Samenvatting management informatie systemen
hoofdstuk 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 & 9
Hoofdstuk 1 Organisaties werken dankzij informatie
1.1 De organisatie
Een organisatie: een samenwerkingsverband waarin mensen, met beschikbare hulpmiddelen, een of
meer gemeenschappelijke doelen realiseren.
Een onderneming/ profit-organisatie: een organisatie die voor eigen rekening en risico, met winst
als doelstelling, producten en/ of diensten levert.
Business-to-consumer: bedrijven die direct zakendoen met consumenten, zoals een
supermarkt.
Business-to-business: bedrijven die alleen zakendoen met andere bedrijven, zoals een grote
producten van melkproducten.
Non-profit organisatie: een organisatie zonder winstoogmerk en realiseert maatschappelijke doelen
door het verlenen van diensten.
Overheidsinstanties: worden gefinancierd met belastinggeld.
Non-gouvernementele organisaties (NGO’s): krijgen geld van de overheid of uit giften, zoals
kerken en jeugdverenigingen.
Niemand in de organisatie functioneert nog zonder informatie en de medewerkers zijn steeds
nadrukkelijker kennis- en informatieverwerkers. In een organisatie zijn er in het algemeen drie
soorten stromen te onderscheiden:
- Een goederen-/ en of dienstenstroom
- Een geldstroom
- Een gegevensstroom
Transformatieproces
1.2 Bedrijfsproces: daar waar de actie is
Een bedrijfsproces: een op het realiseren van een specifiek doelgerichte aaneenschakeling van
activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd. Het te realiseren doel is het verrichten van een
dienst of de productie/ levering van goederen aan een klant. Het bedrijfsproces begint met een
1
,gekende impuls en heeft een helder gedefinieerd eindresultaat. Voorbeelden: verkoopproces,
inkoopproces, productieproces, de financiële processen en het marketingproces.
De doelstellingen van de organisatie worden geformuleerd door het management en vertaald in het
te voeren beleid. Deze doelen bereik je door de bedrijfsprocessen in de organisatie op een effectieve
en efficiënte wijze uit te voeren. De processen in een onderneming worden onderverdeeld in twee
categorieën:
Operationele processen
Bij operationele processen gaat het om de uitvoerende activiteiten binnen de organisatie:
Primaire processen: activiteiten waaraan de onderneming haar bestaansrecht ontleent,
oftewel alle handelingen die direct bijdragen aan het tot stand komen van het product of de
dienst.
Secundaire/ ondersteunende processen: de activiteiten die de primaire processen
ondersteunen.
Bestuurlijke processen
De bestuurlijke processen sturen de operationele processen aan, zodat de gewenste resultaten
daadwerkelijk bereikt worden.
Strategievorming: creëren van een toekomstbeeld en bepalen van de doelen.
Afstemming: afstemming primaire en secundaire processen om de gestelde doelen te
realiseren.
Structurering: beschikbaar stellen van de benodigde mensen en middelen verdeeld over de
verschillende bedrijfsprocessen.
Procesbeheersing: het doelgericht en doelmatig laten verlopen van de operationele
processen. Bestaat uit de volgende drie beheersactiviteiten (Plan, do, check & act):
o Plannen het maken van een plan voor het beheersen en uitvoeren van de
operationele processen.
o Meten en vergelijken het meten en vergelijken van de voortgang van het
operationele proces.
o Bijsturen op basis van de situatieanalyse bijsturen om het doel te realiseren.
1.3 Informatie maakt dat bedrijfsprocessen werken
Alleen door een goede interne afstemming kan een bedrijfsproces goed werken. Afstemming
betekent dat de betrokken medewerkers op tijd de juiste informatie krijgen om precies dat te
kunnen doen wat van ze verwacht wordt de juiste dingen doen op de juiste manier en op het
juiste moment. Zonder gegevens kunnen de activiteiten van een bedrijfsproces niet goed uitgevoerd
worden.
Daarnaast maakt de gegevensverwisseling tussen bedrijfsprocessen onderling als het ware de
organisatie tot een samenhangend geheel van bedrijfsprocessen. Als bijvoorbeeld de afdeling inkoop
niet beschikt over zowel voorraadgegevens (proces: voorraadbeheer) als over de productieplanning
(proces: productie) dan is het zeer waarschijnlijk dat er verkeerd ingekocht wordt.
1.4 Informatievoorziening binnen een organisatie
Gegevens: feiten of gebeurtenissen die vastgelegd zijn en de werkelijkheid weergeven. Ze dienen
voor communicatie, interpretatie en verwerking door mensen of door computers.
2
,Informatie: de betekenis die iemand geeft aan de gegevens. Het verrijkt dus de kennis van degene
die de gegevens gebruikt. Gegevens worden dus pas informatie als de persoon voor wie de gegevens
bestemd zijn deze gaat interpreteren en gebruiken.
De activiteiten van de handelingen van informatievoorzieningen bestaan uit:
Het verzamelen en vastleggen van gegevens.
Het bewaren van de gegevens in de gegevensopslag.
Het verwerken van de gegevens.
Het verstrekken van de verwerkte gegevens aan diegenen voor wie het bestemd is en voor
wie het bruikbare informatie is.
Informatievoorziening: het systematisch verzamelen, vastleggen, bewaren en verwerken van
gegevens, gericht op het verstrekken van informatie voor de uitvoering van activiteiten, besturing,
besluitvorming en het realiseren van de organisatiedoelen.
Automatiseren: het inzetten van computers en computerprogramma’s bij het uitvoeren van
activiteiten. Bij gedigitaliseerde informatievoorziening zijn de computers vrijwel altijd met elkaar
verbonden in netwerken. Door automatisering van de informatievoorziening zien we continu
verbeteringen van de bedrijfsprocessen op een drietal gebieden:
Efficiëntie: wordt bereikt door de gegevensverwerking sneller en accurater te laten verlopen.
De computer voert de handelingen veel sneller en nauwkeuriger uit dan de mens.
Effectiviteit: wordt bereikt door in te spelen op de werkelijke behoefte aan informatie op
zowel uitvoerend niveau als op managementniveau. Zo zal het benaderen van een specifiek
geselecteerde groep klanten door een verkoper een veel grotere kans op een order geven
dan het benaderen van een willekeurige groep.
Kwaliteit: wordt bereikt door de betrouwbaarheid en de presentatie van de verstrekte
informatie te vergroten.
Tegenwoordig is de informatievoorziening vrijwel volledig geautomatiseerd. Hierbij wordt
informatie- en communicatietechnologie (ICT) ingezet bij de uitvoering van de informatievoorziening.
Informatiekunde: kennis van, inzicht in en vaardigheden op het terrein van de informatievoorziening
en het daarbij aanwenden van moderne informatie- en communicatietechnologie.
1.5 Soorten informatie
Interne informatie: de informatie die voorkomt uit de activiteiten binnen het bedrijf.
Externe informatie: omvat alle informatie die een onderneming uit de omgeving verzameld. Deze
omgeving wordt gevormd door de belanghebbenden die bij de onderneming betrokken zijn, zoals
klanten, leveranciers en overheidsinstellingen.
De binnen een bedrijf benodigde informatie is te onderscheiden in:
- Operationele informatie: de informatie die nodig is bij het uitvoeren van de dagelijkse
activiteiten.
- Managementinformatie: de informatie die nodig is voor de diverse managementactiviteiten,
wat onder meer het besturen van de uitvoerende activiteiten en het nemen van strategische
en tactische beslissingen inhoudt.
3
, Informatie wordt gebruikt bij:
Informatie voor routinematige activiteiten
Het omvat de informatie die nodig is om een operationele activiteit te kunnen uitvoeren.
Informatie voor het nemen van beslissingen
Voor de besluitvorming wordt geprobeerd de werkelijkheid in modellen weer te geven en deze te
herleiden tot een aantal kengetallen een weergave van een complexe werkelijkheid in een getal,
op basis waarvan een rationele beslissing kan worden genomen.
Informatie ten behoeve van besturing
- Stuurinformatie: de informatie die het operationele proces en de mensen daarbinnen krijgen
om de gewenste activiteiten te kunnen uitvoeren, zoals productieopdrachten en richtlijnen
voor het omgaan met afval en restproducten.
- Verantwoordingsinformatie: de informatie die vanuit de operationele processen gegeven
wordt over het verloop van de activiteiten.
- Streefgetal: een waarde die het doel aangeeft dat met de uitvoerende activiteiten bereikt
moet worden. Dit is een norm die wordt vastgesteld voordat met de uitvoering van de
activiteiten wordt begonnen.
1.6 Kansen door digitalisering
Globalisering: de steeds verdergaande integratie van de wereldwijde economie, politiek en cultuur.
De spreiding van de productielijnen over de wereld is mogelijk dankzij de, zich in hoog tempo verder
ontwikkelende, ICT en door de niet meer te stuiten internationale handel en logistiek.
Globalisering geldt ook voor banen, en dan ook voor hooggekwalificeerd en goedbetaald werk. Werk
wordt vanuit het Westen dus ook steeds meer geëxporteerd en er is ook veel concurrentie op de
markt. Outsourcing op allerlei aspecten is aan de orde van de dag.
Het uitgroeien van internet tot een volwassen internationaal communicatiesysteem heeft de kosten
voor en het gemak van wereldwijd zakendoen drastisch verbeterd. Zo is bijvoorbeeld de
communicatie en samenwerking tussen een fabriek in China en het distributiecentrum in Nederland
onmiddellijk en vrijwel gratis.
Een digitale onderneming: een onderneming waarin alle bedrijfsfuncties en -relaties van betekenis
met klanten, leveranciers en medewerkers gedigitaliseerd zijn. De centrale bedrijfsprocessen worden
uitgevoerd via digitale netwerken die de gehele organisatie omvatten en/ of verschillende
organisaties aan elkaar koppelen. Kenmerkend is dat de bedrijfsprocessen en de besturing 24 uur per
dag doorgaan en dat de activiteiten locatieonafhankelijk uitgevoerd worden.
Digitale ondernemingen zijn flexibeler dan traditionele organisaties ze kunnen sneller en
adequater reageren op wat er gebeurt. Voorbeeld van een digitale onderneming is Google.
Organisaties investeren fors in het gebruik van ICT om onder andere de volgende strategische doelen
te realiseren:
Operational excellence
Het doel is om meer winst te maken door klanten beter (betrouwbaarder) te bedienen en de eigen
processen efficiënter te maken. Slimmer inzetten van informatietechnologie leidt meestal ook tot
aanpassing van de bedrijfsprocessen. Voorbeeld: retail link een informatiesysteem dat
4
