Opleiding Praktijkdiploma Loonadministratie
Samenvatting Personeel Organisatie en Communicatie 2018/ 2019
Seher Selat
1
,Inhoudsopgave
1. Ontwikkelingen op personeelsgebied ........................................................................................................................ 4
1.1 Paternalisme (1865) ................................................................................................................................................. 4
1.2 Scientific management (1910) .................................................................................................................................. 4
1.3 Human relations (1945) ............................................................................................................................................ 4
1.4 Revisionisme (1950) ................................................................................................................................................. 4
1.5 Institutionalisme (1970)............................................................................................................................................ 5
1.6 Contingentiefase/ -benadering (1980) ...................................................................................................................... 5
1.7 HRM (1990).............................................................................................................................................................. 5
1.8 Empowerment - zelfsturing – bekwame betrokkenheid ............................................................................................. 6
1.9 De lerende organisatie – permanente educatie – leven lang leren ............................................................................. 6
1.10 Competentiemanagement ...................................................................................................................................... 6
1.11 Het nieuwe werken - HNW ..................................................................................................................................... 7
1.12 Humanresourceaccounting - HRA ........................................................................................................................... 7
2. Het HRM Beleid .............................................................................................................................................................. 9
2.1 De vier perspectieven van HRM ................................................................................................................................ 9
2.2 Harde en zachte HRM-instrumenten ....................................................................................................................... 10
2.3 Invloeden op het HRM-beleid ................................................................................................................................. 10
2.4 Medewerkerstevredenheidsonderzoek - MTO ........................................................................................................ 10
2.5 Risico-inventarisatie en –evaluatie – RI&E ............................................................................................................... 11
2.6 Personeelsmanagement ......................................................................................................................................... 13
2.7 Niveaus van personeelsmanagement ...................................................................................................................... 14
2.8 Strategie en cultuur van de onderneming ............................................................................................................... 14
3. Personeel en personeelsinstrumenten .......................................................................................................................... 16
3.1 Hoofdactiviteiten personeelsmanagement.............................................................................................................. 16
3.2 Personeelsinstrumenten......................................................................................................................................... 18
3.3 HR taken ................................................................................................................................................................ 21
3.4 Stafafdelingen: HR, loonadministratie en financiële administratie ........................................................................... 22
3.5 Administratieve organisatie: Personeels- en salarisadministratie en financiële administratie.................................... 26
3.6 Financiële administratie ......................................................................................................................................... 27
3.7 Jaarrekening .......................................................................................................................................................... 28
4. Organisatie en arbeid.................................................................................................................................................... 32
4.1 De organisatie ........................................................................................................................................................ 32
4.2 Profit- en non-profitorganisaties ............................................................................................................................. 32
4.3 Bedrijf, onderneming en instelling .......................................................................................................................... 32
4.4 Productiefactoren .................................................................................................................................................. 33
4.5 Kostensoorten........................................................................................................................................................ 33
4.6 Werkstructurering en arbeidsverdeling ................................................................................................................... 33
4.7 Organisatiestructuren ............................................................................................................................................ 35
5. Automatisering ............................................................................................................................................................. 40
5.1 Automatisering algemeen....................................................................................................................................... 40
2
, 5.2 Ontwikkelingen ...................................................................................................................................................... 40
5.3 Kantoorsoftware .................................................................................................................................................... 41
5.4 Salarisadministratie ................................................................................................................................................ 42
5.5 HRM-administratie ................................................................................................................................................. 43
5.6 Financiële administratie ......................................................................................................................................... 43
5.7 Bedrijfssoftware ..................................................................................................................................................... 43
5.8 Beveiliging van de kantooromgeving ....................................................................................................................... 47
6. Marketing..................................................................................................................................................................... 50
6.1 Marketingmodellen – 4 modellen ........................................................................................................................... 51
6.2 Markt- en marketingonderzoek .............................................................................................................................. 53
6.3 Marketingplan........................................................................................................................................................ 54
6.4 Marketingmix – de vier P’s ..................................................................................................................................... 55
6.5 Brandmanagement: merkmanagement................................................................................................................... 56
6.6 Reclame – Reclamare – hard schreeuwen ............................................................................................................... 57
6.7 E-marketing ........................................................................................................................................................... 58
6.8 Direct marketing .................................................................................................................................................... 59
6.9 Customer Relationship Management – CRM – klantbeheer ..................................................................................... 59
7. Communicatie .............................................................................................................................................................. 61
7.1 Informatie .............................................................................................................................................................. 62
7.2 Communicatie ........................................................................................................................................................ 62
7.3 Gesprek ................................................................................................................................................................. 63
7.4 Vergadering ........................................................................................................................................................... 64
7.5 Telefoongesprek .................................................................................................................................................... 65
7.6 Brief....................................................................................................................................................................... 65
7.8 E-mailbericht.......................................................................................................................................................... 66
8 Gespreksvormen en conflicthantering ............................................................................................................................ 68
8.1 Functioneringsgesprek ........................................................................................................................................... 69
8.2 Beoordelingsgesprek .............................................................................................................................................. 70
8.3 Slechtnieuwsgesprek .............................................................................................................................................. 71
8.4 Vraaggesprek of interview ...................................................................................................................................... 72
8.5 Debat..................................................................................................................................................................... 72
8.6 Discussie ................................................................................................................................................................ 73
8.7 NCD - non-convergent discourse – tweetalig gesprek .............................................................................................. 73
8.8 Adviesgesprek – probleemoplossend gesprek ......................................................................................................... 73
8.9 Conflict .................................................................................................................................................................. 74
Nog te leren ................................................................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
3
, 1. Ontwikkelingen op personeelsgebied
Tot het jaar 1865 was er nog geen sprake van een personeelsbeleid. Arbeid in ons land vindt vooral plaats in
kleinschalige productiebedrijven en thuis. Dit werk is met name ambachtelijk van aard. Kenmerken van deze
arbeidsrelatie:
- De werknemer heeft een grote mate van autonomie in zijn werk.
- De werknemer bepaalt zelf zijn werkmethoden.
- De werknemer beheerst het productieproces van begin tot eind.
- De relatie werkgever – werknemer heeft een meester-gezelkarakter. De meester neemt volledige
verantwoordelijkheid voor zijn ondergeschikte.
- De gezel onderschikt zich volledig.
- De relatie wordt beheerst door traditionele normen, zonder dat deze van buitenaf afgedwongen
worden.
- De ambachtslui zijn meestal verenigd in gilden, een soort vereniging met duidelijke toelatingsregels.
1.1 Paternalisme (1865)
De gilden en de ambachten vallen uit elkaar en er ontstaat een paternalistisch personeelsbeleid. Van een
bewust personeelsbeleid is er nog geen sprake. Rond 1900 gaan de werknemers/ knechten in verzet tegen de
inmenging van de werkgever en door de opkomst van de sociale wetgeving.
Paternalisme (Latijns paternalis > pater > vader): Bevoogding of betutteling. Werkgever bepaald wat zijn
werknemers nodig hebben, als gunst en niet als recht, zowel voor de zakelijke relatie als van het privéleven.
1.2 Scientific management (1910)
De Amerikaanse ingenieur Frederick Winslow Taylor hield zich bezig met oplossingen voor technische
productieproblemen.
Scientific Management – Taylorisme – Wetenschappelijke bedrijfsvoering: Efficiency > De juiste persoon op de
juiste plaats met de juiste productiemiddelen. Loon is de motiverende factor.
De mens is van nature lui. Hij werkt naar wat hij krijgt beloond. Doordat er geen controle is op de
arbeidsprestaties haalt de werknemer niet zijn maximale rendement uit zijn mogelijkheden.
Rationalisering: Productieproces wordt uiteen gerafeld en in het productieproces wordt rationalisering
doorgevoerd. Voor iedere werknemer wordt een programma van opeenvolgende handelingen gemaakt, wat
leidt tot specialisme.
Taylorisme > Lopendebandsysteem autofabrikant Ford > massaproductie
1.3 Human relations (1945)
Verband tussen de aandacht aan een medewerker en de prestaties die hij levert.
Human relations: managementdenken
HRM: managementbenadering
Elton Mayo: Hawthorne-experiment: medewerker die meer aandacht kreeg presteerde beter.
Follet: invloed van het lidmaatschap van groepen op het gedrag.
Maslov: behoeftenhiërarchie.
Herzberg: motivatietheorie met satisfactie- en dissatisfactiefactoren.
McGregor: X- en Y-theorie, luie of hardwerkende medewerkers motiveren.
In Nederland komt de aandacht voor de menselijke verhoudingen voor bij Philips.
1.4 Revisionisme (1950)
Revisionisme (Frans Revivre > herzien) voegt de klassieke en gedragskundige organisatietheorieën samen en
schenkt aandacht aan werkstructurering/ taakverruiming en aan functionele participatievormen bijvoorbeeld
werkoverleg. Arbeid kan beter worden verricht als de werknemer zelfstandiger, meer zelfbewust wordt en
meer verantwoordelijkheid krijgt.
4
,Blake en Mouton: Managerial Grid: Stijlen leidinggeven met aandacht voor werknemer en organisatie.
1.5 Institutionalisme (1970)
Geloof in vaste instellingen.
- Sociaal maatschappelijke normen zoals medezeggenschap en democratisering.
- Werknemer en werkgever hebben elkaar nodig.
- Arbeid is een gegeven met een maatschappelijke invalshoek. De manier waarop arbeid wordt
georganiseerd werkt door op de samenleving als geheel.
- Economische groei en ontstaan van multinationals.
- Koude Oorlog
- Hippiebeweging: afzetten tegen de wereld.
- Prestatiebeloning
- Er wordt weer rekening gehouden met persoonlijke belangen.
1.6 Contingentiefase/ -benadering (1980)
Elke omgeving vraagt aangepast gedrag. Besluitvorming hangt af van interne en externe factoren:
- Grootte onderneming;
- Hoe de onderneming zich aanpast aan de omgeving;
- Welke activiteiten met welke middelen worden uitgevoerd;
- Taakvolwassenheid medewerkers;
- Hoe het management zich een mening vormt over het personeel;
- Strategie onderneming.
Afhankelijkheid leiderschap:
- Groepsatmosfeer;
- Taakstructuur;
- Machtspositie leider.
Factoren Contingentiebenadering:
- De beste leiderschapsstijl die bij de situatie past, zal tot de hoogste of meest gewenste
groepsprestatie leiden.
- Leiderschapsstijl heeft invloed op contingentiefactoren.
- Geschikte cultuur, werkwijze en professionalisering.
- Economische crisis, onderneming moeten flexibel worden.
- Tijdelijke dienstverbanden en flexwerkers.
1.7 HRM (1990)
Belangrijkste doel van HRM: De medewerkers zo inzetten dat een onderneming de doelstellingen kan
realiseren (winst maken, groeien en de beste worden).
- Medewerkers moeten productief zijn.
- Arbeidsverhouding moet evenwichtig zijn, anders eindigt de relatie snel.
- Arbeidsverhouding moet maatschappelijk acceptabel zijn, anders imago organisatie slecht. Tevreden
werknemers zijn tevreden klanten.
- Wetenschappelijke discipline: organisatiedoelen worden bereikt via inzet en competentie van de
medewerkers.
- Begin HRM-onderzoek: goede prestatie bij een goede mix van autonomie, motivatie,
ontwikkelmogelijkheden en hechte teams.
- Andere HRM-onderzoek: als de werkgever goed voor de werknemer zorgt, betalen medewerkers dit
terug met hoge inzet en betrokkenheid.
- Signaalfunctie HRM: organisatie zendt een signaal uit over wat er van de werknemer wordt verwacht
en welk gedrag wordt beloond.
Bowen en Ostroff (2004) en de drie succesfactoren voor een eenduidige boodschap:
o Distinctivenes: HRM-beleid en praktijken moeten duidelijk zichtbaar zijn voor de
medewerkers.
5
, o Consensus: Beleidsmakers en –uitvoerders moeten het eens zijn over de doelen en
kenmerken van het HRM beleid.
o Consistency: De boodschap dient over tijd en in verschillende praktijken op eenzelfde manier
naar voren te komen.
- Nishii en Wright (2008) onderzoeken hoe medewerkers het heersende beleid en praktijken ervaren.
o Intended: Beleid wordt ontworpen om bepaalde doelen te behalen.
o Actual: Niet alle managers voeren het op de bedoelde manier uit.
o Perceived: Niet alle medewerkers ervaren het op de bedoelde manier.
1.8 Empowerment - zelfsturing – bekwame betrokkenheid
Maatregelen die worden genomen om werknemers te stimuleren om zelf verantwoordelijkheid te dragen. Er
worden zelfstandig (team)doelen opgesteld en beslissingen worden binnen aangegeven kaders genomen.
Werknemer draagt verantwoordelijkheid voor eigen prestaties. Er wordt flexibel, efficiënt, klantgericht en
creatief samengewerkt.
1.9 De lerende organisatie – permanente educatie – leven lang leren
Peter M. Senge (1990) The Fifth Discipline: Organisaties bevinden zich voortdurend in een opwaartse of
neerwaartse beweging. Een sterk bedrijf kan antwoord geven op problemen. Leren van gemaakte fouten:
- Persoonlijk meesterschap.
- Mentale modellen: vooroordelen en aannames moeten kritisch worden onderzocht.
- Gezamenlijke visies: niet het overnemen van de visie van de chef.
- Teamleren: samen nadenken over het functioneren van het team.
- Systeemdenken (de vijfde discipline) in plaats van losse organisatie onderdelen.
1.10 Competentiemanagement
Het vermogen om te voldoen aan een vereiste vanuit een bepaalde functie waarbij de werknemer door kennis,
houding en vaardigheden succesvol kan zijn in die functie. Je hebt kerncompetenties, afdelingscompetenties en
functiecompetenties. Competentiemanagement is een praktisch instrument voor loopbaanbeleid.
Invoeren competentiemanagement:
1. De kerncompetenties van de onderneming benoemen, om zich te onderscheiden van collega-
bedrijven, zoals bekwaamheden, dienstverlening, technologieën, innovatie etc.
2. Competentieprofielen ontwikkelen, afgeleid van de kerncompetenties, zoals specifieke kennis,
vaardigheden en beroepshouding.
3. De competenties meetbaar maken, resultaatgebieden en prestatie-indicatoren worden vastgelegd.
4. Draagvlak creëren, coachende werkstijl en voordelen benoemen om weerstanden weg te nemen.
5. Competenties integreren in hele HR-cyclus, in aannamebeleid en functionerings-, beoordelings- en
loopbaangesprekken.
J.P Boselie onderscheidt 42 competenties, onderverdeeld in tien groepen.
- Organiseren
- Analyseren
- Faciliteren
Klantgerichtheid
Coachen
Samenwerken
Luisteren
Sensitiviteit
- Beïnvloeden
Lifebrander.nl noemt vijftig competenties, met de vier belangrijkste:
- Initiatief nemen
- Gestructureerd werken
- Succesvol (samen)werken
- Resultaatgericht werken
6
, Het LTP assessmentcenter onderscheidt 21 competenties,
verdeeld in drie groepen:
1.11 Het nieuwe werken - HNW
Het krijgen en behouden van de juiste medewerkers in het kader
van een veranderende arbeidsmarkt, vanwege de
internationalisering (de opkomende markten) en de
toenemende mogelijkheden van ICT waardoor nieuwe vormen
van samenwerking ontstaan (meer thuiswerkende ouders,
verminderen fileproblematiek, binden en boeien van talent en
de juiste mens op de juiste plaats.
Door HNW ontstaat er een flexibeler werkomgeving, waarbij de
werknemer minder is gebonden aan een vaste werkomgeving en
aan vaste werktijden. Doel hiervan is het verhogen van de
flexibiliteit, efficiency, effectiviteit en de snelheid van werken.
Voorwaarden HNW:
- De ICT moet het werk overal mogelijk maken.
- De bedrijfscultuur, het (midden)management moet vertrouwen hebben in de verantwoordelijkheid
van de medewerkers die buiten de centrale organisatie werken, maar ook werknemers moeten
accepteren dat collega’s meer vrijheid kunnen hebben of juist die vrijheid durven te nemen.
- Sturen op resultaat in plaats van op aanwezigheid.
- Goede balans tussen behoeften, uitgangspunten, doelen en invulling.
Voordelen HNW:
- Minder werkoppervlak en minder werkplekken nodig.
- Meer contact met anderen, mogelijk nieuwe ideeën.
- Meer werkvreugde voor werknemers die gewend zijn aan veel verschillende contacten via sociale
media.
- Hogere productiviteit vanwege minder informele contacten (soms tegenovergesteld);
- Geschikt voor werknemers met een sterkte behoefte aan vrijheid, autonomie en
verantwoordelijkheid.
- Minder files, dus minder uitgaven aan wegen.
Nadelen HNW:
- Niet alle werkomgevingen zijn geschikt.
- Goede planning nodig.
- Laatkomers krijgen slechte werkplekken of kunnen niet werken.
- Saamhorigheid wordt lager.
- Aansturing en controle worden minder.
- Delen van specifieke kennis en kunde kan verminderen.
- Sommige werknemers hechten aan een vaste werkplek en presteren beter.
- Als alle werkplekken flexibel worden is HNW een verplichting.
- Persoonsniveau in plaats van afdeling of organisatie.
- Niet te veel thuiswerken om binding en kennisdeling te behouden.
- Doel mag niet alleen besparing zijn.
- Sturen op resultaat bij ‘soft targets’ is lastig tot onmogelijk.
1.12 Humanresourceaccounting - HRA
Werknemers zijn naast een kostenpost ook een bron van inkomsten. Medewerkers en kennis vervangen arbeid
en kapitaal als belangrijkste productiefactoren. Bij HRA wordt gekeken naar de invloed van het
personeelsbeleid op de winstgevendheid van een organisatie. HRA kan HRM dienen bij de planning, de controle
en het verbeteren van de personele prestaties.
- Wat is de waarde van Human Capital?
7
