Bron: (Traject IT, 2020)
HBO Bedrijfskunde
Project Management- plan van aanpak
Auteur: (NAAM)
Studentnummer: (NUMMER)
Datum: 12 januari 2022
Instituut: NCOI
Opleiding: HBO Bedrijfskunde
Module: Projectmanagementvaardigheden
,2
,Voorwoord
Voor u ligt het projectplan van de module ‘Project Management’ van de opleiding ‘HBO Bedrijfskunde’ van
het NCOI. Ik ben in september 2021 gestart met deze opleiding. De reden hiervan is zelfontwikkeling en
het door willen ontwikkelen binnen het bedrijfsleven. Ik volg de opleiding dan ook met veel plezier. De
module ‘Project Management’ heeft mij de mogelijkheid gegeven om een plan van aanpak te maken voor
de open dag die wij gaan organiseren.
Sinds mei 2017 ben ik in dienst bij (Naam Organisatie) , hierna te noemen (NAAM ORGANISATIE). De
corebusiness van de vereniging is het uitvoeren van de melkcontrole voor melkveehouders. Daarnaast
levert de (NAAM ORGANISATIE) een ondersteunende functie op het gebied van I&R- zaken en
stamboekregistratie. (NAAM ORGANISATIE) is sinds (JAARTAL) gevestigd in (Plaats Organisatie).
(NAAM ORGANISATIE) beschikt over een eigen laboratorium waar de melkmonsters worden
geanalyseerd op vet, eiwit, celgetal, ureum, lactose en vetzuren.
Op het moment van schrijven van dit plan van aanpak bevind ik mij in een overgangsfase van (FUNCTIE).
De moduleopdracht schrijf ik voor mijzelf, op deze manier kan ik meten of ik voldaan heb aan de
praktijkervaring en kennis die deze module mij gegeven heeft. Ook schrijf ik dit projectplan voor de (NAAM
ORGANISATIE), aangezien alle opdrachten en praktijkervaringen in dit projectplan gebaseerd zijn op de
vereniging en het personeel hiervan.
Mijn docente (NAAM) wil ik graag bedanken voor de heldere toelichtingen op de lesstof. Mijn collega’s
(NAAM) en (NAAM) wil ik graag bedanken omdat zij mij de mogelijkheid boden om deze opdracht goed
uit te kunnen voeren. Het was voor mij mogelijk om de moduleopdrachten op een goede manier uit te
kunnen voeren doordat zij openheid gaven over het bedrijf.
Ik wens u veel leesplezier.
(NAAM STUDENT)
(PLAATS), 12 januari 2022
3
,Samenvatting
(NAAM ORGANISATIE) bestaat x jaar in haar huidige vorm. De core business van de (NAAM
ORGANISATIE) is het verzorgen van de monstername bij melkveehouderijen. (NAAM ORGANISATIE)
typeert zich als een ‘platte’ organisatie met een hiërarchische (verticale) organisatiestructuur. Aan de top
staat het bestuur met daaronder de directie die de afdelingen buitendienst, laboratorium en kantoor
aanstuurt. In dit plan van aanpak wordt nader ingegaan op het plan van aanpak voor het project ‘de open
dag’.
De aanleiding van het project is dat het ledenbestand lastig op peil te houden is doordat veel
melkveehouders stoppen met hun bedrijf. Het specifieke doel van het project is ‘het op peil houden van
het ledenbestand’ Om die reden zal er een open dag (resultaat) worden georganiseerd. Hiermee kunnen
leden en niet-leden kennis maken met het bedrijf. We willen meer betrokkenheid creëren onder de leden
en het doel is om onder de niet-leden 15 offertes uit te schrijven waarvan er 10 lid worden. Als
projectleider hou ik het doel scherp voor ogen gedurende dit project.
Middels een intakegesprek waarin ik de 8 W vragen heb gesteld en via de LSD methode heb geluisterd,
samengevat en doorgevraagd was het mogelijk om meer informatie te krijgen over het op te leveren
resultaat. Volgens de rechtertechniek kwam ik met de opdrachtgever (bestuur) tot het volgende
eenduidige beeld; De open dag vindt plaats in januari 2022 waarbij het thema ‘Winter’ van grote invloed is.
Zowel de aankleding als de hapjes en drankjes komen in thema winter. Tevens zullen er rondleidingen
gegeven worden en standjes in de hal staan. De samenstelling van het projectteam bestaat uit de
opdrachtgever (het bestuur) de projectleider (ik) en twee projectmedewerkers (personeelsleden).
De primaire beheersfactor ‘afbakening’ is zeer belangrijk om te weten wat er wel en niet binnen het project
valt. Middels de randvoorwaarden, uitgangspunten en aannames is bepaald welke eisen er gesteld
worden aan het budget, deadlines en wetgeving. Daarnaast zijn er eisen beschreven die ik als
projectleider aan de opdrachtgever stel en zijn er veronderstellingen gedaan die nodig zijn voor het
berekenen van het budget en de planning.
Het project ‘de open dag’ is een eenvoudig project en bevat drie fasen; de voorbereidingsfase, de
uitvoeringsfase en de afrondingsfase. Er is gebruik gemaakt van lineair en parallel faseren aangezien
sommige activiteiten tegelijk uitgevoerd kunnen worden en anderen na elkaar uitgevoerd moeten worden.
Tijdens de projectbeslissing is besloten dat het nuttig is om het doel te behalen middels het inzetten van
het resultaat (de open dag). Na goedkeuring van de opdrachtgever voor het projectplan start de project-
voorbereiding. Hierin komen alle taken (ontwerpen en regelen) nummers, eisen, mensen die
verantwoordelijk zijn en deadlines aan bod. In deze fase worden de eerste ontwikkelingsstappen
genomen. Tijdens de fase productie worden de zaken die geregeld moeten worden bevestigd en de nog
nodige dingen besteld. Tijdens de uitvoeringsfase wordt alles opgebouwd, de open dag zelf vindt
vervolgens plaats waarna alles weer wordt opgeruimd.
Om de communicatie in goede banen te leiden is er gebruik gemaakt van het linking-pin-principe zodat
duidelijk is wie aan wie communiceert en rapporteert. Er zijn verschillende projectteam meetings en
opdrachtgever-projectleider meetings om duidelijkheid en structuur te houden.
Het hele project en de planning daaromheen is verwerkt in een overzichtelijk GANTT- grafiek. Onder
andere de doorlooptijd en werktijd zijn op deze manier goed in beeld. Verschillende GO- NO GO
momenten zijn ingebouwd net als de bufferweek voor extra speling.
De kosten zijn onderverdeeld in out of pocket en de totale arbeid. Het budget is gesteld op €8.000,
inclusief kosten van de projectgroep. Tevens is er afgestemd hoeveel uren het projectteam mag werken
aan het project. De kosten zijn uitgewerkt in een kostenoverzicht die bijgehouden wordt zodat in beeld is
of we binnen het budget blijven.
Uiteraard is er een risicoanalyse gedaan om de risico’s en de impact daarvan in te schatten en mogelijk
een passende maatregel te kunnen nemen. Bij overgang naar een andere fase of een wijziging in het
projectplan wordt de risicolijst weer bijgewerkt. Om het hele project te beheersen zijn de vier primaire
beheersfactoren budget, afbakening, kwaliteit en tijd uitgewerkt. Tevens is de secundaire beheersfactor
het risico uitgewerkt. Tijdens dit project heb ik ook te maken met het duivelsvierkant, wat betekent dat als
er ergens iets wijzigt, dit gevolgen heeft voor de andere factoren. De conclusie is dat het project goed uit
te voeren is en alles beheersbaar blijft.
4
,Inhoudsopgave
Voorwoord ..................................................................................................................................................... 3
Samenvatting ................................................................................................................................................. 4
Inleiding ......................................................................................................................................................... 6
1. De aanleiding ............................................................................................................................................. 6
2. Doel van het project ................................................................................................................................... 7
3. Op te leveren resultaat .............................................................................................................................. 7
4. Afbakening inclusief productdecompositie (PBS)...................................................................................... 7
4.1 Afbakening van het project .................................................................................................................. 7
4.2 Relaties met andere ............................................................................................................................. 8
4.3 Fasering / projectaanpak ..................................................................................................................... 8
5. Projectorganisatie en –communicatie ..................................................................................................... 10
6. Planning ................................................................................................................................................... 11
7. Kosten (out of pocket en uren) ................................................................................................................ 11
8. Risico’s (risico’s, kans, impact, eigenaar en maatregelen) ..................................................................... 11
9. Beheersing (budget, afbakening, kwaliteit, tijd en risico’s) ...................................................................... 12
Literatuurlijst ................................................................................................................................................ 13
Bijlage I Organigrammen van (naam organisatie) ....................................................................................... 14
Bijlage I-I Organigram structuur (NAAM ORGANISATIE) ....................................................................... 14
Bijlage I-II Organigram projectorganisatie ............................................................................................... 14
Bijlage II Afbakening van het project ........................................................................................................... 15
Bijlage III Project Fasering ........................................................................................................................... 16
Bijlage IV PBS (product, breakdown, structure) .......................................................................................... 17
Bijlage V GANTT-Grafiek (balkenplanning) ................................................................................................. 18
Bijlage VI Kostenoverzicht en te besteden uren .......................................................................................... 19
Bijlage VII Risicolijst .................................................................................................................................... 20
5
, Inleiding
((NAAM ORGANISATIE)) heeft als corebusiness het onderzoeken van melkmonsters van melkkoeien. Na
analyse van de melkmonsters wordt er een rapport opgemaakt met alle gegevens van de melkmonsters.
Dit rapport gebruikt de veehouder om het rantsoen van zijn koeien af te stemmen op de behoefte van de
dieren.
De werkzaamheden die verricht worden om het werk goed rond te zetten zijn het maken van een planning
voor de monsternames, transport regelen voor de apparatuur en het verwerken en onderzoeken van de
melkmonsters. Binnen 2 werkdagen na ontvangst van de monsters ontvangt de veehouder zijn rapport
met de uitslag. Daarnaast regelt (NAAM ORGANISATIE) ook de stamboekzaken en de I&R zaken (af- en
aanvoermeldingen van koeien) voor de veehouders. De afnemers van de (NAAM ORGANISATIE) zijn een
deel van de Nederlandse melkveehouders. (NAAM ORGANISATIE) bestaat in haar huidige vorm X jaar.
De organisatiestructuur van de (NAAM ORGANISATIE) is typerend voor een vereniging: De strategische
top bestaat uit het bestuur met een voorzitter. De top werkt nauw samen met de directie die zich vooral op
tactisch niveau begeeft. Tot slot zijn er op operationeel niveau de medewerkers die onderverdeeld zijn in
de afdelingen kantoor, laboratorium en buitendienst (zie bijlage I-I). Ik werk het meest samen met (NAAM)
de algemeen directeur en(NAAM), manager buitendienst. De vereniging is bestaande uit X fulltime-
equivalenten.
Door de Nederlandse regelgeving omtrent stikstof en fosfaat zijn veel veehouders genoodzaakt hun bedrijf
te stoppen. Hierdoor is het lastig om het klantenbestand op peil te houden. Om veehouders meer te
betrekken bij de werkzaamheden die wij voor hen uitvoeren en nieuwe veehouders aan te trekken, gaan
wij het project ‘de open dag’ starten. Op deze manier krijgen de veehouders een beeld bij wat wij doen en
krijgen de medewerkers achter de telefoon een gezicht.
Mijn naam is (NAAM STUDENT), op dit moment Officemanager bij de (NAAM ORGANISATIE). Tevens
ben ik de projectleider voor het project de ‘open dag’. De opdrachtgever van dit project is het bestuur van
de (NAAM ORGANISATIE). Het project zal plaatsvinden in de periode van 29 november 2021 tot en met
28 januari 2022.
Leeswijzer In hoofdstuk 1 is de aanleiding voor het project beschreven. Hoofdstuk 2 bevat een
beschrijving rondom het doel van het project. Het op te leveren resultaat inclusief de kwaliteitscriteria zijn
beschreven in hoofdstuk 3. In hoofdstuk 4 komt de afbakening (inclusief PBS) aan bod. De
projectorganisatie en de communicatie hiervan is te vinden in hoofdstuk 5. De planning en hoe deze
opgebouwd is, is beschreven in hoofdstuk 6. In hoofdstuk 7 zijn de kosten te vinden. Hoofdstuk 8 bevat
een beschrijving van de risico’s en de mogelijk genomen maatregelen. Tot slot is in hoofdstuk 9 de
beheersing met onder andere budget, afbakening, kwaliteit en tijd beschreven.
1. De aanleiding
In dit hoofdstuk is de aanleiding voor het project beschreven.
Het bestuur (de opdrachtgever) heeft besloten om een open dag te willen organiseren om leden en
andere melkveehouders kennis te laten maken met de organisatie en de diensten die zij uitvoert
(onderdeel van het doel). Er zijn veel melkveehouders die moeten stoppen met hun bedrijf door de huidige
regelgeving. Om in de toekomst voldoende omzet te kunnen blijven draaien, wordt de open dag
georganiseerd om bestaande leden te binden en nieuwe leden aan te trekken. Het project “de open dag”
is in het leven geroepen om het specifieke doel: “Het op peil houden van het ledenbestand” te kunnen
behalen. Het organiseren van de open dag, het resultaat, mag een project genoemd worden aangezien
het aan de volgende zes kenmerken voldoet; specifiek doel, uniek, begin en een eind, opdrachtgever,
tijdelijke samenwerking van mensen en een zekere mate van onzekerheid (Schouten, 2017). Het betreft
een uniek project aangezien het niet eerder geleverd is. Daarnaast gaat het hier om een eenvoudig
project. Ik ben de projectleider en samen met twee projectmedewerkers vormen wij het projectteam.
Om concreet te krijgen wat de opdrachtgever voor ogen heeft met betrekking tot het resultaat, heb ik met
hen een intakegesprek gehad waarin ik de 8 W vragen heb gesteld en heb geluisterd en samengevat via
de LSD methode (Schouten, 2017). Op deze manier is de boodschap goed te ontvangen, te interpreteren
en te verbreden. Hierdoor is de kans op fouten in de communicatie minimaal. Het op te leveren resultaat
is volgens de trechtertechniek tot het volgende eenduidige beeld gekomen:
De open dag zal plaatsvinden op vrijdag 28 januari 2022 op het hoofdkantoor in (Plaats Organisatie). Er is
6
