Ondernemen met informatie
Door: Jan Snijders & Jan-Carel Bast (2013)
Samenvatting, achtste druk
DEEL 1: Bedrijven in actie
1. Organisaties functioneren met informatie
Begrippen:
Organisatie Een samenwerkingsverband waarin mensen, met
beschikbare hulpmiddelen, een of meer
gemeenschappelijke doelen realiseren.
Onderneming Een organisatie die voor eigen rekening en risico, met
winst als doelstelling, producten/diensten levert.
Productiefactoren Factoren die worden ingezet om producten/diensten te
leveren.
Transformatieproces Een omzettingsproces van de invoer
(productiefactoren) naar de uitvoer (dienst of product).
Bedrijfsproces Een aaneenschakelijking van activiteiten die in een
organisatie worden uitgevoerd.
Operationele processen Alle uitvoerende activiteiten binnen een organisatie.
Bestuurlijke processen Alle activiteiten die de operationele processen
aansturen.
Informatie als verbindende schakel Informatie is een bindmiddel tussen verschillende
bedrijfsprocessen in een organisatie en tussen
verschillende organisaties.
Gegevens Feiten of gebeurtenissen die vastgelegd zijn en de
werkelijkheid weergeven.
Informatie De betekenis die iemand geeft aan de gegevens.
Informatievoorziening Het systematisch verzamelen, vastleggen, bewaren en
verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken
van informatie voor de uitvoering van activiteiten,
besturing, besluitvorming en het realiseren van
organisatiedoelen.
Automatiseren Het inzetten van computers en computerprogramma’s
bij het uitvoeren van activiteiten.
Informatie- en communicatietechnologie De samenhangende combinatie van computers, in- en
(ICT) uitvoerapparaten, computerprogramma’s, netwerken,
datacommunicatieverbindingen,
communicatieapparatuur, communicatienetwerken en
dergelijke.
Informatiekunde Kennis van, inzicht in en vaardigheden op het terrein
van de informatievoorziening en het daarbij
, aanwenden van moderne informatie- en
communicatietechnologie.
Operationele informatie Informatie die nodig is bij het uitvoeren van dagelijkse
activiteiten.
Managementinformatie Informatie die nodig is voor diverse
managementactiviteiten, wat onder meer inhoudt het
besturen van de uitvoerende activiteiten en het nemen
van strategische en tactische beslissingen.
Kengetal Een weergave van een complexe werkelijkheid in een
getal, op basis waarvan een rationele beslissing kan
worden genomen.
Stuurinformatie De informatie die het operationele proces en de
mensen daarbinnen krijgen om de gewenste
activiteiten uit te kunnen voeren.
Verantwoordingsinformatie De informatie die vanuit de operationele processen
gegeven wordt over het verloop van de activiteiten.
Streefgetal Een waarde die het doel aangeeft dat met de
uitvoerende activiteiten bereikt moet worden.
,1.1 De organisatie
Een organisatie die producten/diensten levert
is een bedrijf. Vervolgens worden bedrijven
gesplitst in profitorganisaties (winstoogmerk)
en non-profitorganisaties (zonder
winstoogmerk; maatschappelijke doelen).
Een onderneming is een bedrijf dat winst wil
maken (een profitorganisatie dus).
Bedrijven die rechtstreeks zaken doen met
consumenten zijn de business-to-consumer bedrijven. Bedrijven die enkel zaken doen met
andere bedrijven zijn business-to-business bedrijven.
De non-profitorganisaties vallen onder te verdelen in de overheid (met overheidsinstanties),
gefinancierd met belastinggeld, en de non-gouvernementele organisaties die geld krijgen van
de overheid of uit giften.
Productiefactoren:
Arbeid: de inzet van mensen.
Grondstoffen: basisstoffen, energie, halffabricaten, hulpstoffen om het product te maken.
Kapitaal: beschikbaar geld, productiemiddelen, machines en gebouwen.
Informatie: gegevens die zaken betreffen als de inkoop- en verkoopmarkten,
concurrenten en klanten. De wetgeving valt hier ook onder.
1.2 Bedrijfsproces: keten van activiteiten
De start van de uitvoering van een bedrijfsproces wordt de impuls genoemd. Alle activiteiten
samen vormen zo een reeks die gericht is op een bepaald doel: het bedrijfsproces. Deze
eindigt met een helder gedefinieerd eindresultaat, wat altijd een concreet eindproduct/dienst
is voor de klant. Bij de uitvoering van het bedrijfsproces staat de klant dus centraal. Bij het
administratief weergeven hiervan wordt gefocust op de gegevensstroom.
,Doelstellingen worden bereikt door bedrijfsprocessen op een effectieve en efficiënte wijze uit
te voeren. De processen zijn onder te verdelen in operationele en bestuurlijke processen:
Operationele processen: bestaan uit primaire en secundaire processen. Alle activiteiten
die direct bijdragen aan het tot stand komen van het product/de dienst worden tot de
primaire processen gerekend. Alle activiteiten die de primaire processen ondersteunen
zijn de secundaire processen.
Bestuurlijke processen: sturen de operationele processen aan en zijn onder te verdelen
in vier soorten.
1. Strategievorming: creëren van toekomstbeeld en doelen bepalen.
2. Afstemming: primaire en secundaire processen afstemmen om gestelde doelen te
realiseren.
3. Structurering: beschikbaar stellen van nodige mensen en middelen.
4. Procesbeheersing: doelgericht en doelmatig laten
verlopen van operationele bedrijfsprocessen wat
bestaat uit plannen, meten, vergelijken en bijsturen
(de Deming-cirkel).
1.3 Informati
e: het bindmiddel
Door interne afstemming kunnen bedrijfsprocessen goed functioneren waarbij informatie
uitgewisseld wordt. Afstemming betekent dat betrokken medewerkers op tijd de juiste
informatie krijgen om te kunnen doen wat van hen verwacht wordt.
De uitgevoerde bedrijfsprocessen en activiteiten zorgen zelf ook weer voor gegevens en
informatie.
Ook worden gegevens uitgewisseld tussen verschillende bedrijfsprocessen onderling, wat de
organisatie een samenhangend geheel maakt. Dit geldt ook wanneer bedrijfsprocessen de
grenzen van de organisatie overschrijden (bv. samenwerkende bedrijven).
1.4 Informatie binnen organisaties
Gegevens en informatie worden vaak door elkaar gehaald. Gegevens worden pas informatie
wanneer de persoon voor wie de gegevens bestemd zijn, deze gaat interpreteren of
gebruiken.
De informatievoorziening bestaat uit veel handelingen, met als doel de juiste gegevens op
het juiste moment aan de juiste mensen/systemen te leveren.
, Door ontwikkelingen van automatisering van de informatietechnologie ontstaan continu
verbeteringen op de volgende gebieden:
1. Efficiëntie: dit wordt bereikt door de gegevensverwerking sneller en accurater te laten
verlopen.
2. Effectiviteit: dit wordt bereikt door in te spelen op de behoefte aan informatie op
managementniveau of uitvoerend niveau.
3. Kwaliteit: dit wordt bereikt door de betrouwbaarheid en de presentatie van de verstrekte
informatie te vergroten. Inhoud en betrouwbaarheid van informatie zijn namelijk bepalend
voor kwaliteit.
1.5 Soorten informatie
De voor de werkzaamheden benodigde informatie kan zowel uit interne als externe bron
worden gehaald. De interne informatie is de informatie die voortkomt uit activiteiten binnen
het bedrijf. De externe informatie omvat alle informatie die een onderneming uit de omgeving
(alle belanghebbenden) krijgt. Daarnaast verstrekt de onderneming ook informatie aan de
omgeving.
De benodigde informatie is te onderscheiden in operationele informatie en
managementinformatie. Informatie wordt vervolgens gebruikt bij: het uitvoeren voor
routinematige activiteiten (operationele informatie), het nemen van beslissingen op
uitvoerend of managementniveau (kengetallen) en het besturen van de uitvoerende
activiteiten (stuurinformatie en verantwoordingsinformatie).
