Complete samenvatting – Projectmanagement op maat (1e druk)
Hoofdstuk 1 – Wat is projectmatig werken?
1.1 Wat is een project?
Definitie project
Een project is een eindige opgave met een uniek karakter. Elk project heeft een eigen bedoeling met
een beoogd eindresultaat. Om dát resultaat op te leveren, krijgt het project de beschikking over een
beperkte hoeveelheid middelen en/of tijd. Het project wordt uitgevoerd door een tijdelijk
samenwerkingsverband van een aantal mensen – meestal vanuit verschillende vakgebieden.
Eindige opgave
Het ontstaat niet vanzelf. Een project wordt gestart, georganiseerd en gestopt!
Uniek karakter
Je bepaalt zelf hoe uniek iets moet zijn om het als een project aan te pakken. Het is een
keuze tussen flexibiliteit, effectiviteit en efficiency.
Eigen bedoeling met een beoogd eindresultaat
Je moet eerst weten waar het initiatief goed voor is. Waarom? Wat moet het opleveren? Je
hebt aan het einde iets klaar (een resultaat) en je weet waarom.
Beperkte hoeveelheid middelen en/of tijd
Er moet een beperkte hoeveelheid middelen/tijd beschikbaar zijn, om iets als een project
aan te pakken. Als het allemaal niet uit zou maken qua geld/tijd, zou je net zo goed kunnen
improviseren.
Tijdelijk samenwerkingsverband
Omdat het uniek is, moet je vaak verschillende soorten kennis en ervaring (tijdelijk)
combineren. Dus het beste halen uit tijdelijke teams.
3 manieren van werken
1
,1.2 Improviseren
Als zich een onverwachte gebeurtenis voordoet waarop een snelle reactie noodzakelijk is.
Je reageert dan ad hoc; niet handelen volgens een plan maar je reageert direct op wat er
gebeurt.
Flexibiliteit / vrijheid / creativiteit.
Nadeel is dat je er weinig van leert, omdat het een vrijblijvende manier van werken is,
waarbij je geen verantwoording hoeft af te leggen.
Eerste deel van project start vaak improviserend overeenstemming nodig, ideeën etc.
1.3 Routinematig werken
Als hetzelfde resultaat herhaaldelijk onder gelijkblijvende omstandigheden en met
gelijkblijvende middelen moet worden opgeleverd.
Herhaald, dus goed voorspelbaar
Je kunt een procedure volgen en hoeft dus niet vooraf na te denken over aanpak.
Zekerheid en rust
Efficiënt: in één keer goed, dus geen fouten/verspilling.
Nadeel: mensen volgen zo erg de procedure, dat vergeten wordt waarom het ook alweer zo
wordt gedaan. Zodra het volgen van de procedure zelf tot doel wordt verheven, stopt het
leren en is er ook geen impuls meer om de procedure aan te passen aan eventueel
veranderende omstandigheden.
Resultaat wordt vaak opgeleverd aan een lijnorganisatie. De laatste fase is dan het
zorgdragen dat het eindresultaat in gebruikt wordt genomen en wordt opgenomen in de
standaard routines voor gebruik/onderhoud van de organisatie.
1.4 Projectmatig werken
Ligt tussen routinematig werken en improvisatie in.
Projectmatig werken biedt in het algemeen het voordeel van een meer resultaatgerichte,
effectieve aanpak.
Er wordt planmatig naar het resultaat toegewerkt om voorspelbaarheid van werken te
vergroten de te volgen weg wordt geleidelijk duidelijker het projectteam neemt vooraf
de tijd om goed na te denken over het te bereiken doel, het op te leveren resultaat en de
manier waarop het bereikt kan worden.
Weg kan niet in 1x worden overzien, omdat project per definitie onzeker is.
Met continu de bedoeling in je achterhoofd waarom je het doet, beweeg je stapsgewijs de
route.
1.5 Wanneer maken we er een project van?
Voorwaarden om een project te kunnen starten:
- Er is sprake van een probleem dat uit de wereld moet worden geholpen of van een unieke
kans die ‘nu of nooit’ moet worden gegrepen.
- Er is een persoon of organisatie die hiervoor schaarse middelen wil inzetten.
- Alle relevante partijen zijn bereid om tot een gezamenlijk resultaat te komen.
- Er is iemand die als opdrachtgever namens alle partijen wil, kan en durft op te treden.
- Er is een persoon die het project wil leiden.
2
, Improviserend werken Projectmatig werken Routinematig werken
Wat en Zo snel mogelijk aan de slag Eenmalig een maximale Over lange termijn regelmatig
waarom? gaan nadat een probleem is prestatie leveren, gegeven een eenzelfde prestatie leveren
geconstateerd, zodat er snel beperkte hoeveelheid met (relatief) constante
een oplossing komt. middelen. kwaliteit
Streven naar Snelheid en flexibiliteit Effectiviteit Efficiency
Gericht op Doel Resultaat Bestaand product
Hoe Voor de problemen van de De oorspronkelijke De problemen van de
gebruiker worden zo snel probleemstelling van de gebruiker worden vertaald in
mogelijk ad hoc-oplossingen gebruiker wordt stapsgewijs standaard probleemstellingen,
gezocht. vertaald in tussenresultaten, zoals de organisatie gewend is.
functionele en operationele De opdrachtgever kan zo
eisen die de gebruiker namens de gebruiker spreken.
regelmatig kan toetsen aan zijn
probleemsituatie.
Houding Procedures en richtlijnen Bestaande procedures en De opdracht wordt zoveel
worden genegeerd. richtlijnen worden aangepast mogelijk ingepast aan de
als ze geen nut hebben. bestaande procedures en
richtlijnen.
Planning Van dag tot dag. Blijft onzeker. Gestructureerd. Om zo uit te voeren.
Van onzeker naar zeker. Zeker.
Sturing en Input gestuurd. Output gestuurd. Gestandaardiseerd.
beheersing Nacalculatie. Prognose. Voorcalculatie.
Effect Toevalstreffer of ontdekking Resultaat voldoet aan eisen Oplevering zoals voorgaande
keren.
Nadelen Inefficiënt en chaotisch. Heeft aparte organisatie nodig. Grotere afstand tussen
uitvoerder en gebruiker.
Het overzicht en de Kan leiden tot onnodige
samenhang kunnen verloren organisatie inspanning. Vermindert ownership en
gaan. betrokkenheid.
Verlaagde leerimpuls.
3
,Hoofdstuk 2 – Richting bepalen
Een project is een eindige opgave met een uniek karakter. Elk project heeft een eigen bedoeling met
een beoogd eindresultaat.
Een project bestaat niet, maar moet worden gemaakt.
Het is essentieel dat alle betrokken partijen weten wat de opgave inhoudt en welke richting op moet
worden bewogen om succesvol te zijn.
Projectsucces is de mate waarin betrokkenen tevreden zijn met de effecten van het project.
Projectmatig Creëren (projectmanagementmethode), stelt dat een resultaatomschrijving uit de
volgende 9 elementen moet bestaan:
1. De uitdaging of probleemstelling van het project
2. De aanleiding voor het project
3. De doelstelling van het project
4. Het beoogd projectresultaat
5. De afbakening van het projectresultaat
6. De effecten van het project
7. De gebruikers van het projectresultaat
8. De randvoorwaarden waarbinnen het project zich afspeelt
9. De relatie met andere projecten.
10. Accepteren van het project
Essentieel is hoe dit tot stand komt. Het gaat erom dat de verschillende partijen afspraken met elkaar
maken die ze kunnen en willen nakomen.
Formulering en commitment van betrokkenen en projectleider!
2.1 De uitdaging of het probleem
Uitdaging/probleem: de kloof tussen de huidige situatie en de gewenste situatie.
- Een bestaande situatie die door bepaalde factoren onwenselijk wordt gevonden of een te
verwachten situatie die als mogelijk bedreigend wordt ervaren.
Probleemanalyse zelf, uitdaging wordt dus niet de doelstelling.
Projectmatig Creëren probleem formuleren als een uitdaging, werken aan een
toekomstperspectief i.p.v. oplossen van een probleem. Dit kan een motiverend effect hebben.
2.2 De aanleiding
Waarom komt het onderwerp juist nu op de agenda? Er is een bepaalde aanleiding/sense of
urgency ontstaan.
De dynamiek waar je mee te maken zult krijgen, bepaalt voor een groot deel de aanpak die het best
bij het project zal passen.
2.3 De doelstelling
Het doel is de ‘waarom’. Wat wil de opdrachtgever bijvoorbeeld bereiken met het project?
Een doel/doelstelling is een situatie die als wenselijk wordt gezien. Dit is soms het omgekeerde van
het probleem.
4
,Problemen en doelen zijn gebonden aan actoren en die hebben verschillende belangen. Een project
kan pas van start gaan als deze relevante belanghebbenden overeenstemming hebben over het doel
van het project kan bereikt worden in het gebied waar de belangen van de partijen overlappen.
Er zijn ook mensen waar je geen overeenstemming mee hoeft te hebben, omdat ze geen relevante
belanghebbenden zijn.
Bij project in opdracht van overheid, kunnen actoren komen kijken die niet noodzakelijkerwijs of een
direct belang hebben, maar wel een mening. Denk aan burgers.
Houd bij het inventariseren van belangen en het formuleren van het projectdoel de focus op de
oorspronkelijke doelstelling en probeer het zo eenvoudig mogelijk te houden!
Business case: hierin worden de kosten tegen de baten afgewogen, rekening houdend met de
risico’s.
PRINCE2 & SMART
2.4 Het beoogd projectresultaat
Projectresultaat: datgene wat er klaar is aan het einde van het project. Het is wat je maakt.
Een goede resultaatomschrijving voldoet aan 3 eisen:
- Het resultaat is een zelfstandig naamwoord
- Het resultaat is iets concreets dat je (bij wijze van spreken) kan laten vallen
- Het projectresultaat is beloofbaar/afdwingbaar door de projectleider
Zorg dat elke term in je resultaatomschrijving een meetbare betekenis heeft, zodat alle betrokkenen
precies weten wat er klaar is aan het eind van het project.
Opdrachtgever is degene die bepaalt wat het eindresultaat van je project zal zijn.
Resultaat gaat in dit geval om het ding of de situatie die je klaar wilt hebben aan het einde van het
project.
Een project is uniek daarom mate van onzekerheid over het beoogd resultaat en de weg er naar
toe daarom kan beoogd resultaat alleen globaal worden omschreven wordt tijdens het project
steeds verder ingevuld en aangescherpt.
Als het beoogd resultaat verandert, verandert je volledige project en zul je het lopende project
moeten eindigen.
Formulering van het projectresultaat – niet de doelstelling – moet zo SMART mogelijk zijn:
S Specifiek
M Meetbaar
A Acceptabel
R Realistisch
T Tijdgebonden
5
, 2.5 De afbakening van het project
Afbakening: beschrijven wat je niet doet in je project, is net zo belangrijk als beschrijven wat je wél
oplevert.
- Waar begin ik en waar eindig ik?
- Wat komt er in de tijd voor en na mijn project?
- Wat moet er geregeld zijn voordat ik kan beginnen?
Bij het beschrijven van wat je niet oplevert, moet je vooral focussen op de twijfelgevallen. Gaat erom
dat je dat wat onderdeel lijkt te zijn van de scope, benoemt, om de verwachting te kunnen sturen.
Afbakening is niet hetzelfde als de specificaties of eisen aan het resultaat (user stories), die kunnen
gedurende het project namelijk regelmatig variëren.
(Project) scope: de reikwijdte van een project en omvat een complete beschrijving van wat het
project wel oplevert en wat niet.
Scope = resultaat + afbakening
2.6 De effecten van het project
Effecten: de consequenties die de uitvoering van het project in de ruimste zin kan hebben.
Bedoeld effect: resultaat levert een bijdrage aan het doel.
Onbedoeld effect: resultaat heeft negatieve impact of levert geen bijdrage.
2.7 De gebruikers van het projectresultaat
Gebruikers: diegenen die direct worden geraakt door het projectresultaat.
Het zijn dus niet alleen degenen voor wie het resultaat is bedoeld, maar ook degenen die er in
positieve of negatieve zin door worden beïnvloedt.
2.8 Randvoorwaarden
Randvoorwaarden: de eisen waaraan het project moet voldoen om geaccepteerd te worden. Het zijn
de grenzen die niet mogen worden overschreden tijdens de uitvoering van het
project en waar het project zelf geen invloed op kan uitoefenen.
Bijv. wettelijke bepalingen, vergunningen etc.
2.9 Relatie met andere projecten
Soms als meerder projecten tegelijk plaatsvinden, hebben die projecten een relatie met elkaar.
- Inhoudelijk invloed op elkaar of ze maken gebruik van dezelfde schaarse middelen.
Zodra er projecten zijn waar hierdoor extra afstemming plaats moet vinden, dan moet je dit
benoemen in de resultaatbeschrijving.
2.10 Accepteren van het project
Als projectleider moet je vooraf bedenken of je het projectresultaat kunt opleveren. Opdracht
weigeren levert minder persoonlijke schade op, dan om een project slecht te doen en terug te geven.
6
