3.3 Vaktechnische competentie-elementen (Practice)
Practice 1: Projectaanpak
Projectaanpak
Succes en faalcriteria (t)
Projectsucces- en faalcriterium: een aspect waarop in belangrijke mate het succes of falen
van het project wordt afgemeten door diverse betrokkenen.
Er zijn meerder partijen bepalend voor het succes van een project en de criteria van de
belanghebbenden per project kan ook weer verschillen. Het niet voldoen aan de criteria an
de belanghebbenden kan leiden tot motivatieverlies en uiteindelijk tot sabotage van het
project of een projectresultaat dat niet wordt gebruikt. Het belangrijkste criterium voor de
opdrachtgever is dat het effect kan worden gerealiseerd met het projectresultaat wat hij
voor ogen had. Voor een eindgebruiker is dit dat het eindresultaat fit for use is. voor
leveranciers is het geld verdienen, verbeteren van imago, versterken van de klantrelatie of
het opdoen van ervaring.
Succes- en faalfactoren (b)
Projectsucces- en faalfactor: een aspect dat een sterke invloed heeft op het aldan niet
succesvolle verloop van een project.
Bij succescriteria gaat het om de criteria waaraan wordt afgemeten of een project succesvol
is. Succesfactoren zijn de factoren die in sterke mate bijdragen aan het succes van een
project. Faalfactoren zijn de factoren die er in sterke mate toe bijdragen dat het project géén
succes wordt. Succesfactoren kunnen zijn:
Projectsucces en projectmanagementsucces (b)
Projectsucces: de mate waarin het wekelijk opgeleverde projectresultaat de
belanghebbenden tevreden stelt.
Projectmanagementsucces: de mate waarin alle relevante belanghebbenden tevreden zijn
met het optreden van de projectmanager.
,Gebruikers hebben de meeste invloed op het projectsucces, want ook al betalen zij een
project niet, zijn zij wel degene die een product uitendelijk gebruiken. Ook projectmanagers,
belangengroepen,leveranciers enprojectteamleden hebben een invloed op het
projectsucces.
Als het project succesvol is zullen de belanghebbenden dit ook snel zijn, maar dit hoeft niet.
Net als voor projectsucces bepaalt ook bij projectmanagementsucces de mate van
tevredenheid van de betrokkenen de mate van succes.
Projectmanagamentcriteria kunnen zijn:
- Hebben zich niet onnodig veel incidenten voorgedaan?
- Zijn de opdrachtgever en andere belanghebbenden steeds goed geïnformeerd en
was het voor hun steeds duidelijk wat ze konden verwachten?
- Zijn belanghebbenden optimaal bij het project betrokken?
- Zijn de plannen realistisch gebleken? Etc.
Leren (en periodiek herijken) o.b.v. leerpunten (lessons learned) (b)
Leren op basis van leerpunten doe je gedurende de hele levenscyclus van het project. Het
start met het definiëren van de projectaanpak en het formuleren van de projectopdracht in
de voorbereidingsfase. In de projectdefinitiefase moeten leerervaringen worden
meegenomen bij het opstellen van het projectmanagementplan. Bij iedere mijlpaal maar
tenminste bij iedere faseovergang moet het project worden geëvalueerd, leerervaringen
worden vastgelegd en worden meegenomen in de planvorming en uitvoering van het
resterende deel van het project.
Kiezen van de juiste projectaanpak (b)
Projectaanpak: de beschrijving op hoofdpunten hoe de op te leveren resultaten worden
gerealiseerd.
Het is belangrijk omvoor de start van de uitvoering met de opdrachtgever en alle andere
belanghebbenden de projectaanpak te bespreken en vast te stellen. Bij iedere faseovergang
moet de projectaanpak worden geëvalueerd.
Practice 2: Eisen en doelen
Verwachtingen en eisen
Projectdoelstellingen versus projectdoelen (t)
Projectdoel: het effect dat de opdrachtgever met de op te leveren resultaten wil bereiken.
Projectdoelstelling: het binnen de gestelde eisen en restricties realiseren van het
projectresultaat.
- Projectdoel: het doel van het project wordt door de opdrachtgever vastgesteld, maar
is vaak een geheel van doelen zoals die door de verschillende belanghebbenden zijn
geformuleerd. Het primaire projectdoel is een directe afgeleide van de aanleiding tot
het project. Net als bij de scope van het project dien je als projectmanager niet-
inbegrepen maar aanpalende organisatiedoelen uit te sluiten.
, - Projectresultaat: het projectresultaat is het op te leveren product of de op te leveren
dienst. De projectmanager is alleen verantwoordelijk voor het opleveren van het
projectresultaat, maar wel zodanig dat bij goed gebruik en onder voorziene
omstandigheden de opdrachtgever met het resultaat zijn doel kan realiseren.
- Projecteisen: de projecteisen zijn de condities waaraan het project moet voldoen om
aan de behoeften en de verwachtingen van de klant te voldoen. Eisen kunnen gesteld
worden ten aanzien van tijd, geld, risico’s maar ook of gebruikers wel of niet bij het
project betrokken moeten worden of dat bepaalde kwaliteitsprocedures moeten
worden gevolgd.
- Projectdoelstellingen: projectdoelstellingen gaan meestal over het binnen budget op
tijd opleveren van het gewenste projectresultaat overeenkomstig de gestelde eisen.
Projectdoelstellingen vormen dus samen eigenlijk de opdracht die de projectmanager
met de opdrachtgever overeenkomt.
Verwachtingen, (kwaliteits-) eisen en acceptatiecriteria (t)
Acceptatiecriterium: een vereiste waarde op een gedefinieerde schaal waaraan een op te
leveren product moet voldoen voordat de klant het product accepteert.
Functionele eis: een specifieke werking waaraan een product moet voldoen.
Technische eis: een eigenschap of kenmerk waaraan een functie van het op te leveren
product moet voldoen.
(Kwaliteits-) eisen zijn criteria waar een oplossing aan moet voldoen om aanvaardbaar te
zijn. Het is belangrijk omde eisen, wensen en verwachtinge van de belanghebbenden vooraf
te inventariseren.
Veel eisen, wensen en verwachtingen worden in eerste instantie in algemene termen
omschreven: het product moet klantvriendelijk zijn, robuust zijn en dergelijke, maar dit zin
containerbegrippen. Een acceptatiecriterium is de vereiste waarde op een gedefinieerde
schaal waaraan een op te leveren product moet voldoen voordat de klant het product
accepteert.
Middels de MoSCoW- techniek wordt een onderverdeling in eisen, wensen en
verwachtingen aangescherpt:
- Must-have – is essentieel
- Should- have- is zeer gewenst, maar een alternatief is ook goed
- Could- have- deze functionaliteit alleen meenemen als er tijd en geld voor is
- Won’t have this time- deze functionaliteit nu niet meenemen
Producteisen kunnen worden onderverdeeld in functionele en technische eisen. Een
functionele eis beschrijft de prestaties die moeten worden geleverd. Een technische eis
beschrijft de eigenschappen, kenmerken en afmetingen van de op te leveren producten en
diensten. Technische eisen worden in principe afgeleid van de functionele eisen, maar
komen ook voort uit de van toepassing zijnde voorschriften, normen en standaarden.
, Programma van eisen, specificaties (b)
Programma van eisen: het totaal van eisen en wensen waaraan een product moet voldoen.
Specificatie: een gedetailleerde beschrijving van de criteria waareen producent aan voldoet
c.q. moet voldoen.
In de projectvoorbereidingsfase wordt het globaal programma van eisen opgesteld, met
meestal alleen functionele wensen en eisen ophoofdpunten. In de projectdeinitiefase wordt
de basis opgezet. Criterisvoor een programma van eisen is dat het consistent, valide,
volledig, objectief meetbaar, niet redunant,minimaal en aanvaardbaar is.
Een specificatie wordt meestal gevraagd of gegeven van een product wat is opgeleverd. Er
kunnen ook specificaties worden opgenomen in het programma van eisen, maar dit kost veel
tijd en geld. In een project wordt meestal pas gedurende het project duidelijk wat de
gebruiker echt nodig heeft.
Fit for use, fit for purpose (b)
Fit for purpose: dit is de mate waarin met het opgeleverde resultaat het doel van het project
kan worden gerealiseerd.op basis van dit criterium worden dan ook de initiële eisen en
doelen van het project gedefinieerd.
Fit for use: het projectresultaat dient ook geschikt te zijn in het gebruik.
Practice 3: Scope
Scope en afbakening
Scopedefinitie (t)
Scope: het totaal van de op te leveren producten, diensten en uit te voeren activiteiten.
Afbakening: een omschrijving van wat niet tot de scope behoort, waardoor de omvang van
de scope nauwkeuriger wordt.
Scope en afbakening zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Zonder een goede definitie
van de een krijg je geen goede definitie van de ander. Je kan de scope niet goedomschrijven
met alleen wat moet worden opgeleverd, maar dient ook te omschrijven welke activiteiten
en welke werkgebieden worden uitgevoerd, wat de uit te voeren werkzaamheden zijn en
wat de betrokken werkgebieden definiërenzijn.
Om de scope nauwkeurig te kunnen bepalen is het noodzakelijk om ook aan te geven wat de
grenzen zijn van de scope, wat hoort net niet meer tot de scope. Een goede afbakening is
met name van belang om de verwachtingen van de opdrachtgever en andere
belanghebbende te managen. De afbakening moet alleen de aspecten bevatten, waarvan de
belanghebbenden zouden kunnen veronderstellen dat zij wel tot de scope van het project
zouden behoren.
Scope creep (t)
Scope creep: een langzame en bijna ongemerkte verandering van de scope, zonder dat de
nieuwe scope expliciet wordt vastgesteld.
