Samenvatting Inleiding Facility Management
Hogeschool Rotterdam
H1 t/m 6 basis boek facility management
H1
1.1
Het is lastig om uit te leggen wat een facility manager doet omdat:
- Het in allerlei verschijningsvormen voorkomt over de hele wereld.
- Ook de term facility manager wordt niet in alle landen gebruikt.
- Waar de facility manager verantwoordelijk voor is en hoe het bedrijfsonderdeel
facilitymanagement wordt ingericht, verschilt per land, per branche en per bedrijf.
- Je kunt in dienst zijn van een organisatie maar ook ingehuurd zijn als commerciële
dienstverlener.
Om makkelijk te kunnen uitleggen wat facilitymanagement is gebruiken we de
‘elevator pitch’ je verteld iets in heel korte tijd, de zin: ‘Ik zorg ervoor dat u uw werk beter
kunt doen’.
Vroeger werd een facilitair bedrijf gezien als een grote kostenpost. Nu wordt het zo
gezien dat het functioneren van het facilitair bedrijf in sterke mate van invloed is op
de tevredenheid van de medewerkers, op het imago van de organisatie en op de
mate van duurzaamheid van de bedrijfsuitvoering.
Koffie, thee en lunchvoorzieningen kunnen bijdragen aan de productiviteit van de
werknemers:
Jusite inrichting stimuleert informele kennisdeling zichtbaarheid en nabijheid
spontane ontmoetingen kennisdeling.
Eerst werd in de organisatie een onderscheid gemaakt tussen technische, huishoudelijke of
interne dienst. Deze moesten dan ook vaak in werkkleding (nu alleen nog voor hygiene etc.)
Nu wordt dat gecombineerd tot één bedrijfsonderdeel.
Door integratie meer controle plaatsvinden, kosten en kwaliteiten dienstverlening beter
beheersbaar worden.
De volgende begrippen laat zien hoe verschillend er naar FM wordt gekeken.
- Facility Management (NEN-EN 15221) = de integratie van processen binnen een
organisatie, om overeengekomen diensten te ontwikkelen en in stand te houden,
gericht op de ondersteuning en bevordering van de effectiviteit van het primaire
proces.
- Facility Management (ISO 41011) = organisatorische functie die mensen, locaties en
processen integreert binnen de bebouwde omgeving met als doel de levenskwaliteit
van mensen en de productiviteit van de kerntaken te verbeteren.
,1.2
Er wordt vaak een onderscheid gemaakt tussen primaire functies en ondersteunende
functies.
Facility Management is vaak een ondersteunende functie, maar kan ook behoren tot de
kernactiviteiten (hotels, bungalowparken) en bij commerciële facilitaire aanbieders
(beveiligingsbedrijven, cateraars)
Voorbeelden staan in het boek, midden blz 17.
- Facility Management is het bedrijfsonderdeel dat verantwoordelijk is voor een
optimale werk,-verblijfs-, en zorgomgeving – zowel fysiek als virtueel.
o Fysiek de gebouwde omgeving (kantoorgebouw, ziekenhuis etc.) incl.
inrichting.
o Er zijn steeds meer mogelijkheden om ergens anders te werken, dit wordt ook
steeds belangrijker. Dit noemen we de ‘derde werkplek’. Dit is dus
bijvoorbeeld thuis, in de trein, in de natuur, de auto etc., dit is mogelijk door
de technologie van nu
1.2.1
Organisatiestructuur = Drukt de manier uit waarop taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden in een organisatie zijn verdeeld en de onderlinge relaties zijn
geregeld.
Welke structuur bij een organisatie past, hangt af van:
o Strategie
o Omgeving van de organisatie
Mintzberg onderscheid 3 niveaus in een bedrijf piramide fig. 1.1 blz. 18. Dit zijn de
hierarchische niveaus in de organisatie.
Waarom een piramide?
Eigenschap is dat die naar boven toe steeds kleiner wordt. Basis is breed en de top is
een punt. Dat geeft aan dat er over het algemeen veel minder mensen werkzaam zijn
op het strategische niveau dan op het operationele niveau.
Toelichting piramide:
- Strategisch Richten: wat en hoe in relatie tot externe omgeving
- Tactisch inrichten: aanbod, assortiment, proces, wie en wanneer.
Dus die kijkt vooral naar binnen, naar hoe de eigen organisatie moet worden ingericht.
- Operationeel verrichten: hoe en wanneer (uitvoering)
Dus die kijkt vooral naar de uitvoering op procesniveau, naar het daadwerkelijk verrichten
van diensten en het verstrekken van middelen.
o Richten = het afstemmen van de organisatie op externe ontwikkelingen, het
vaststellen van de koers en heeft betrekking op de lange termijn.
, o Inrichten = het vertalen van de vastgestelde koers naar de inrichting van de interne
organisatie, dit kan ook betekenen dat de activiteiten worden uitbesteedt.
o Verrichten = het uitvoeren van de activiteiten die nodig zijn om de ingezette koers te
realiseren.
Strategisch organisatieniveau:
De hoofddirectie, raad van bestuur en vergelijkbare functies.
Ook wel bedrijfstop genoemd
Het beleid wordt vastgesteld = de koers en doelstellingen voor de organisatie worden
afgestemd op de ontwikkelingen in de markt.
Alle strategische beslissingen worden genomen.
Afdelingen zijn bezig met: Richten, op basis van wat de markt wil
Lees voorbeeld, eind stukje blz 18.
Tactisch organisatieniveau:
Het beleid wordt vertaald naar te ondernemen acties.
Alles wordt voorbereid voor de realisatie van het park bijv.
Die voorbereiding is dus: verwerven terrein, onderzoek doen naar veiligheidseisen,
ontwerpen, etc.
Er worden beslissingen genomen over de dienstverlening, het assortiment, het zelf
doen of besteden, het ontwerp van de werkprocessen en personeelsinzet.
De dienstverlening wordt voorbereid
Operationeel organisatieniveau:
Alle activiteiten, handelingen die nodig zijn voor het daadwerkelijk draaien van het
bungalowpark.
De werkzaamheden hebben een uitvoerend karakter.
Verrichten van werkzaamheden zoals: bemensen van receptie, onderhouden van het
terrein, toezicht houden in het zwembad en het aanbieden van horecavoorzieningen.
De vraag: Hoe de diensten worden geleverd, door wie en wanneer
De uitvoerende facilitaire medewerker, of deze in dienst is van de organisatie zelf of
van een facilitaire leverancier, heeft altijd te maken met: interne en externe klant.
Interne klant: medewerkers in primaire proces van het bedrijf.
Externe klant: patient, bezoeker of client van de organisatie.
De intensiteit van het directe contact tussen de uitvoerende facilitaire medewerker,
de interne klant en de externe klant verschilt per branche.
Lees de voorbeelden op blz. 19 en verder!!
Tabel 1.1 is ook handig!
In figuur 1.5 wordt de plaats van de ondersteunende functie van Mintzberg aangegeven.
- De operationele kern, is ook wel de ‘technische staf’. treffen de noodzakelijke
voorbereidingen en voeren de controle uit op het eigenlijke primaire proces, de
productie van het bedrijf. (financiële controle, planning, training, research.
- In een organogram staan alle taken verdeeld binnen een bedrijf/organisatie, zie voor
een voorbeeld fig. 1.6 op blz. 23
, Het is vaak normaal dat de facility manager niet direct contact heeft met het bestuur, dit is
vaak omdat het bestuur beslissingen neemt over miljarden euro’s en de facilitaire kosten
maar een fractie daarvan zijn. (Neem als voorbeeld een vliegtuig maatschappij/lees blz. 24)
- De facility manager kan wel positie in het bedrijf bevorderen door met ideeen te
komen die de doelen van de organisatie helpen bereiken of de winst van de
organisatie te verhogen.
Soms wordt de facilitaire afdeling in een bedrijf niet bij de stafdienst maar bij de
uitvoerende kern gezet (ziekenhuis fig. 1.7 bijv.). Dit komt doordat het contact tussen
de patiënt grote invloed heeft op de kwaliteit van de zorg. Maar ook de schoonmaak
in een ziekenhuis is cruciaal, dit zodat de patiënten niet allerlei ziekenhuisbacteriën
meenemen.
1.2.2
- De klant is ook bij Facility Management heel belangrijk. Je zou zeggen ‘ als de facility
professional een goede relatie onderhoudt met de klant, dan komt alles goed.’ Maar
dit is niet zo eenvoudig.
- Zie figuur 1.8 + tekst daarboven.
Er zijn meerdere soorten klanten dan alleen de interne en externe klant. (voorbeeld koffie)
Hoofdstuk 4 gaan we hier verder op in!!!
Bepalende klant (client)
Betalende klant (customer) rekening gaat naar de afdelingsmanager. Hoe
beter/luxer de koffie, hoe hoger de kosten, of dat acceptabel is bepaald de betalende
klant!
Genietende klant (consumer/ end user) gebruikers die van de koffie
gebruikmaken.
1.2.3
De facilitaire organisatie kan dus op verschillende manieren worden vormgegeven = de
principe vormen, er is geen standaard, geen beste en geen slechte oplossing.
- Vormgeven = het plaatsen van functies in ‘de harkjes’.
- Harkjes = plaats in de organisatiestructuur.
De harkjes bepaald wie de facility manager verantwoording moet afleggen, dit hangt af van
de besturingsfilosofie van de totale organisatie.
Indeling, sluit aan op ontwikkeling die veel facilitaire bedrijven doormaken: (zie fig. 1.9!)
(hoe ‘lager’ hoe meer de organisaties gaan uitbesteden, beheer haast niet maar demand
bijna alleen maar)
Beheerorganisatie:
- Vaak zijn de facilitaire diensten samengevoegd tot één bedrijfsonderdeel.
- Operationele dienstverlening wordt uitgevoerd en aangestuurd door de facilitaire
organisatie. Dit komt vooral voor bij non-profitinstellingen, maar ook steeds meer bij
