het productieproces van informatie (informatieverzorging)
- Randvoorwaarde de baten moeten altijd groter zijn dan de kosten. Bij noodzakelijke info
wordt niet op de kosten gelet, bij de gewenste en nuttige info speelt het kostenaspect
een belangrijke rol.
- Flexibiliteit hoe eenvoudig kan het informatiesysteem worden aangepast als
de informatiebehoeften zijn veranderd?
- Continuïteit zijn er afdoende maatregelen getroffen om uitval van het
computersysteem te voorkomen?
- Betrouwbaarheid en controleerbaarheid is de gegevensverwerking
betrouwbaar en kan dat worden gecontroleerd?
- Privacy zijn er maatregelen genomen om onbevoegd gebruik van
de informatie te voorkomen?
Soort info Bestemd Doel termijn Kenmerk Voorbeeld
Strategisch Top Bepalen strategie lang Veelal extern Hoe ontwikkelt economie zich?
Tactisch Middle Bepalen of doelstelling Middellang Samengevatte Wat is kostprijs van dit product?
behaald word interne info
Operationeel Uitvoerend Dagelijkse gang van zaken Kort Details, concrete Welke goederen zijn besteld?
goed laten verlopen interne info
Strategische informatie
Op strategisch niveau wordt nagedacht over hoe de missie en visie van de organisatie in de
toekomst gerealiseerd kunnen worden. De omstandigheden die van invloed zijn op de strategie zijn
vooral extern. Voor het bepalen van de benodigde strategische informatie maken we gebruik van
het DESTEP-model. De DESTEP beschrijft belangrijke omgevingsfactoren die de organisatie
beïnvloeden, maar waar de organisatie zelf geen enkele invloed op kan uitoefenen.
Het is van belang om over deze factoren geïnformeerd te zijn, omdat zij de strategische keuzes
van een organisatie mede kunnen bepalen. Factoren die ook meewegen zijn bijvoorbeeld: markt,
kosten, toetreedmogelijkheden en concurrentie.
Tactische informatie
In tegenstelling tot de strategische informatie, die grotendeels van buiten de organisatie afkomstig
is, betreft het hier informatie uit de organisatie zelf. Tactische informatie is nodig voor het
controleren, bewaken en aansturen van bedrijfsprocessen. Voorbeelden van factoren zijn:
bezettingsgraad van een afdeling, de kostprijs van een product of de hoogte van de onderhanden
werkpositie. Hierbij gaat het er altijd om dat de informatie wordt afgezet tegen een norm. Zonder
norm is er eigenlijk geen sprake van informatie.
Operationele informatie
Voor de uitvoering van de (dagelijkse) activiteiten in een organisatie is operationele informatie
nodig. Deze informatie is heel concreet en zeer gedetailleerd
Het gaat om een individuele klant, order, werknemer en dan vaak ook nog maar alleen om het
adres, het opstaande saldo of het aantal bestelde producten. Tactische en strategische informatie
zijn meer samengevatte informatie, ook wel geaggregeerde informatie genoemd. Bijvoorbeeld:
totale omzet of totale productie.
Hoofdstuk 1 BA met ERP online kijkend naar leerdoelen
Informatieverzorging- het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens,
gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het laten functioneren en
het beheersen van een bedrijf en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden
afgelegd.
Informatieverzorgingsproces:
informatie
verzamelen en bewerken /
verstrekken
vastleggen van verwerken van
(bijvoorbeeld
gegevens gegevens
rapportages)
Info-
behoeften
4
