Deze module wordt afgesloten met een moduleopdracht. Je maakt de moduleopdracht individueel en
zelfstandig.
Deze moduleopdracht maak je op basis van onderstaande case:
Case:
Pas Past Jou, een nog vrij onbekend en klein Nederlands kledingmerk, wil voor al haar personeel (totaal 80
personen) een bedrijfsfeest organiseren. Het kledingmerk bestaat inmiddels 10 jaar en de directeur vindt het
tijd om zijn personeel te bedanken met een feestelijke avond. Onder de 80 medewerkers van Pas Past Jou
bevinden zich onder andere de managers, designers, schoonmakers en de verkopers die werkzaam zijn in de
vijf verschillende vestigingen. Pas Past Jou heeft haar eigen kleine winkels in Amsterdam, Alkmaar,
Hilversum, Utrecht en Amersfoort. Het hoofdkantoor zit in Amersfoort, daar waar Pas Past Jou 10 jaar
geleden haar eerste kleine boetiek opende. Inmiddels is het bedrijf in 10 jaar uitgegroeid tot een bekender
merk in de regio en al aan het uitbreiden in de rest van Nederland. Pas Past Jou hoopt over vijf jaar nog eens
vijf winkels in andere regio's in het land te hebben geopend.
Aangezien de eigenaar het tijd vindt voor een feestelijk jubileum heeft hij besloten het evenement uit te laten
besteden door een evenementenbureau. De volgende wensen worden door Pas Past Jou aangereikt aan het
evenementenbureau om er een onvergetelijk en feestelijk jubileum van te maken voor haar 80 medewerkers
en hun partners:
1.Het dient een onvergetelijk en feestelijk jubileum te zijn voor in totaal 160 genodigden (80 medewerkers plus
hun partner).
2.Het beschikbare budget is € 50.000.
3.Belangrijk is dat de locatie voor iedereen goed bereikbaar is.
4.De wens is om tevens een overnachting aan te kunnen bieden, zodat iedereen kan genieten van een
drankje tijdens het feest.
5.Het 10-jarig bestaan dient als uitgangspunt te dienen.
6.De keuze van de locatie moet passen binnen de sfeer en cultuur die past bij Pas Past Jou: informeel, hip,
kleurrijk, modieus en waar de klanten altijd op de eerste plaats komen.
7.Het zou een leuk zijn als het feest afgesloten zou kunnen worden met een prachtige vuurwerkshow.
8.Datum: geen specifieke datum bekend, maar op een zaterdag in juni.
Met bovenstaande informatie is de eerste input aan wensen gegeven waaraan het verder aan jou vanuit het
evenementenbureau is om hier een creatief voorstel voor te schrijven.
Stap 1: Wat lever je in?
Je schrijft een creatief voorstel voor bovenstaand evenement: 10-jarig jubileum voor kledingmerk Pas Past
Jou.
Stap 2: Waar moet de opdracht aan voldoen?
Vanuit jouw evenementenbureau schrijf je een creatief voorstel voor bovenstaand evenement. Je neemt de rol
aan van evenementenmanager en schrijft een plan voor een evenement dat uiteindelijk realiseerbaar is.
Belangrijk is dat je in de aanleiding beschrijft om wat voor soort evenement het gaat, dit dien je ook te
onderbouwen. Het evenement dient aan te sluiten op de doelgroep en de doelstellingen en dient in dienst te
staan van het door de opdrachtgever gewenste resultaat (let op: het resultaat heeft een koppeling met de
aanleiding en doelstelling van de opdrachtgever).
Verwerk de volgende onderdelen in je voorstel:
1. Inleiding waarin de volgende punten worden uitgewerkt (maximaal 1 A4'tje):
•Introductie van jouw evenementenbureau (zelf verzinnen en op een zakelijke manier dit evenementenbureau
introduceren)
•Introductie van de opdrachtgever (op basis van bovenstaande informatie uit de case)
•Leeswijzer
2. Plan van aanpak (1 A4'tje):
•Soort evenement
•Doel en doelstelling evenement
•Beschrijving doelgroep (op basis van een mogelijke analyse vanuit de gegeven informatie)
•Kort (1 alinea) een weergave van de belangrijke wensen/eisen vanuit de opdrachtgever
3. Overzicht sfeer (2 à 3 A4'tjes, inclusief 1 A4'tje moodboard in deze hoofdtekst):
,•Locatie: Kies een concrete locatie en onderbouw deze keuze op basis van doelgroep, doel en wensen
opdrachtgever.
•Programma: Voeg een overzichtelijk programma toe en onderbouw de keuze van het programma op basis
van de doelgroep en het doel.
•Catering: Beschrijf hoe de catering eruit komt te zien en motiveer de keuze voor het eten.
•Entertainment: Onderbouw de keuze van entertainment. In hoeverre zorgt dit voor een bijdrage aan het doel?
•Decoratie: Hoe wordt de sfeer op de locatie gecreëerd? Wat is belangrijk aan de decoratie om deze sfeer
terug te laten komen?
•Vergunningen, veiligheid en verzekeringen: Beschrijf kort de belangrijke elementen waar rekening mee
gehouden dient te worden met betrekking tot mogelijke vergunningen, verzekeringen en de veiligheid.
•Voeg op basis van bovenstaande keuzes en onderbouwingen een moodboard toe die de sfeer op een juiste
manier weergeeft. (1 A4'tje in de hoofdtekst. Niet als bijlage toevoegen, omdat dit een te beoordelen
onderdeel is van de moduleopdracht.)
4. Uitnodiging en het traject (1 A4'tje):
•Beschrijf hoe het uitnodigingstraject verloopt en welke middelen er ingezet zullen worden om de
uitnodigingen te versturen. Om dit traject inzichtelijk te brengen dien je een korte weergave van een
tijdsplanning omtrent het gehele uitnodigingstraject toe te voegen. Onderbouw ook welke elementen er
verwerkt dienen te worden in de uitnodiging en welke sfeer er uitgestraald dient te worden. Laat duidelijk zien
dat het personeel wordt geprikkeld te (willen) komen.
•Verwerk ook de inzet van social media als onderdeel van het uitnodigingstraject. Motiveer de keuze voor
bepaalde socialmediakanalen.
5. Draaiboek (1 A4'tje):
•Voeg een gedeelte (verkorte versie) van het programmadraaiboek toe.
6. Evaluatie (1/2 à 1 A4'tje):
•Breng de verschillende onderdelen in kaart die je na afloop moet gaan evalueren. Je kunt hierbij denken aan
de opdrachtgever, de doelstelling, de doelgroep, de toeleveranciers, het projectteam enzovoort. Breng de
verschillende onderdelen overzichtelijk in kaart en motiveer op welke wijze dit geëvalueerd zal gaan worden.
Stap 3: Wat is de opbouw en structuur van de opdracht?
De moduleopdracht bevat minimaal de volgende onderdelen:
•Voorblad met de volgende informatie: •Voorletters en naam
•Studentnummer
•Datum
•Schoevers
•Naam van de opleiding die je volgt
•Naam van de module
•Voorwoord •Je stelt jezelf voor, geeft aan voor wie je de moduleopdracht schrijft en geeft de aanleiding weer
voor het schrijven van de moduleopdracht.
•Samenvatting
•Je maakt een samenvatting van maximaal 1 pagina van de inhoud van jouw moduleopdracht. Deze
samenvatting moet compleet en begrijpelijk zijn voor iemand die de moduleopdracht niet heeft gelezen.
•Inhoudsopgave
•Inleiding
•Je beschrijft de organisatie waarvoor je jouw moduleopdracht hebt gemaakt, evenals het belang en de opzet
van jouw moduleopdracht.
•Hoofdtekst (alle deelopdrachten zoals genoemd onder Stap 2)
•Literatuurlijst
•Bijlagen (eventueel)
De moduleopdracht bestaat uit minimaal 5 en maximaal 8 pagina’s opgemaakte hoofdtekst (inclusief inleiding)
en maximaal 7 pagina’s (A4-formaat) bijlagen, bij regelafstand 1 en lettertype en -grootte Arial 10/11. Het
voorblad, het voorwoord, de samenvatting, de inhoudsopgave en de literatuurlijst tellen niet mee in het
maximumaantal pagina’s.
Indien je het aantal pagina’s overschrijdt, kan dit negatieve consequenties hebben voor jouw beoordeling.
2
,Beoordeling:
Cijfer
8 (100%)
Motivatie en verbeterpunten
Met plezier heb ik het plan van Enjoy LIfe Events voor het jubileum feest van Pas Past Jou.
Het thema 'jij bent goud waard' is pakkend en uitnodigend. De hierbij gekozen locatie sluit goed aan.
Het valt me op dat je een uitgebreide inleiding hebt met veel algemene, voor evenementen geldende
stof. De informatie die specifiek voor het feest van Pas Past Jou van toepassing is kan hierdoor wat
minder opvallen, jammer, je plan en beschrijving is verder uitnodigend en goed beschreven.
Je tijdlijn in het uitnodigingstraject is kloppend en uitvoerig.
Het volledige draaiboek van de uitvoering is toegevoegd in de bijlage.
Ook informatie over de begroting en het budget staat in het plan vermeld.
3
, Creatief voorstel
Personeelsfeest
10-jarig jubileum
Pas Past Jou
Bron: eigen ontwerp
Naam:
Studentnummer:
Datum: 25 juni 2019
Opleidingsinstituut: Schoevers
Opleiding: HBO Associate degree Officemanagement
Module: Eventmanagement
4
,Voorwoord
Voor u ligt de moduleopdracht ter afsluiting van de module Eventmanagement, als onderdeel van de opleiding
HBO Associate Degree Officemanagement.
In april 2018 ben ik gestart met deze opleiding. De reden hiervoor is dat ik mezelf wil blijven ontwikkelen.
Sinds 1992 ben ik werkzaam bij XXXX. XXXX is een Zweeds-Zwitserse multinational die vooral actief is in de
energie en automatisering. De afgelopen jaren heb ik diverse functies bekleed, onder andere als
administratief medewerkster en secretaresse. Op dit moment ben ik met veel plezier werkzaam als inkoper op
de afdeling inkoop. Er zijn binnen XXXX veel veranderingen op stapel, daarom wil ik een HBO opleiding
kunnen toevoegen aan mijn CV.
De aanleiding voor het maken van dit creatief voorstel komt voort uit de case zoals omschreven op e-connect.
De moduleopdracht moet een voorstel opleveren waarin het evenement in detail wordt beschreven.
Met dit voorstel voor het organiseren van dit evenement hoop ik deze module succesvol af te ronden.
Graag wil ik mijn collega’s bedanken die een bijdrage hebben geleverd aan dit plan. Karin van de afdeling
communicatie voor het doorlezen van dit voorstel. Ook Kees, mijn studiebegeleider, wil ik bedanken voor zijn
input om dit plan op papier te zetten. Ten slotte wil ik mijn docente, Anke, bedanken voor haar enthousiaste
manier van lesgeven.
Rotterdam, 25 juni 2019
Esther
5
,Samenvatting
Voor het vak Eventmanagement bestaat het examen uit het inleveren van een moduleopdracht. Deze
moduleopdracht bestaat uit het maken van een creatief voorstel voor het organiseren van een
personeelsfeest naar aanleiding van het 10-jarig bestaan van het kledingmerk ‘Pas Past Jou’.
Bij het maken van het voorstel is het van belang om de klantwensen centraal te stellen. Deze wensen zijn
bekend gemaakt door middel van een briefing met de opdrachtgever. Uitgangspunten voor dit jubileumfeest
zijn naast vermaken en verrassen tevens, inspireren en waarderen. Met dit evenement willen we mede de
loyaliteit van de medewerkers versterken.
Na de briefing is de doelstelling als volgt (SMART) omschreven: Pas Past Jou wil op zaterdag 15 juni 2019
een onvergetelijk jubileumfeest organiseren voor haar medewerkers incl. partners (in totaal 160 mensen) met
een maximum budget van € 50.000. Met een minimaal aanmeldingspercentage van 80% van de
medewerkers en een no-show percentage van maximaal 5%. De bezoekers waarderen het evenement na
afloop met minimaal een 8 en het medewerkerstevredenheidscijfer zal omhoog gaan van een 7,5 naar een 8.
Als feestlocatie is gekozen voor Hotel van Oranje aan Noordwijk aan Zee. Deze locatie is hip en populair en is
centraal gelegen ten opzichte van de huidige vestigingen van Pas Past Jou. Tevens is de locatie voor
iedereen goed bereikbaar, er kan overnacht worden en de vuurwerkshow is te bewonderen vanaf de
boulevard wing. De catering zal ook verzorgd worden door Hotel van Oranje. Zij hebben een ruime ervaring
met bedrijfsfeesten en het eten en de service is altijd van zeer goede kwaliteit.
Om dit personeelsfeest een onvergetelijk evenement te maken, is als thema ‘Jij bent goud waard’ gekozen.
Hierdoor zullen de medewerkers zich speciaal en gewaardeerd voelen. De kleur goud zal deze avond de
boventoon voeren. De decoratie zal hierop worden afgestemd. Er zal gebruik gemaakt worden van
goudkleurige ballondecoraties en stoelsjerpen. Op het grote scherm zal het logo van het 10-jarig jubileum in
de kleur goud getoond worden.
De keuze van het entertainment is gebaseerd op vermaken en inspireren.
De avond start met een inspirerend dankwoord van de directeur van Pas Past Jou, waarin wordt gekeken
naar het verleden en naar de toekomst. Vervolgens zal Fred van Leer een heerlijke show opvoeren, deze
show staat in het teken van mode. Later op de avond zullen er inspirerende video’s getoond worden tijdens
het optreden van de VJ. De avond wordt afgesloten met een mooie ‘gouden’ vuurwerkshow, te bewonderen
vanaf de boulevard wing. Het bijgevoegde moodboard geeft een sfeer indicatie van de feestavond.
De sfeer van de avond komt ook terug in de uitnodigingen. Het uitnodigingstraject is een onderdeel van de
overallplanning. Dit traject bestaat uit drie fasen: de vooraankondiging, de feitelijke uitnodiging en de
bevestiging.
Om te zorgen dat het evenement op de dag zelf voorspoedig verloopt, is een draaiboek opgesteld. In dit
draaiboek staat gedetailleerd omschreven welke taken uitgevoerd dienen te worden en wie waarvoor
verantwoordelijk is. Bij elk te organiseren evenement is het belangrijk rekening te houden met de veiligheid.
Hotel van Oranje beschikt over een veiligheidsplan, welke ook opgenomen is in het draaiboek.
Enjoy Life Events heeft als evenementbureau een doorlopende ‘evenementenverzekering’ afgesloten voor
onvoorziene omstandigheden.
Na afloop van het evenement wordt een evaluatieverslag gemaakt. Dit verslag bestaat uit de interne
evaluatie, de externe analyse en de financiële afwikkeling. Evalueren kan zowel mondeling als schriftelijk.
Door te evalueren krijgt men inzicht in welke onderdelen gehandhaafd kunnen worden en welke voor
verbetering vatbaar zijn. Deze bevindingen kunnen worden meegenomen bij het organiseren van een volgend
evenement.
6
, INHOUDSOPGAVE
Voorwoord .......................................................................................................................................................... 5
Samenvatting ...................................................................................................................................................... 6
1. Inleiding .......................................................................................................................................................... 8
1.1 Introductie evenementenbureau .............................................................................................................. 8
1.2 Introductie opdrachtgever ........................................................................................................................ 8
1.3 Leeswijzer ................................................................................................................................................ 8
2. Plan van aanpak ............................................................................................................................................. 9
2.1 Soort evenement ...................................................................................................................................... 9
2.2 Beschrijving doelgroep ............................................................................................................................. 9
2.3 Doel en doelstelling evenement ............................................................................................................... 9
2.4 Wensen/eisen opdrachtgever ................................................................................................................ 10
3. Overzicht sfeerbeleving ................................................................................................................................10
3.1 Locatie .................................................................................................................................................... 10
3.2 Programma ............................................................................................................................................ 10
3.3 Catering .................................................................................................................................................. 11
3.4 Entertainment ......................................................................................................................................... 11
3.5 Decoratie ................................................................................................................................................ 11
3.6 Vergunningen, veiligheid en verzekeringen ........................................................................................... 12
3.7 Moodboard ............................................................................................................................................. 13
4. Uitnodiging en het traject ..............................................................................................................................14
5. Draaiboek .....................................................................................................................................................15
6. Evaluatie .......................................................................................................................................................16
6.1 Interne evaluatie..................................................................................................................................... 16
6.2 Externe analyse ..................................................................................................................................... 16
6.3 Financiële controle ................................................................................................................................. 16
6.4 Eindverslag ............................................................................................................................................ 16
Literatuurlijst .....................................................................................................................................................17
Bijlage I Plattegrond Hotel van Oranje en zaalindeling ...............................................................................18
Bijlage II Overallplanning en tijdlijn ...............................................................................................................19
Bijlage III Impressie van de uitnodiging .........................................................................................................20
Bijlage IV Draaiboek ......................................................................................................................................21
Bijlage V Enquête .........................................................................................................................................23
Bijlage VI Inkoop/verkoopstaat ......................................................................................................................24
7
