Samenvatting Eventmanagement
De zeven kernkwaliteiten van de eventmanager
1. Servicegerichtheid 5. Schoonheidsliefde
2. Opportunisme 6. Manipulatief vermogen
3. Positivisme 7. Eigenwijsheid
4. Empathie
Hoofdstuk 1 Evenementen: georganiseerde gebeurtenissen
1.1Wat is een evenement?
Evenement= Een georganiseerde gebeurtenis waar een vooraf bepaalde inhoud op een doordachte
wijze wordt aangeboden aan een uitgekozen publiek, dat daarmee deelnemer is aan deze
gebeurtenis.
Evenementen kunnen verschillen op het vlak van:
1. Doelstelling vermaak, klant binding, kennis vergaren, team opbouwen
2. Aard en omvang van het publiek werkgerelateerd, privépersonen, kleine/grote groep
3. Financiering kaartje kopen, gratis entree
4. Openbaarheid besloten of openbaar
5. Promotie uitnodiging versturen, perscampagne
1.2 Publieksevenementen
Publieksevenementen beginnen meestal bij een bepaalde inhoud.
Ze worden georganiseerd o.b.v. een thema. Vervolgens wordt het
evenement hapklaar aangeboden aan de belanghebbenden (de
doelgroep).
Doelstellingen voor het organiseren van publieksevenementen:
1. Esthetisch; De schoonheid van het product publiek maken. Kunst
en cultuur zijn hierbij erg belangrijk.
2. Ideëel (educatief/maatschappelijk); Dit zijn evenementen met
een politieke, religieuze of maatschappelijke doelstelling.
3. Amusement; Worden vaak opgezet vanuit commerciële overwegingen, zijn laagdrempelig en
trekken bezoekers.
4. Handel; Zijn o.b.v. economische overwegingen en zonder specifiek amuserend doel. Festivalisering
valt hier ook onder om een groot publiek te trekken en toerisme te bevorderen.
Kenmerken van een publieksevenement:
1. Is openbaar
2. Trekt privépersonen (consumenten)
3. Is gericht op inhoud of activiteiten
4. Wordt bij het publiek bekend via verschillende mediakanalen, posters, flyers en promotiemiddelen
5. Maakt gebruik van marketingmiddelen om publiek te werven
6. Is gratis of toegangskaarten zijn verkrijgbaar bij openbare verkooppunten
7. Wordt georganiseerd omdat de organisator het inhoudelijk product zelf aantrekkelijk vindt of voor
het verkrijgen van promotionele aandacht en/of commerciële inkomsten.
1.3 Zakelijke evenementen
Zakelijke evenementen beginnen bij het publiek (de doelgroep) waarmee de financier een relatie
heeft of wil opbouwen.
,Doelstellingen voor het organiseren van zakelijke evenementen:
1. Zakelijke evenementen; Het kan een interne of externe marketing-
of communicatiedoelstelling hebben. Er kan met meetindicatoren
worden gekeken of het doel is gehaald.
2. Vermakelijke evenementen; Zakelijke evenementen met het accent
op creatie en fun. Ze zijn niet verkoop bevorderend en marketingtools
staan niet centraal. De doelgroep is verbonden met de opdrachtgever.
3. Charity events; Genereren geld, goodwill, betrokkenheid en gratis
publiciteit voor een goed doel of maatschappelijk verantwoord project.
Kenmerken van een zakelijk evenement:
1. Is een besloten bijeenkomst
2. Heeft een publiek dat bestaat uit professionals
3. Is gericht op zakelijke partners of klanten (B2B), het personeel (B2P) of de consument (B2C)
4. Nodigt het publiek persoonlijk uit
5. Krijgt media-aandacht in met name vakbladen of de eigen bedrijfskrant
6. Heeft publiek dat komt voor de inhoud/activiteit en dat vaak weet door wie het evenement wordt
aangeboden en waarom
7. Wordt georganiseerd ten behoeve van (bedrijfs)communicatie om de kennis en attitude van het
publiek te beïnvloeden of ten behoeve van netwerkontwikkeling of teambuilding
8. Heeft om publiek aan te trekken geen marketing nodig
9. Is een marketinginstrument op zichzelf om de doelgroep naar een bepaald doel te bewegen
1.4 Eventmanagement
Eventmanagement= de werkzaamheden die de eventmanager uitvoert bij het opzetten en
organiseren van een evenement. Hoe dit proces verloopt is bij zakel ijke en publieke evenementen
verschillend.
Publieksevenement Zakelijk evenement
(Initiator is de opdrachtgever en verzint vaak zelf (De opdrachtgever is de financier en vaak
het concept wat de eventmanager verder initiator die wil communiceren met een
uitdiept en organiseert) specifieke doelgroep. De eventmanager
overtuigt welk evenement het beste is)
1.5 De drie rollen van de eventmanager
Conceptontwikkeling
Publiekevent: Bedenkt hoe de inhoud het beste aan het publiek kan worden getoond. Het
gaat om het totaalconcept (vorm, timing, positionering). Ook bedenkt hij acties waarmee een
sponsor zich tijdens het event kan profileren.
Zakelijk event: Verdiept zich in de probleemstelling van de opdrachtgever, in de boodschap
die gecommuniceerd moet worden en in de emotie/beleving van de doelgroep/
, Accountmanagement
Publiekevent: Voor het genereren van sponsors en subsidie.
Zakelijk event: Om een opdrachtgever te weven, contracten af te sluiten en alle zakelijke
contacten met de klant begeleiden.
Projectmanagement
Publieksevent: Zorgen voor crowdmanagement, veiligheidsdiensten, vergunningen
begeleiders.
Zakelijk event: Zorgen voor crowdmanagement, begeleiding en deelnemersregistratie.
1.6 Eventdenken en corporate storytelling
Eventmanagers in de zakelijke branche houden zich bezig met beleving en emotie creëren en
daarmee economische waarde genereren.
Corporate story= De ‘ziel’ va een organisatie. Dit verhaal leidt tot een handleiding voor alle uitingen
van de organisatie.
Een eventmanager wordt ook wel imagineer genoemd. Door het verhaal van het merk/organisatie
(de emotionele waarde) goed te laten aansluiten op het verhaal van de doelgroep creëert hij een
binding tussen beide partijen.
Hoofdstuk 2 Publieksevenementen
2.1 Soorten publieksevenementen
Soorten publieksevenementen volgens Getz:
1. Culturele viering; festivals, carnaval, herdenkingen, religieuze evenementen
2. Kusten en entertainment; concerten, prijsuitreikingen
3. Sportevenementen; wedstrijden, Olympische spelen
4. Recreatieve evenementen; sport en spel
5. Privé evenementen; trouwerijen, feesten, verjaardagen
Volgens Berridge zijn festivals een apart soort evenementen, omdat volgens hem festivals wel een
culturele viering is maar dit wordt gecombineerd met andere evenementen.
2.2 Festivals
Festivals worden steeds populairder en er waren in 2013 774 festivals in NL. Steden gaan ervan uit
dat een rijk cultureel leven goed is voor de economie en stimuleren dan ook festivalisering.
Pusheffect: Het evenement werkt drempelverlagend voor een nieuwe doelgroep.
Pulleffect: Het publiek verplaatst zich van theaters en poppodia naar evenementen.
Oorzaken waardoor festivals aantrekkelijker worden:
1. Citymarketing; Festivals kunnen het imago van een stad verbeteren. Evenementen bieden de
mogelijkheid om in korte tijd het unieke aanbod van de stad in de kijker te plaatsen.
2. De plaats van het evenement in vrijetijdsbesteding; Steeds meer mensen zoeken een
vrijetijdsbesteding buitenshuis en een festival is hier een goede optie voor.
2.3 De waarde van publieksevenementen
Als een evenement bezoekers iets laat doen wat ze anders niet zouden hebben gedaan, dan is er
sprake van toegevoegde waarde.
Return On Investment (ROI)= Een maatstaaf die wordt gebruikt om de economische efficiëntie van
een investering te meten of om de efficiëntie van verschillende investeringen te vergelijken.