HBO Module Projectmanagement
Schoevers
Naam XXXX
Studentnummer 0000000
Datum 17 maart 2024
,Beoordeling: 8
Vormgeving
Alle verplichte onderdelen uit stap 3 die conform de exameninformatie moeten zijn opgenomen zijn
aanwezig. Het aantal bladzijden voldoet aan de vereisten, alleen een aantal gegevens uit de
bijlagen hadden in de hoofdtekst gemoeten: organogram, communicatiestructuur.
Er wordt voldoende verwezen naar de literatuur. De verwijzingen voldoen over het algemeen aan
de APA-normen. De literatuurlijst voldoet aan de APA-normen.
Inhoud
De organisatie wordt basaal geïntroduceerd in de Inleiding. Het onderwerp van het plan wordt
duidelijk gemaakt. Het wordt voldoende duidelijk waarom de opdrachtgever heeft gekozen voor
een projectmatige aanpak. Vervolgens worden er een doel en een resultaat gepresenteerd, beiden
voldoende SMART beschreven. Vanuit het resultaat worden er deelresultaten duidelijk benoemd.
De diverse activiteiten beschreven bij deze deelresultaten kunnen beter terugkomen in de PBS of
de GANTT. Er worden kwaliteitspunten benoemd, echter niet overzichtelijk. Afbakening is
overzichtelijk, PBS informatief.
2.5 de fasering dient als onderdeel te zijn opgenomen bij de planning (gelet op de vereisten van de
moduleopdracht).
De projectorganisatie: het organogram is, overzicht taken en verantwoordelijkheden geef duidelijk
aan waar ieders verantwoordelijkheden liggen. Mooi dat er voor de diverse projectmedewerkers
ook diverse verantwoordelijkheden worden aangegeven. Er wordt een stakeholder geduid, maar
ook de eventuele klanten zijn in principe stakeholders. Communicatieplan is aanwezig en laat zien
wanneer de overlegmomenten zijn.
De fasering en de planning worden vervolgens goed uitgewerkt. Mijlpalen en go/no go momenten
worden er benoemd. GANTT is netjes en duidelijk van opzet. Kostenoverzicht wordt uitgewerkt,
verantwoording wordt afgelegd over de opzet van deze kosten. De risicoanalyse is voldoende
uitgewerkt, passende beheersmaatregelen worden er voorgesteld.
Bij de beheersing: bij een plan van aanpak wordt bijvoorbeeld een begroting gemaakt. De
opdrachtgever geeft dan ook een go voor deze begroting. Dat betekent dat er nog geen
kosten/uren gemaakt kunnen zijn. De tabel bij 2.10.1 laat anders zien. Bij de afbakening en de
kwaliteit mag het concreter gemaakt worden op welke wijze zijn gedurende de uitvoering worden
bewaakt.
De samenvatting is niet voldoende compleet, niet alle aspecten van de hoofdtekst komen
voldoende terug waardoor deze niet als zelfstandig te lezen is. Er dient meer op de hoofdtekst te
worden samengevat.
Gelet op bovenstaande punten mag geconcludeerd worden dat de uitwerking voldoet aan de
beoordelingscriteria.
1
,Voorwoord
Mijn naam is XXXX, ik ben XX jaar oud en woon in XX samen met mijn man en hond. Sinds X werk ik
voor XXX, waarbij ik tot en met XX gedetacheerd ben geweest bij XXX. Daar was ik coördinator van het
Sport- en Beweegteam. In mijn huidige functie ben ik projectcoördinator waarbij ik niet meer in één
gemeente gedetacheerd ben, maar verschillende projecten provinciebreed of in andere gemeente
coördineer.
Deze moduleopdracht is geschreven vanuit mijn rol als projectcoördinator bij XXX, maar in opdracht van
de gemeente XX. Zij hebben mijn werkgever de opdracht gegeven om een beweegspreekuur in hun
gemeente op te zetten.
Om mijzelf verder te ontwikkelen en een theoretische basis eigen te maken heb ik de HBO module
Projectmanagement bij Schoevers gevolgd. Om deze module af te ronden heb ik dit plan van aanpak
geschreven, waarbij ik de geleerde theorie aan de praktijk heb gekoppeld.
Ik vond het leuk en interessant om dit plan volgens de geleerde theorie te schrijven. Daarbij wil ik ook
mijn docent Remco XX bedanken voor de interactieve lessen, inspirerende uitleg en koppeling naar de
praktijk.
Hierbij wens ik u veel leesplezier.
2
,Samenvatting
Uit onderzoek van de Nederlandse sportraad blijkt dat minder dan 44 procent van de Nederlanders voldoet
aan de beweegrichtlijnen. De gemeente XX heeft daarom als doel om op 31 december 2025 honderd
inwoners in beweging te hebben gebracht, door ze aan te laten sluiten bij een (bestaande) beweeggroep,
zodat deze honderd inwoners aan de landelijke beweegrichtlijnen voldoen.
Hiervoor hebben zij een opdracht uitgezet bij XX, een organisatie die zich provinciaal inzet om zoveel
mogelijk mensen in beweging of aan het sporten te krijgen. XX is ook de werkgever van de twee
buurtsportcoaches en de beweegmakelaar die samen het Sport- en Beweegteam vormen.
De opdracht voor XX is om een beweegspreekuur in de gemeente XX op te zetten. Het op te leveren
resultaat is door de projectleider SMART geformuleerd: een fysieke locatie binnen een huisartsenpraktijk,
waar vanaf 2 september 2024 inwoners van de gemeente XX bij de beweegmakelaar terecht kunnen voor
vragen en begeleiding over sport en bewegen.
Na het formuleren van het resultaat heeft de projectleider deze in drie deelresultaten opgesplitst, te weten:
voorbereiding, locatie en publiciteit. Bij deze deelresultaten zijn verschillende kwaliteitscriteria opgesteld,
zodat helder is aan welke kwaliteit het resultaat moet voldoen. De projectleider kan hier tijdens het project
ook op sturen.
Vervolgens is de projectleider gestart met het maken van een afbakening om verwachtingen helder te
scheppen over wat er wel en niet binnen het project valt. Hierbij is een Project Breakdown Structure
gemaakt, waarbij aan de deelresultaten de activiteiten zijn gekoppeld die binnen het project vallen.
Voor de uitvoering van dit project is gekozen voor een lineaire manier van faseren. De voorbereidingsfase,
uitvoeringsfase en afrondingsfase worden na elkaar opgevolgd. Na de voorbereidingsfase is een GO/NO
GO-beslissing van de opdrachtgever noodzakelijk om door te gaan met de uitvoeringsfase en
afrondingsfase. Deze zijn dan ook tot in detail gepland in het plan van aanpak, zodat er tussentijds geen
GO/NO GO-beslissingen meer nodig zijn.
De pure projectorganisatie bestaat uit de opdrachtgever, de projectleider en drie projectmedewerkers. Zij
zorgen er samen voor dat er op 2 september 2024 gestart kan worden met het beweegspreekuur. Het
college van de gemeente XX is de stakeholder van dit project.
Er is een communicatiestructuur opgesteld volgens het linking-pin-principe, waarbij gebruik wordt gemaakt
van een projectgroep overleg en een opdrachtgever-projectleider overleg. De opdrachtgever heeft daarnaast
nog een apart overlegmoment met de stakeholder.
De planning is weergegeven in een GANTT-grafiek, ook wel een balkenplanning genoemd. Per fase is een
ruime, maar realistische tijdinschatting gemaakt. Hierbij is rekening gehouden met mijlpalen en het GO/NO
GO-moment na de voorbereidingsfase.
De kosten van dit project omvatten ureninzet van het projectteam. In de voorbereidingsfase dient rekening te
worden gehouden met het budget voor de huur van de ruimte, die na het project nodig is. Dit budget is
vooraf door opdrachtgever begroot.
De risico’s voor dit project zijn in kaart gebracht middels een risicoanalyse, waarbij de kans, impact,
maatregelen en eigenaar per risico zijn opgenomen in een risicolijst.
Tot slot wordt dit project beheerst op de primaire beheersfactoren Budget, Afbakening, Kwaliteit en Tijd
(BAKT). Als er tijdens het project een risico optreedt dan zal een issueprocedure worden gestart. Hierbij kijkt
de projectleider of het issue opgelost kan worden binnen de vooraf gestelde kaders (BAKT). Wanneer dit niet
mogelijk is, wordt het direct geëscaleerd bij de opdrachtgever. Hij beslist dan of het project nog nuttig is en
kan worden aangepast op een kader of dat het project niet meer nuttig is en vroegtijdig wordt afgerond.
3
,Inhoudsopgave
Voorwoord 2
Samenvatting 3
Inhoudsopgave 4
1 Inleiding 5
1.1 Organisatie ................................................................................................................................... 5
1.2 Belang van deze moduleopdracht ............................................................................................... 5
1.3 Leeswijzer .................................................................................................................................... 5
2 Het plan van aanpak 5
2.1 Aanleiding .................................................................................................................................... 5
2.2 Doel van het project ..................................................................................................................... 6
2.3 Op te leveren resultaat ................................................................................................................. 6
2.4 Afbakening ................................................................................................................................... 7
2.5 Fasering ....................................................................................................................................... 8
2.6 Projectorganisatie en – communicatie ......................................................................................... 8
2.7 Planning ....................................................................................................................................... 8
2.8 Kosten .......................................................................................................................................... 9
2.9 Risico’s ....................................................................................................................................... 10
2.10 Beheersing ................................................................................................................................. 10
Literatuurlijst 12
Bijlagen 13
Bijlage I: Uitwerking intakegesprek volgens de 8 W’s 13
Bijlage II: Product Breakdown Structure opzetten Beweegspreekuur 14
Bijlage III: Detail uitwerking fasering 15
Bijlage IV: Projectorganisatie organogram 16
Bijlage V: Tabel met rollen en verantwoordelijkheden 17
Bijlage VI: Overleg- en communicatiestructuur 18
Bijlage VII: GANTT-grafiek 19
4
, 1 Inleiding
1.1 Organisatie
XX is een organisatie die zich provinciaal inzet om zoveel mogelijk mensen in beweging of aan het sporten
te krijgen. XX heeft ongeveer 30 medewerkers provinciaal actief en ongeveer 45 medewerkers gedetacheerd
in een lokaal sport- en beweegteam. Dit kan bij een gemeente, school of welzijnsorganisatie zijn.
De gemeente XX heeft twee buurtsportcoaches en één beweegmakelaar op detacheringsbasis vanuit XX.
Samen vormen zij het ‘Sport- en Beweegteam’. De gemeente XX bestaat uit XX dorpen en had op 1 januari
2023 XXX inwoners (XX, 2023).
1.2 Belang van deze moduleopdracht
Minder dan 44 procent van de Nederlanders voldoet aan de beweegrichtlijnen (Nederlandse Sportraad,
2024). De gemeente XX wil inwoners stimuleren om (meer) te gaan bewegen en op deze manier het
percentage inwoners dat aan de beweegrichtlijnen voldoet verhogen. Door het opzetten van een
beweegspreekuur wordt de beweegmakelaar gefaciliteerd om op een professionele en goed bereikbare
locatie inwoners te begeleiden naar gepast beweegaanbod. En voor de inwoners wordt de drempel om in
beweging te komen verlaagd, doordat de beweegmakelaar toegankelijk is en begeleiding biedt.
Het opzetten van het beweegspreekuur wordt als een project gezien en benaderd. Er is sprake van: “een
tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertisen die binnen een vastgestelde tijd en met
beperkte middelen een nieuw resultaat leveren waarmee het doel van de opdrachtgever wordt behaald met
een bepaalde mate van onzekerheid” wat volgens Schouten (2019, p. 24) de definitie van een project is. Dit
plan van aanpak is geschreven om het project doelgericht, resultaatgericht en efficiënt uit te voeren.
1.3 Leeswijzer
Deze opdracht is uitgewerkt volgens de omschrijving van de moduleopdracht die verstrekt is in de digitale
leeromgeving van Schoevers opleidingen. In hoofdstuk 2 is stapsgewijs het plan van aanpak uitgewerkt. Zo
wordt in paragraaf 2.1 duidelijk waarom dit plan van aanpak geschreven is. In de volgende twee paragrafen
is SMART geformuleerd wat het doel en op te leveren resultaat is. In paragraaf 2.4 staat meer over de
afbakening gevolgd door de manier van faseren, welke is uitgewerkt in bijlage III middels een overzichtelijke
tabel met activiteiten en resultaten per fase. In paragraaf 2.6 is de projectorganisatie en -communicatie in
kaart gebracht aan de hand van een organogram, deze staat in bijlage IV. In paragraaf 2.7 is de
projectplanning omschreven en schematisch weergegeven aan de hand van een balkenplanning welke
wordt gepresenteerd in bijlage VII. Daarop volgend zijn in paragraaf 2.8 de kosten inzichtelijk gemaakt en is
in paragraaf 2.9 een risicoanalyse opgesteld. Tot slot is in paragraaf 2.10 de beheersing van het project
omschreven.
2 Het plan van aanpak
Het plan van aanpak is opgebouwd uit twaalf stappen waarbij Schouten (2019) aangeeft dat deze stappen
samen een geheel vormen, maar elkaar ook beïnvloeden of zoals Schouten (2019, p. 72) schrijft: “Het
maken van een plan van aanpak is een puzzel met verschillende draaiknoppen. Draait u aan de ene knop,
dan heeft dat gevolgen voor een andere knop”. De meeste stappen zijn in de volgende paragrafen
uitgewerkt om op deze manier te komen tot een effectief plan van aanpak.
2.1 Aanleiding
Om te komen tot een projectplan is een intake volgens Schouten (2019) een goede manier waarbij wordt
voorgesteld om hierbij de belangrijkste vragen, genaamd de 8 W’s, te gebruiken om op deze manier een zo
helder mogelijk beeld te krijgen van het doel en op te leveren resultaat. Een korte uitwerking van het intake
gesprek is weergegeven in bijlage I.
Zoals Schouten (2019) beschrijft ontstaat een project door een probleem of behoefte. De gemeente XX heeft
de behoefte om meer inwoners (structureel) in beweging te krijgen, zodat meer inwoners aan de landelijke
beweegrichtlijnen voldoen. Middels dit project wordt een beweegspreekuur opgezet, waarbij het project start
in april 2024 en in september 2024 het resultaat wordt opgeleverd. Tijdens dit project wordt met
verschillende medewerkers met verschillende expertise samengewerkt. In hoofdstuk 2 wordt dieper op het
doel en resultaat ingegaan.
5
, Een eenvoudig project kenmerkt zich volgens Schouten (2019) doordat het weinig risico’s kent, een korte
doorlooptijd heeft, een kleine omvang met lage complexiteit kent en er weinig verschillende disciplines
hoeven samen te werken. Dit project voldoet aan deze kenmerken en wordt daarom beschouwd als een
eenvoudig project betreft en kan daarom in drie fasen worden verdeeld. Zoals Schouten (2019) beschrijft
bestaat een eenvoudig project uit de voorbereidingsfase (fase 1), de uitvoeringsfase (fase 2) en de
afrondingsfase (fase 3).
Hierdoor wordt het project overzichtelijk en wordt de projectuitvoering in één fase gedaan; namelijk fase 2.
Doordat er geen GO/NO GO-momenten in de uitvoeringsfase zijn (Schouten, 2019), zijn in het plan van
aanpak de uitvoeringsfase en de afrondingsfase tot in detail gepland.
2.2 Doel van het project
Het doel en resultaat van dit project zijn SMART geformuleerd, om op deze manier teleurstellingen of
verwijten te voorkomen. Waarbij SMART een ezelsbruggetje is om het doel/resultaat specifiek, meetbaar,
acceptabel, realistisch en tijdgebonden te omschrijven (Schouten, 2019).
Het doel is om op 31 december 2025 honderd inwoners uit de gemeente XX in beweging te hebben
gebracht, door ze aan te laten sluiten bij een (bestaande) beweeggroep, zodat zij aan de landelijke
beweegrichtlijnen voldoen.
Omdat het gaat om een laag percentage inwoners dat ze als doel gesteld hebben om in beweging te krijgen
binnen iets meer dan een jaar tijd, is het voor de gemeente XX een acceptabel en realistisch doel.
2.3 Op te leveren resultaat
2.3.1 Eindresultaat
Een resultaat is volgens Schouten (2019) het WAT van een project en wordt gekenmerkt door een
zelfstandig naamwoord en valt onder de verantwoordelijkheid van de projectleider. Het resultaat van dit
project is een fysieke locatie binnen een huisartsenpraktijk, waar vanaf 2 september 2024 inwoners van de
gemeente XX bij de beweegmakelaar terecht kunnen voor vragen en begeleiding over sport en bewegen.
Doordat het gaat om het huren van een bestaande fysieke ruimte is het resultaat realistisch en voor de
opdrachtgever is de startdatum acceptabel.
2.3.2 Deelresultaten
Schouten (2019) stelt dat er beheersfactoren zijn om te zorgen dat het projectresultaat wordt gehaald en
heeft dit BAKT DOOR genoemd. Hierbij zijn BAKT de primaire beheersfactoren en DOOR de secundaire
beheersfactoren en valt volgens Schouten (2019) kwaliteit onder BAKT. Bij kwaliteit gaat het om de mate
waarin iets goed is en dit is te zien als het HOE van het WAT (resultaat) zoals Schouten (2019) stelt.
Onderstaand zijn de kwaliteitscriteria uitgewerkt waar het (deel)resultaat aan moet voldoen.
Voorbereiding
Tijdens de voorbereiding wordt naar geschikte locaties gezocht en offertes opgevraagd. Een geschikte
locatie is in dit geval een afsluitbare ruimte (spreekkamer) met daarin een in hoogte verstelbaar bureau, een
bureaustoel en twee stoelen aan de andere kant van het bureau. Een andere vereiste is de aanwezigheid
van een wifi-netwerk. Tot slot wordt ook gelet op het budget van 200 euro wat hiervoor maandelijks
beschikbaar wordt gesteld door de gemeente. Dinsdag 16 april 2024 worden de geschikte locaties en
offertes vergeleken door de projectleider.
Locatie
Wanneer een geschikte locatie zoals in de voorbereiding beschreven gevonden is, wordt een contract met
afspraken opgesteld. Hierbij is het belangrijk dat de voorwaarden voor een geschikte locatie worden
opgenomen zodat de ruimte inclusief bureau, bureaustoel, stoelen, schoonmaak en wifi wordt verhuurd.
Daarnaast worden afspraken gemaakt en vastgelegd over de frequentie, welke werkdag, begin- en eindtijd
van de gehuurde ruimte, maar ook de looptijd van het contract. Het contract wordt uiterlijk vrijdag 21 juni
2024 getekend.
Publiciteit
Om aan te kondigen dat het beweegspreekuur van start gaat, zal er woensdag 21 en 28 augustus een
6
