Beoordeling
9,5
Cijfer
9,5 (100%)
Motivatie en verbeterpunten
Dit is een in alle opzichten duidelijke en zeer goed uitgewerkte moduleopdracht. De
verplichte onderwerpen met onderliggende aspecten zijn helder beschreven en daar
waar van toepassing onderbouwd, gebruikmakend van relevante theorie. Het document
leest plezierig door de duidelijke structuur, de nette lay-out en het gebruikte Nederlands.
Twee kleine opmerkingen nog, Deze betreffen bijlage 2 en 3. Plaats bij een plattegrond
altijd een uitleg (legenda) zodat deze ook leesbaar is en te begrijpen. Plaats in een
draaiboek de tijden altijd als ‘van-tot’ en voeg een ‘WAAR” kolom toe.
, Moduleopdracht Eventmanagement
Jubileumfeest 10-jarig bestaan Pas Past Jou
Creatief voorstel
Naam:
Studentnummer:
Datum: 16 maart 2020
Opleiding: Schoevers Secretary Next
Module: Eventmanagement
Docent: Marco Vlasblom
2
Susanne Fransen - Eventmanagement
,Voorwoord
In dit voorwoord stel ik me graag voor. Ik ben xxxx, 48 jaar en ik woon in xx.
Sinds 2009 werk ik als managementassistente bij Veiligheidsregio Gelderland-Zuid (VRGZ). VRGZ draagt
bij aan een veilige regio, waarin rampen en crises zo goed mogelijk voorkomen en bestreden worden en
de inwoners kunnen rekenen op snelle en goede hulpverlening en brandweerzorg. Dit doet VRGZ samen
met 14 gemeenten, politie en andere lokale, regionale en landelijke partijen (VRGZ, 2020). Binnen VRGZ
werk ik voor de sector Ambulancezorg, waar ik de directeur Ambulancezorg en het managementteam
secretarieel ondersteun.
Tijdens mijn 20-jarige loopbaan als managementondersteuner heb ik het vak van secretaresse de laatste
jaren in een snel tempo zien veranderen. In 2019 ben ik daarom gestart met de tweejarige deeltijdopleiding
Secretary Next van Schoevers. Ik vind het belangrijk om mijzelf te blijven ontwikkelen om duurzaam
effectief en efficiënt te zijn en te blijven.
De module Eventmanagement is de eerste module die ik afsluit met een moduleopdracht. De module
Online Marketing en Communicatie heb ik met goed resultaat afgesloten via een schriftelijk examen. De
module Persoonlijk Effectiviteit heb ik behaald via een mondeling examen.
Ik vond het leuk om aan deze scriptie te werken, omdat ik mijn creativiteit in de uitwerking kon inbrengen.
Daarnaast vond ik het interessant om me in te leven in de doelgroep en in mijn creatief voorstel
voortdurend de doelstelling van het evenement en de te communiceren boodschap in gedachten te
houden. Daar waar ik in mijn werk bij het organiseren van evenementen vooral gericht was op het regelen
van de praktische zaken, heb ik geleerd om een event projectmatig aan te pakken. Hier zal ik in de
toekomst profijt van hebben. Ik hoop dat ik met deze scriptie laat zien dat ik me deze vaardigheid heb
eigen gemaakt.
De laatste les van de module Eventmanagement is vanwege het Coronavirus geannuleerd, graag dank ik
Schoevers en mijn docent, Marco Vlasblom, voor hun inzet dat ik de module toch af kan sluiten en mijn
vragen via e-mail kon stellen. Tenslotte bedank ik xxx, trainee bij VRGZ, voor de uitleg over het schrijven
van mijn scriptie conform de APA-methode. In het bijzonder bedank ik mijn directeur dat hij mij de kans
geeft om deze opleiding te volgen en mij in staat te stellen een future proof secretaresse te zijn en te
blijven.
Ik hoop dat mijn creatief voorstel boeiend is om te lezen en ik ben benieuwd naar de feedback die ik hierop
ontvang.
xx
Druten, 24 maart 2020
3
Susanne Fransen - Eventmanagement
,Samenvatting
De moduleopdracht voor Eventmanagement was een creatief voorstel te schrijven voor een evenement op
basis van een vooraf verstrekte case: het 10-jarig jubileumfeest voor de medewerkers en hun partner van
het kledingmerk Pas Past Jou. Het plan is geschreven vanuit de rol van de eventmanager van het bureau
100% Event op basis van de input aan wensen en eisen van de opdrachtgever. Bij het schrijven van het
voorstel heeft 100% Event voortdurend voor ogen gehouden dat het evenement aansluit op de doelgroep,
de doelstellingen en het door Pas Past Jou te bereiken resultaat. Het resultaat heeft een koppeling met de
aanleiding en doelstelling.
In een introductiegesprek hebben Pas Past Jou en 100% Event zich aan elkaar voorgesteld. De aanleiding
voor het evenement was het 10-jarig jubileum van het kledingmerk Pas Past Jou. Zonder het personeel
was het bedrijf niet zo gegroeid en daar wil de directeur de medewerkers en het thuisfront voor bedanken.
Na afloop van het feest moet dit resulteren in werknemers die opnieuw gemotiveerd aan de slag gaan. Dit
is mede wenselijk omdat Pas Past Jou plannen heeft om over vijf jaar nog eens vijf winkels te openen.
Om het evenement zo goed mogelijk op de doelgroep af te stemmen, is vooraf een aantal kenmerken van
de doelgroep in kaart gebracht. Om te kunnen bepalen of het jubileumfeest geslaagd was, is een SMART-
doelstelling geformuleerd.
Op zaterdag 20 juni 2020 organiseert Pas Past Jou een 10-jarig jubileumfeest voor haar 80 medewerkers
én partner met als doel de werknemers te bedanken voor hun inzet en ervoor te zorgen dat zij opnieuw
gemotiveerd aan de slag gaan. Het maximum te besteden budget is € 50.000,--. Het minimale
aanmeldpercentage is vastgesteld op 80% van de genodigden met een no show percentage van maximaal
10%. Binnen een week na het feest beoordeelt minimaal 85% van de medewerkers het evenement op 5
onderdelen met een like smiley (zeer tevreden). In juli en september 2020 wordt de
medewerkersbetrokkenheid en - tevredenheid gemeten via de digitale vragenlijst “Check je werk”. Pas
Past Jou wil dan een 8 of hoger scoren op de schalen “Dit is een goede werkgever” en “Blij met je werk”
(“Check je werk en werkplezier”, z.d.; Construct Bedrijfspsychologie, 2020).
De rode draad in het gehele concept was de medewerkers bedanken en centraal zetten. Dit kwam terug in
het hoofdthema ‘Jij staat in de spotlights’. Een ander terugkerend element was de kleur paars van de
huisstijl van Pas Past Jou en het getal 10 in verband met het 10-jarig bestaan. Het creatieve concept sloot
aan op de bedrijfssfeer, de bedrijfsactiviteit en de interesses van de doelgroep: informeel, hip, trendy en
met een modieuze touch. Deze elementen kwamen ook terug in het uitnodigingstraject, de dresscode (a
touch of purple), de locatiekeuze, de decoratie, de catering en het entertainment.
Er is een draaiboek gemaakt, zodat dat alle mensen die bij de organisatie van het evenement betrokken
waren precies wisten wat ze waar en wanneer moesten doen. Ook zijn de veiligheidsaspecten van het
evenement vooraf geborgd.
Na afloop van het jubileumfeest hebben verschillende evaluaties plaatsgevonden. De waardering van het
jubileumfeest door de gasten is gemeten via een digitale ‘smiley-enquête’. Daarnaast is de
medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid gemeten. Tijdens de interne en externe evaluaties is het
succes van het evenement bepaald: is de doelstelling behaald, de doelgroep bereikt, wat ging goed en
welke verbeterpunten zijn er? Van de evaluaties is een eindverslag gemaakt waarin de aandachtspunten
zijn beschreven, zodat deze kunnen worden meegenomen naar de toekomst.
4
Susanne Fransen - Eventmanagement
, Inhoudsopgave
Voorwoord ....................................................................................................................................................... 3
Samenvatting .................................................................................................................................................. 4
1 Inleiding ................................................................................................................................................... 6
1.1 Introductie 100% Event .............................................................................................................................. 6
1.2 Introductie opdrachtgever: Pas Past Jou ................................................................................................. 6
1.3 Leeswijzer ..................................................................................................................................................... 6
2 Plan van aanpak ..................................................................................................................................... 6
2.1 Soort evenement ......................................................................................................................................... 6
2.2 Doel en doelstelling evenement ................................................................................................................ 6
2.3 Doelgroepbeschrijving ................................................................................................................................ 7
2.4 Wensen en eisen van de opdrachtgever ................................................................................................. 7
3 Overzicht sfeerbeleving ........................................................................................................................... 7
3.1 Locatie ........................................................................................................................................................... 7
3.2 Programma ................................................................................................................................................... 8
3.3 Catering ........................................................................................................................................................ 8
3.4 Entertainment ............................................................................................................................................... 9
3.5 Decoratie ...................................................................................................................................................... 9
3.6 Vergunningen, veiligheid en verzekeringen ............................................................................................ 9
3.7 Moodboard ................................................................................................................................................. 10
4 Uitnodigingstraject ................................................................................................................................. 10
5 Draaiboek .............................................................................................................................................. 11
6 Evaluatie................................................................................................................................................ 12
Literatuurlijst/Bronnen ................................................................................................................................... 13
Bijlage 1 Uitnodiging ..................................................................................................................................... 14
Bijlage 2 Plattegrond DeFabrique ................................................................................................................. 15
Bijlage 3 Draaiboek ....................................................................................................................................... 16
Bijlage 4 Gantt chart ...................................................................................................................................... 17
Bijlage 5 Verkorte weergave van het digitale evaluatieformulier .................................................................. 18
5
Susanne Fransen - Eventmanagement
