Cursist:
Studentnummer:
Datum: 04-10-2019
NCOI
HBO Big Data & Business Intelligence
Business Intelligence
,Voorwoord
Mijn naam is XXXX en ben sinds XXXX werkzaam…
Op 1 oktober 2018 ben ik gestart aan de éénjarige opleiding HBO Big Data en Business Intelligence
van het NCOI. De module Business Intelligence is de tweede module die door mij wordt gevolgd en dit
adviesplan is ter afronding van deze module.
De aanleiding voor het schrijven van het adviesplan is, omdat er een aantal punten zijn geconstateerd,
waarin het XXXX kansen laat liggen op gebied van Business Intelligence (hierna “BI”). Met dit
adviesplan wordt er een advies gegeven om de knelpunten, voor een beter BI-landschap en een beter
rapportageproces in de organisatie, aan te pakken.
Het document is mede tot stand gekomen door de hulp van mijn collega’s en de begeleiding van het
NCOI. Ik zou graag iedereen die heeft bijgedragen willen bedanken.
Noordwijk, 4 oktober 2019
Samenvatting
1
,XXXX is een organisatie, waar nog geen volledig gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden van
BI. Om dit voor elkaar te krijgen, moeten er aanpassingen moeten komen op gebied van organisatie,
mensen en het proces, waarin rekening gehouden moet worden met de kosten.
De belangrijkste groep gebruikers van de informatievoorziening zijn medewerkers van de afdelingen:
Finance, Datamanagement, Oncology, Cardiology, Sales en Marketing.
De rapportagespecialist van de afdeling genereert rapportages vanuit het systeem, die vervolgens in
Excel worden geëxporteerd. Deze Excelspreadsheets, worden geleverd aan de datamanager en de
specialist van de afdeling, oftewel de First Line Manager (hierna “FLM”). Samen analyseren zij de
rapportages. Vervolgens worden de bevindingen en uitkomsten na de analyse gebruikt om nieuwe
strategieën te bedenken.
Om de sturing in het bedrijf te ondersteunen worden er bij XXXX, voornamelijk standaardrapporten
geleverd. Deze standaardrapporten geven inzicht in de status van dat moment en kunnen aantonen
dat een bepaald doel wel of niet wordt gehaald. Wanneer er afwijkingen zijn, worden er om ad hoc
rapporten gevraagd, met als doel te analyseren, waar deze afwijkingen vandaan komen. De
rapportages die bij XXXX gegenereerd worden zijn voornamelijk financiële, operationele,
salesrapportages.
Er zijn enkele knelpunten gevonden, waar XXXX zich in moet verbeteren, om BI te optimaliseren en
het rapportageproces te verbeteren. Deze knelpunten zijn zowel organisatorisch als mens gerelateerd.
Hoewel enkele werknemers in de organisatie een bewustzijn hebben van BI, hebben ze net als de rest
van de organisatie, een te geringe kennis om optimaal gebruik te maken van BI. De kennis bestaat
wel, maar zit versnipperd over de verschillende afdelingen.
Zo is er geen standaardisatie over data definities en rapportage templates, is er geen werkinstructie
opgesteld met daarin te volgen richtlijnen en procedures van het rapportageproces, blijken er veel
duplicerende werkzaamheden en handmatige handelingen te zijn, is er te weinig kennis en worden er
door de afdelingen nauwelijks samengewerkt op gebied van BI. Hierdoor ontstaat het risico, dat de
kwaliteit en betrouwbaarheid van rapporten kan variëren.
Om BI en het rapportageproces in de organisatie te verbeteren, zal iedereen in de organisatie, die
invloed heeft op het rapportageproces erbij betrokken worden. Er zal bij XXXX een verandering in het
organisatieproces moeten plaatsvinden.
Een manier om dit tot stand te laten komen kan door middel van een Business Intelligence
Competency Centre (hierna “BICC”) op te richten. Dit is een team van mensen met analytische, IT en
business vaardigheden, met als doel de organisatie te helpen met het optimaliseren van BI en het
verbeteren van het rapportageproces. Dit kunnen ze doen door middel van het implementeren van
verbeteringen als, standaardisatie, delen van kennis, trainingen en evaluaties.
Door het implementeren van deze verbeteringen kunnen duplicerende werkzaamheden, te veel
handmatige handelingen, beveiligingsproblemen, te weinig samenwerking tussen de afdelingen en te
weinig kennis op gebied van BI worden aangepakt.
Implementatie van deze verbeteringen, moet XXXX helpen bij het optimaliseren van BI in de
organisatie en het verbeteren van het rapportageproces.
2
,Inhoudsopgave
Voorwoord 1
Samenvatting 2
Inhoudsopgave 3
1. Inleiding 4
1.1 Organisatie 4
1.2 Aanleiding 4
1.3 Probleemstelling 4
1.4 Doelstelling 4
2. De onderdelen van het rapportageproces 5
2.1 Mensen 5
2.2 Systemen 5-6
2.3 Financiële rapportages en operationele rapportages 6
2.4 Salesrapportages en marketingstrategie 6-7
3. De oorzaak van de knelpunten 7
3.1 Moeite met veranderingen 7
3.2 Kennis 7
3.3 Samenwerking tussen afdelingen 7
3.4 Rapportagekwaliteit 7
4. De gewenste situatie 8
4.1 De taken van het BICC 8
4.2 De vaardigheden van het BICC 8
4.3 De functies in het BICC 9
4.4 Standaardisatie 9
4.5 Kennis delen en training 9
4.6 Evaluaties 9
5. Conclusie en Aanbevelingen 10
Literatuuroverzicht 11
Bijlages 12-14
3
, Inleiding
1.1 Organisatie
XXXX is een farmaceutisch bedrijf, gevestigd in XXX.
Innovatie staat hoog in het vaandel van XXXX. Nieuwe geneesmiddelen ontwikkelen is een lang
proces dat wordt gestart in researchcentra en daarna, in samenwerking met medische
beroepsbeoefenaren en wetenschappers in de gezondheidszorg, wordt voltooid.
1.2 Aanleiding
BI speelt tegenwoordig een onmisbare rol bij het nemen van ondersteunende, tactische en
strategische beslissingen in de organisatie, maar volgens een onderzoek van Gartner heeft 87 procent
van de bedrijven geen volwassen BI-organisatie (Chien, 2018).
Zo wordt gesteld dat deze organisaties, verschillende knelpunten hebben die BI-mogelijkheden in de
organisatie vertragen. Dit kunnen onder andere zijn:
1. Een verouderd IT-infrastructuur;
2. Beperkte samenwerking tussen IT en de overige afdelingen;
3. BI-functionaliteit is voornamelijk gebaseerd op rapportages.
Wanneer er geen volwassen BI-organisatie is, stelt Chien (2018) dat data analisten moeite hebben om
gebruik te maken van moderne BI-mogelijkheden en nieuwe technologieën in organisaties te
introduceren. Dit betekent dat het voor organisaties een groot obstakel is, om BI in de organisatie te
optimaliseren.
De aanleiding voor het schrijven van dit verbeterplan is, omdat er in de huidige situatie van XXXX
geen optimaal gebruik wordt gemaakt van BI in de organisatie. Dit wil XXXX veranderen, alleen is er
niet het benodigde budget aanwezig om enorme investeringen te doen op BI-gebied.
Zo is er gevraagd om de huidige situatie van BI in de organisatie in kaart te brengen en te ontdekken
wat de knelpunten zijn. Deze knelpunten dienen door innovatieve interne oplossingen aangepakt
worden. Met als doel het optimaliseren van BI, voor het verbeteren van het rapportageproces.
Dit adviesplan richt zich op de benodigde stappen om BI in de organisatie te optimaliseren, zodat het
rapportageproces wordt verbeterd. Verder beantwoordt dit plan de vragen, hoe deze knelpunten op
innovatieve interne wijze worden aangepakt en wie binnen de organisatie hierbij zou moeten helpen.
1.3 Probleemstelling
Op welke wijze kan de organisatie dusdanig worden verbeterd, zodat het gebruik BI wordt
geoptimaliseerd?
1.4 Doelstelling
Het optimaliseren van BI in de organisatie, voor het verbeteren van het rapportageproces en BI-
strategieën met instandhouding van de werknemers die in de organisatie werken.
4
