4.1 Strategisch sturen op huisvesting begint bij de vraag
Strategie is ‘de weg er naartoe’. Met een organisatiestrategie geeft een organisatie
aan op welke manier en met welke middelen zij haar doelen wil bereiken. Een
strategische beslissing is niet zomaar een beslissing, maar een beslissing met een
brede scope, waarvan een groot effect wordt verwacht, nu en op de (middel) lange
termijn.
De huisvestingsstrategie geeft aan welke huisvesting nodig is om de
organisatiestrategie optimaal te ondersteunen en bij te dragen aan het realiseren van
de organisatiedoelen. Een huisvestingsstrategie kan betrekking hebben op de totale
vastgoedportefeuille (portfoliostrategie) of op afzonderlijke panden.
Strategie: is het samenhangend geheeld van de visie, missie en doelen van de
organisatie en de gekozen strategische optie om die doelen te bereiken.
4.2 Organisatiegericht huisvesten
Organisatiegericht huisvesten: is de continue afstemming van huisvesting, ICT en
andere faciliteiten op veranderingen in de strategie, structuur en bedrijfsprocessen
van de organisatie en daarmee samenhangende (nieuwe) werkwijzen.
Organisatiegerichte huisvesting: is de best passende oplossing vanuit de cultuur,
medewerkers, management, gewenst imago, bedrijfsvoering en beschikbaar budget
van een betreffende organisatie.
Organisatiegerichte huisvesting en organisatiegericht huisvesten houden dus in dat
de huisvesting moet worden afgestemd op de organisatiestrategie, de
organisatiestructuur en andere kenmerken van de organisatie, op de
(bedrijfs)activiteiten en op de (financiële) mogelijkheden en andere
randvoorwaarden.
Organisatiegericht huisvesten is belangrijk voor alle soorten organisaties. De
invulling van organisatiegerichte huisvesting kan per branche verschillend zijn.
Activiteitgerelateerde werkomgeving (AGW): in deze omgeving kunnen de
medewerkers kiezen uit een gevarieerd aanbod aan verschillende typen
werkplekken, inclusief thuiswerken, voor verschillende soorten werkzaamheden
Healing environment: een omgeving die het genezingsproces van de patiënten
positief beïnvloedt.
Organisatiegericht huisvesten vereist een integrale afweging tussen de
huisvestingseisen die voortvloeien uit de missie, visie en doelstellingen van de
organisatie, en de huisvestingswensen en –voorkeuren van de individuele
medewerkers en bezoekers. Deze wensen en behoeften zijn niet altijd gelijk aan de
eisen van het management.
Mensgericht huisvesten: aandacht voor de wensen en behoeften van de mensen
binnen de organisatie is niet alleen gewenst vanuit verantwoord werkgeverschap,
maar ook noodzakelijk voor het goed presteren van de organisatie als geheel.
,Het is belangrijk een balans te vinden tussen het tegemoetkomen aan individuele
behoeften van de medewerkers en bezoekers enerzijds en het realiseren van de
organisatiedoelstellingen anderzijds. Vandaar dat veel organisaties
‘medewerkerstevredenheid’ opnemen als een van de huisvestingsdoelstellingen,
wanneer zij overwegen op nieuwe manieren van werken over te gaan. Het Nieuwe
Werken.
Organisaties moeten ook rekening houden met wensen en eisen vanuit de
maatschappij. De ondergrens voor kwaliteit is vastgelegd in onder meer het
Bouwbesluit (eisen aan gebruikswaarde, toegankelijkheid, veiligheid, gezondheid
etc.), de Arbowet (minimumeisen voor goede arbeidsomstandigheden),
milieuwetgeving, en regels en richtlijnen voor duurzaam bouwen en beheren.
Tegenwoordig worden organisaties door de maatschappij ook steeds meer
beoordeeld op maatschappelijk verantwoord ondernemen. Gezonde en duurzame
huisvesting die aansluit op de wensen en behoeften van de gebruikers en de
samenleving, en veilige en milieuvriendelijke bouwactiviteiten worden steeds
belangrijker gevonden; ethisch verantwoord omgaan met vastgoedtransacties hoort
daar ook bij.
Het grote belang van zorgvuldig omgaan met mensen en met de aarde komt ook tot
uitdrukking in het zogenoemde FM-basismodel:
Model in relatie tot mens- en organisatiegericht huisvesten.
De mens staat centraal.
De bovenste twee blokjes uit het FM-basismodel in combinatie met het middelste
blokje benadrukken het belang van het afstemmen van de huisvesting (place) op de
organisatie (people) en de processen en activiteiten die het gebouw huisvest
(process). Dit zijn dezelfde drie elementen als in het 3P-model (People, Process,
Place).
Het element technologie (technology) geeft het toenemen belang aan van ICT en
andere technologie in dit proces.
De onderste twee blokjes uit het FM-basismodel in combinatie met het middelste
blokje visualiseren hoe belangrijk het is om mensen en processen in organisaties
(people) te faciliteren met aandacht voor onze omgeving (planet) en met oog voor
ons welzijn en onze welvaart (prosperity). Dit is gebaseerd op het tripe P-model uit
de duurzaamheidsliteratuur (People, Planet, Profit).
,‘Planet’ verwijst naar het belang van zorgvuldig omgaan met schaarse middelen en
zorgen voor een schoon en veilig milieu, zowel nu als voor in de toekomst. Profit
maakt duidelijk dat duurzaamheidsmaatregelen betaalbaar moeten zijn en bijdragen
aan onze economische welvaart.
4.6 Externe analyse met de DESTEP-analyse
Een helder beeld van de belangrijkste trends en ontwikkelingen is van groot belang
om tijdig te kunnen anticiperen op veranderingen in de vraag naar huisvesting en
maakt tevens duidelijk welke kansen en bedreigingen het realiseren en beheren van
vastgoed met zich meebrengt.
Een hulpmiddel voor het inventariseren van externe trends en ontwikkelingen is de
zogenoemde DESTEP-analyse. DESTEP staat voor: demografisch, economisch,
sociaal-cultureel, technologisch, ecologisch en politiek. Aan de hand van de 6
DESTEP-factoren kan een organisatie een beeld krijgen van haar huidige en
toekomstige omgeving, als input voor het vaststellen van de vraag op middellange en
lange termijn.
Veranderingen zijn van alle tijden, maar momenteel hebben we te maken met
uitzonderlijke grote veranderingen oftewel transities. Deze visie sluit aan bij tal van
publicaties over (mondiale) megatrends die naar verwachting ingrijpende gevolgen
zullen hebben voor samenlevingen, economieën, organisaties en individuen. (zie
tabel 4.2).
Globalisering is een ontwikkeling die verweven is met alle dimensies van dit model,
omdat deze zorgt voor toenemende internationale stromen van mensen, culturen,
goederen, diensten, kapitaal, informatie en technologie. Technologische
ontwikkelingen vormen een stuwende kracht achter een groot aantal ontwikkelingen
op andere terreinen.
, Relatie met huisvestingsmanagement:
De genoemde trends en ontwikkelingen kunnen van grote invloed zijn op de
bedrijfsuitvoering van organisaties en hun huisvestingseisen. Dit kan per sector
verschillen. Iedere sector heeft te maken met specifieke ontwikkelingen die invloed
hebben op de huisvestingseisen van de daarin werkzame organisaties (DESTEP-
factoren). voorbeelden blz. 83
TABEL 4.3: van traditioneel huisvestingsbeheer naar strategisch
vastgoedmanagement.
4.7 SWOT-analyse van de organisatie
Op basis van de interne en externe analyse kunnen de sterke en zwakke kanten van
de organisatie en de kansen en bedreigingen voor de toekomst worden vastgesteld.
Deze analyse staat bekend als een SWOT-analyse: een analyse van strengths,
weaknesses, opportunities and threats.
Voorbeeld van een SWOT-analyse voor een Hbo-instelling
Sterkten Zwakten
- uitstekende docenten - klachten over te laat nakijken
- aansprekende lesmethoden - veel lesuitval
- veel disciplines en vakgebieden - gedateerde leermiddelen
- goede reputatie - up-to-date digital - laag studierendement - onvoldoende
learning centre gebruik van sociale media
Kansen Bedreigingen
- aanboren nieuwe vakgebieden - - concurrentie van andere hogescholen
aantrekken internationale studenten - aantrekkingskracht BSc-universiteiten
- samenwerken met scholen in de regio - teruglopende belangstelling studies X
- samenwerken met universiteiten en Y
- onderzoeken doen voor het - vergrijzing dus minder studenten
bedrijfsleven - bezuinigingen bij de overheid
Een SWOT-analyse van de organisatie kan belangrijke bouwstenen aanreiken voor
de vraagkant van het huisvestingsbeleid.
Voorbeeld op blz. 85
4.8 Input voor de huisvestingstrategie
Om de adequate huisvesting te realiseren en in stand te houden en te kunnen
toetsen of het bestaande aanbod (nog) voldoet aan de vraag, moet de
organisatieanalyse worden vertaald in een huisvestingsstrategie en in een
programma van eisen. De strategie kan zowel betrekking hebben op de gehele
vastgoedportfolio van een organisatie als op afzonderlijke gebouwen.
Het programma van eisen (PVE) is een document waarin de huisvestingbehoefte
(vraag naar huisvesting) concreet wordt vertaald in locatie0 en gebouweisen op
gebouwniveau. Een organisatie kan hierbij het best van globaal naar gedetailleerd
werken, en van abstract naar concreet.
