Projectmatig werken in de praktijk
Hoofdstuk 1 – De kracht van projectmatig werken
Voordelen projectmatig werken
Kan op elk niveau in een organisatie worden toegepast
Is zowel op kleine als op grote projecten van toepassing
Is brancheonafhankelijk
Is efficiënt en effectief
Improviseren: er wordt ad hoc gewerkt, het resultaat is bij de start onzeker, zijn de werkzaamheden
nieuw en de werkwijze is onduidelijk.
Routinematig werken: het proces ernaartoe kan zichzelf keer op keer herhalen, het resultaat is van
tevoren duidelijk, de mensen zijn bekend met de werkwijze, de stappen en de werkzaamheden, en er
duidelijke procedures, plannen en draaiboeken zijn. Het loopt als een geoliede machine.
Projectmatig werken: de organisatie maakt er een project van door het doel en het resultaat
duidelijk te maken, een aanpak te bepalen, een planning te maken, mensen duidelijke taken en
verantwoordelijkheden te geven, vooraf alle onderdelen goed door te denken en dit alles te
verzamelen in één plan. Tussentijds moet worden geëvalueerd of het project nog op koerst loopt ne
achteraf moeten lessen worden geleerd over hoe het de volgende keer nog beter kan.
Kenmerken van een project
1. Specifiek doel, een doel is veelal een positieve verandering die ontstaat vanuit een behoefte naar
meer, beter of efficiënter.
2. Uniek of nieuw resultaat, een project levert een uniek of nieuw resultaat waarmee het gestelde
doel bereikt kan worden.
3. Begin en eind, een project heeft altijd een duidelijk begin en eind en is dus tijdelijk. Oplevering
wordt van tevoren bepaald.
4. Opdrachtgever, een project heeft altijd één opdrachtgever.
5. Tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertise, de werkzaamheden worden
uitgevoerd door verschillende mensen met ieder zijn eigen expertise.
6. Mate van onzekerheid, er is een bepaalde mate van onzekerheid dat het resultaat wordt bereikt
en daarmee het doel.
De definitie van een project
Een tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertisen die binnen een vastgestelde
tijd en met beperkte middelen een nieuw of uniek resultaat leveren waarmee een doel van de
opdrachtgever wordt behaald met een bepaalde mate van onzekerheid.
Hoe projecten ontstaan
Projecten ontstaan niet zomaar. Er is altijd een oorzaak waarom een verandering moet plaatsvinden
en een doel moet worden bereikt. Globaal gezien zijn er twee hoofdoorzaken: een behoefte of een
probleem.
De oorzaken van een project
Probleem of behoefte -> projectmatig werken -> opgelost probleem of ingevulde behoefte
Weten waarom en project wordt gedaan, werkt motiverend voor de betrokkenen van een project.
,Projecten zijn er is allerlei soorten en maten
Grote en kleine projecten, waar de grens ligt hangt af van:
- de duur van een project in de tijd
- de complexiteit van de inhoud
- het aantal betrokkenen en belanghebbenden
Verschillende typen projecten
Organisatorische, het samenvoegen van een afdeling
Technische, het ontwerpen en produceren van een nieuw medisch apparaat
Maatschappelijke, inzamelingsactie voor slachtoffers van een ramp
Doelgericht, focus op het WAAROM van een project, alleen dat doen wat bijdraagt aan het doel
Resultaatgericht, focus op het WAT van een project, niet wat we doen, maar wat we leveren
Efficiënt, focus op het HOE, zo veel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd en met zo weinig mogelijk
middelen.
Valkuilen van een project
- Er wordt te snel uitgevoerd en te weinig voorbereid (eerst doen, dan nadenken)
- De projectdoelen en projectresultaten zijn onduidelijk
- ER is weinig betrokkenheid vanuit het management
- De projecten zijn te complex
Hoofdstuk 2 – De structuur van en project
Er zijn 5 hoofdstappen voor projectmatig werken
1. Projectbeslissing
2. Projectvoorbereiding
3. Projectuitvoering
4. Projectafronding
5. Projectborging
Projectbeslissing
Een projectbeslissing betekent doen of niet doen. Bepaald wordt of het zinvol is een project te
beginnen om hiermee de wens te vervullen, het probleem op te lossen of aan de verplichting te
voldoen. Op dit te kunnen bepalen, wordt het project globaal beschreven in termen van doel,
resultaat, afbakening, nut, budget, belangrijkste rollen, begin- en einddatum en belangrijkste risico’s.
Projectvoorbereiding
Het uitwerken. Het project wordt in detail beschreven, het projectteam wordt samengesteld, de
taken en verantwoordelijkheden worden verdeeld, de planning wordt gemaakt en wederom worden
de risico’s in kaart gebracht. Ook worden er afspraken gemaakt over de werkwijze in het project.
Projectuitvoering
Het doen. Met een kick-off wordt het startsein gegeven. De werkzaamheden worden door het
projectteam uitgevoerd om het eindresultaat te bereiken. De uitvoering kan worden opgedeeld in
verschillende fasen, om stapsgewijs te komen tot een goed eindresultaat.
Projectafronding
Het formeel overdragen, terugkijken en leren. Met een evaluatie wordt gekeken hoe het project
verlopen is ten opzichte van hoe het ooit is bedacht in de projectvoorbereiding.
Projectborging
Het vasthouden, vastzetten. Het resultaat is opgeleverd, maar het doel moet nog worden bereikt. In
deze stap speelt te projectleider geen directe rol meer; hij is verantwoordelijk voor het opleveren
van het eindresultaat waarmee het doel bereikt kan worden.
,Eke rol in de projectorganisatie heeft zijn eigen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
Elke projectorganisatie is opgebouwd uit drie hoofdrollen:
1. Opdrachtgever, is verantwoordelijk voor het einddoel van het project
2. Projectleider, is verantwoordelijk in het resultaat op te leveren binnen de eisen (tijd, geld, doel)
die door de opdrachtgever zijn gesteld
3. Projectmedewerker(s), kan door veel personen worden gespeeld. Een projectmedewerker voert
de werkzaamheden uit om tot het resultaat van een project te komen. Een deskundige of expert dus.
De beheersfactoren, wanneer is een project succesvol?
Een slechte projectleider BAKT er niets van, een gemiddelde projectleider BAKT en een goede
projectleider BAKT DOOR.
BAKT staat voor de 4 primaire beheersfactoren waarop een project wordt beoordeeld
B - Budget
A - Afbakening
K - Kwaliteit
T - Tijd
DOOR staat voor de 4 secundaire beheersfactoren, een goede leider kijkt een stapje verder
D – Doel
O – Organisatie (van het project)
O - Omgeving
R – Risico’s
Budget De goedgekeurde hoeveelheid te besteden geld die beschikbaar is voor het project. De
opdrachtgever keurt dit goed.
Afbakening De verzameling van projecten die worden opgeleverd en activiteiten die worden
uitgevoerd. Tot hier en niet verder.
Kwaliteit De mate waarin iets goed is. Een goed project is een project waarvan het resultaat voldoet
aan de verwachtingen van de opdrachtgever, zodat hij hiermee zijn gestelde doel kan behalen.
Tijd De doorlooptijd van een project, ofwel de tijd die zit tussen het begin en het einde van een
project.
Doel Hetgeen de opdrachtgever wil bereiken met het project. Het is aan de projectleider om dit doel
voor ogen te houden en niet blind een resultaat neer te zetten.
Organisatie Er is sprake van een rolverdeling. De opdrachtgever heeft het besluit genomen er een
project van te maken en draagt de dagelijkse besturing over aan een projectleider.
Omgeving Een project wordt meestal uitgevoerd in een organisatie met haar eigen cultuur,
gewoonten, belangen en mensen. Hierdoor is niet alleen het belang van de opdrachtgever belangrijk,
maar ook andere belangen van onder andere eindgebruikers, het management, afdelingen en
leveranciers.
Risico’s Er is een bepaalde mate van onzekerheid, dit noem je een risico.
De 7 basisdocumenten van een project
1. Projectopdracht
2. Plan van aanpak
3. Voortgangsrapportage
4. Eindrapport
5. Issuelijst
6. Risicolijst
7. Actie- en besluitenlijst
, Projectopdracht
Het document waarin een voorstel voor een project wordt gedaan. Hierin worden onder andere het
doel, het resultaat, het nut, de globale kosten, de begin- en einddatum, de belangrijkste rollen en de
set van belangrijkste risico’s vastgelegd.
Plan van aanpak
De inhoud lijkt op de projectopdracht maar dan veel gedetailleerder. Het plan van aanpak wordt in
de projectuitvoering gebruikt om het project uit te voeren en te bewaken.
Voortgangsrapportage
Deze kan beknopt of uitgebreid zijn en kan schriftelijk of mondeling worden gecommuniceerd. In een
voortgangsrapportage wordt frequent de status weergegeven van onder andere de planning, het
budget (de uren) en de belangrijkste issues en risico’s. Als uitgangspunt van de voortgangsrapportage
wordt het plan van aanpak gebruikt.
Eindrapport
In de projectafronding wordt teruggekeken hoe het project verlopen is ten opzichte van het originele
plan van aanpak. Net als in de voortgangsrapportage worden onderdelen als planning, budget en
risico’s vergeleken met hoe deze oorspronkelijk waren afgesproken. Eventuele verschillen worden
geanalyseerd en geleerde lessen worden opgeschreven. Niet alleen de ‘harde’, maar ook de ‘sociale’
onderdelen van een project, zoals samenwerking en communicatie, worden geëvalueerd.
Issuelijst
Een issue is een gebeurtenis die optreedt, die van invloed kan zijn op de beheersfactoren en dus
onderzocht moet worden.
Risicolijst
Risico’s zijn onzekerheden die kunnen optreden en die gevolgen kunnen hebben voor de doelstelling
van het project. Deze risico’s worden aan het begin van een project in kaart gebracht en gedurende
het project bijgehouden door de projectleider.
Actie- en besluitenlijst
Niet alleen in projecten, maar ook in dagelijkse werkzaamheden wordt een actielijst en/of
besluitenlijst gebruikt. Bijvoorbeeld bij een wekelijks afdelingsoverleg. In projecten wordt deze lijst
gebruikt om centraal alle genomen besluiten door de opdrachtgever en alle acties van het
projectteam bij te houden.
Hoofdstuk 3 – Komen tot een concrete projectopdracht
Voordat een project kan starten, moet er eerst helder worden gemaakt in een projectopdracht. Deze
dienst als basis voor de beslissing of we aan de slag gaan met het project. Deze beslissing wordt de
project beslissing genoemd.
Doel van een projectopdracht
- Voldoende informatie te verkrijgen voor de projectleider over de aanleiding, de doelstelling en het
eindresultaat van het project
- voldoende informatie aan de opdrachtgever te verschaffen om te kunnen beslissen of het nuttig is
het project uit te voeren.
