2020-
2021
De kern van de
Administratieve Organisatie
(BIV 1) – Samenvatting
FINANCE & CONTROL – HOGESCHOOL UTRECHT – HOOFDFASE 1 –
JANUARI 2021
NICK HILDEBRAND
,Inhoudsopgave
1. Organisatie en besturing ............................................................................................................. 6
1.1 Organisatie............................................................................................................................. 6
1.1.1 Wat is een organisatie? ............................................................................................... 6
1.1.2 Doelstellingen van een organisatie ............................................................................ 6
1.1.3 Input van een organisatie ............................................................................................ 6
1.2 Besturing van de organisatie .............................................................................................. 6
1.2.1 Bereiken van organisatiedoelstellingen ..................................................................... 6
1.2.2 Stappen voor het besturen van organisaties ............................................................ 6
1.3 Samenvatting......................................................................................................................... 8
2. Control en controlmodellen ......................................................................................................... 9
2.1 Waarom control?................................................................................................................... 9
2.2 Wat is control?....................................................................................................................... 9
2.3 COSO Internal Control Framework – (Niet in detail kennen voor tentamen, alleen
doorlezen is voldoende)................................................................................................................. 10
2.4 Risicomanagement ............................................................................................................. 10
2.5 Toepassingen in de praktijk .............................................................................................. 10
2.5.1 ISO 9001 ...................................................................................................................... 10
2.5.2 INK-model .................................................................................................................... 11
2.5.3 PDCA-cyclus ............................................................................................................... 11
2.5.4 Vijf ontwikkelingsfasen van een organisatie ........................................................... 11
2.6 Tax Control Framework ..................................................................................................... 11
3. Informatie en informatieverzorging .......................................................................................... 12
3.1 Informatie als product......................................................................................................... 12
3.1.1 Maken van informatie ................................................................................................. 12
3.1.2 Kwaliteitseisen............................................................................................................. 12
3.2 Soorten informatie .............................................................................................................. 13
3.2.1 Strategische informatie .............................................................................................. 13
3.2.2 Tactische informatie ................................................................................................... 13
3.2.3 Operationele informatie.............................................................................................. 13
3.3 Balanced ScoreCard .......................................................................................................... 14
3.3.1 Informatieverzorging bij bedrijven ............................................................................ 14
3.3.2 Rol van de BSC........................................................................................................... 14
3.3.3 Strategiekaart .............................................................................................................. 14
3.3.4 Prestatie-indicatoren .................................................................................................. 14
4. Administratieve organisatie (AO) en interne controle (IC) .................................................... 17
1
De kern van de Administratieve Organisatie (AIS Procesmanagement) - Samenvatting
, 4.1 Wat is administratieve organisatie (AO)?........................................................................ 17
4.2 Interne controle ................................................................................................................... 17
4.3 Interne controle en internal control .................................................................................. 18
4.4 Elementen van administratieve organisatie .................................................................... 19
4.5 Samenvatting....................................................................................................................... 19
5. Typologie en attentiepunten ...................................................................................................... 21
5.1 Typologie .............................................................................................................................. 21
5.2 Attentiepunten en risico’s .................................................................................................. 21
5.3 Samenvatting....................................................................................................................... 22
6. Randvoorwaarden van de administratieve organisatie ......................................................... 23
6.1 Functiescheiding ................................................................................................................. 23
6.2 Automatisering .................................................................................................................... 24
6.3 Begroting en normen .......................................................................................................... 24
6.4 Richtlijnen............................................................................................................................. 24
6.5 Samenvatting....................................................................................................................... 25
7. Automatisering ............................................................................................................................ 26
7.1 Relatie tussen automatisering en administratieve organisatie .................................... 26
7.2 Aard van de automatisering binnen de organisatie ....................................................... 26
7.3 Enterprise Resource Planning (ERP) .............................................................................. 26
7.4 Ontwikkelingen binnen automatisering............................................................................ 27
7.5 Beheersing van de automatisering .................................................................................. 27
7.6 General computer controls ................................................................................................ 29
7.6.1 Organisatie van de ICT .............................................................................................. 30
7.6.2 Ontwikkeling van nieuwe ICT-toepassingen........................................................... 30
7.6.3 Functiescheidingen doorgevoerd in de ICT ............................................................ 30
7.6.4 Continuïteit van de ICT .............................................................................................. 30
7.6.5 Internettoepassingen .................................................................................................. 31
8. Processen en controles & analyses ......................................................................................... 32
8.1 Processen ............................................................................................................................ 32
8.1.1 Niveau van vastleggingen ......................................................................................... 32
8.1.2 Methoden en technieken ........................................................................................... 32
8.2 Controles en analyses ....................................................................................................... 33
8.2.1 Verbandscontroles ...................................................................................................... 33
8.3 SOLL en IST ........................................................................................................................ 34
8.4 Samenvatting....................................................................................................................... 35
9. Inkoop: de Bijenkorf .................................................................................................................... 36
2
De kern van de Administratieve Organisatie (AIS Procesmanagement) - Samenvatting
, 9.1 Typologie en steunpunten ................................................................................................. 36
9.2 Attentiepunten en risico’s .................................................................................................. 36
9.3 Randvoorwaarden .............................................................................................................. 36
9.3.1 Functiescheiding ......................................................................................................... 36
9.3.2 Automatisering ............................................................................................................ 37
9.3.3 Begroting ...................................................................................................................... 37
9.3.4 Richtlijnen en normen ................................................................................................ 37
9.4 Processen ............................................................................................................................ 37
9.4.1 Geven van de inkoopopdracht .................................................................................. 38
9.4.2 Aanvragen offerte en selecteren leverancier.......................................................... 38
9.4.3 Plaatsen inkooporder ................................................................................................. 39
9.4.4 Producten ontvangen ................................................................................................. 41
9.4.5 Controleren inkoopfactuur ......................................................................................... 41
9.4.6 Betalen inkoopfactuur ................................................................................................ 42
9.5 Controles en analyses ....................................................................................................... 42
9.5.1 Verbandscontroles ...................................................................................................... 42
9.5.2 Cijferbeoordeling ......................................................................................................... 43
9.5.3 Detailcontroles............................................................................................................. 43
9.6 Informatiebehoefte inkoop ................................................................................................. 43
9.6.1 Strategische informatiebehoefte............................................................................... 43
9.6.2 Tactische informatiebehoefte .................................................................................... 44
9.6.3 Operationele informatiebehoefte .............................................................................. 44
9.7 Samenvattende schema’s inkoop .................................................................................... 44
10. Voorraad: de Bijenkorf ........................................................................................................... 45
10.1 Attentiepunten en risico’s .............................................................................................. 45
10.2 Randvoorwaarden .......................................................................................................... 45
10.3 Processen ........................................................................................................................ 45
10.3.1 Registreren van producten ........................................................................................ 45
10.3.2 Prijssystemen .............................................................................................................. 46
10.3.3 Opslaan van producten .............................................................................................. 46
10.4 Controle van de voorraad .............................................................................................. 47
10.5 Controles en analyses.................................................................................................... 47
10.6 Samenvattende schema’s voorraad ............................................................................ 47
11. Verkoop op rekening: FrysTec.............................................................................................. 48
11.1 Typologie en steunpunten ............................................................................................. 48
11.2 Attentiepunten en risico’s .............................................................................................. 48
3
De kern van de Administratieve Organisatie (AIS Procesmanagement) - Samenvatting
, 11.3 Randvoorwaarden .......................................................................................................... 48
11.4 Processen ........................................................................................................................ 48
11.4.1 Assortiments- en prijsbepaling.................................................................................. 48
11.4.2 Leggen van contact met de klant ............................................................................. 49
11.4.3 Uitbrengen van offertes.............................................................................................. 49
11.4.4 Contracten ................................................................................................................... 50
11.4.5 Orderontvangst en -acceptatie ................................................................................. 50
11.4.6 Factureren .................................................................................................................... 50
11.4.7 Producten leveren....................................................................................................... 51
11.4.8 Incasseren ................................................................................................................... 51
11.4.9 Retourzendingen......................................................................................................... 52
11.4.10 Consignatie .............................................................................................................. 52
11.4.11 Emballage ................................................................................................................ 52
11.5 Controles en analyses.................................................................................................... 52
11.5.1 Verbandscontroles ...................................................................................................... 52
11.5.2 Cijferbeoordeling ......................................................................................................... 53
11.5.3 Detailcontroles............................................................................................................. 53
11.6 Informatiebehoefte verkoop op rekening .................................................................... 53
11.6.1 Strategische informatiebehoefte............................................................................... 53
11.6.2 Tactische informatiebehoefte .................................................................................... 54
11.6.3 Operationele informatiebehoefte .............................................................................. 54
11.7 Samenvattende schema’s verkoop op rekening ........................................................ 54
12. Contante verkopen: MediaMarkt .......................................................................................... 55
12.1 Typologie en steunpunten ............................................................................................. 55
12.2 Attentiepunten en risico’s .............................................................................................. 55
12.3 Randvoorwaarden .......................................................................................................... 55
12.3.1 Functiescheiding ......................................................................................................... 55
12.3.2 Automatisering ............................................................................................................ 55
12.3.3 Begroting ...................................................................................................................... 56
12.3.4 Richtlijnen en normen ................................................................................................ 56
12.4 Processen ........................................................................................................................ 56
12.4.1 Voorraadbeheer .......................................................................................................... 56
12.4.2 Verkopen ...................................................................................................................... 57
12.5 Controles en analyses.................................................................................................... 58
12.5.1 Verbandscontroles ...................................................................................................... 58
12.5.2 Cijferbeoordeling ......................................................................................................... 59
4
De kern van de Administratieve Organisatie (AIS Procesmanagement) - Samenvatting
, 12.5.3 Detailcontroles............................................................................................................. 59
12.6 Informatiebehoefte contante verkopen ........................................................................ 59
12.6.1 Strategische informatiebehoefte............................................................................... 59
12.6.2 Tactische informatiebehoefte .................................................................................... 59
12.6.3 Operationele informatiebehoefte .............................................................................. 59
12.7 Samenvattende schema’s contante verkopen ........................................................... 60
23. AO-handboek De Schoenspecialist (Nodig voor het maken van het mini AO-
handboek) ............................................................................................................................................ 61
23.1 Introductie op het AO-handboek .................................................................................. 61
23.2 Basis van het AO-handboek ......................................................................................... 61
23.2.1 Algemene component basisdeel AO-handboek..................................................... 61
23.2.2 Organisatiecomponent basisdeel AO-handboek ................................................... 62
23.3 Kern van het AO-handboek: procedures IST-situatie ............................................... 62
23.4 Kern van het AO-handboek: procedures SOLL-situatie ........................................... 62
5
De kern van de Administratieve Organisatie (AIS Procesmanagement) - Samenvatting
, 1. Organisatie en besturing
In dit hoofdstuk staan de begrippen organisatie en besturing centraal.
1.1 Organisatie
1.1.1 Wat is een organisatie?
We hanteren de volgende definitie voor een organisatie:
Een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen die met behulp van de inzet
van middelen (input) een bepaalde prestatie leveren (output) om daarmee een doelstelling
te bereiken.
1.1.2 Doelstellingen van een organisatie
De organisatie wil haar doelstellingen bereiken door output te leveren. Bij bedrijven is de
output meestal een product of een dienst. Belangrijk is op te merken dat de output goed
moet worden onderscheiden van de doelstelling. Zo zien we bij bedrijven vaak dat er sprake
is van (onder meer) een financiële doelstelling, bijvoorbeeld een winstgroei van …%.
Er is een verschil tussen een bedrijf en een organisatie. De definitie van organisatie staat
hierboven. Een bedrijf is een specifieke vorm van een organisatie, namelijk een organisatie
waar het doel is het behalen van winst.
1.1.3 Input van een organisatie
Een organisatie heeft een input nodig om haar output te kunnen produceren. Je zou kunnen
zeggen dat als een bepaalde categorie input ontbreekt, er geen sprake kan zijn van output.
Er worden vier soorten input onderscheiden:
1. Geld;
2. Goederen;
3. Mensen;
4. Informatie.
1.2 Besturing van de organisatie
1.2.1 Bereiken van organisatiedoelstellingen
In de organisatie vindt een verwerking van input plaats, die tot output moet leiden om
vervolgens het doel te realiseren. Dit komt kortweg neer in onderstaande figuur.
1.2.2 Stappen voor het besturen
van organisaties
Doorlezen in boek, vanaf bladzijde 26!
6
De kern van de Administratieve Organisatie (AIS Procesmanagement) - Samenvatting
,Strategie
Het schema begint met het formuleren van de strategie. Deze komt voort uit de opgestelde
missie en visie van het bedrijf. Klanten, medewerkers en aandeelhouders krijgen door de
missie en visie inzicht in wat voor organisatie het is en wat deze wil bereiken. De missie
verandert niet vaak, de visie zal periodiek geactualiseerd moeten worden. De missie en visie
geven vooral aan wat de organisatie wil bereiken, de strategische uitgangspunten formuleren
hoe dit bereikt moet worden.
Doelen en plannen
De volgende stap is het vertalen van de strategie naar concrete doelen en plannen. De
doelstellingen zijn bij bedrijven veelal financieel. Bij andere soorten organisaties (gemeenten
en ziekenhuizen) zullen de doelstellingen op een andere manier geformuleerd zijn. Zowel de
doelen als de plannen dienen SMART geformuleerd te zijn:
• Specifiek – de doelstelling moet concreet zijn;
• Meetbaar – het behalen van de doelstelling moet meetbaar zijn;
• Acceptabel – degene die de doelstelling moet halen, moet het ermee eens zijn;
• Realistisch – de doelstelling moet haalbaar zijn;
• Tijdgebonden – het moet bekend zijn wanneer de doelstelling behaald moet zijn.
Budget
De volgende stap is het vertalen van de plannen in geld. Hiertoe stellen bedrijven jaarlijks
een budget op. Hierin is financieel weergegeven wat het bedrijf en de afdelingen die
daarbinnen functioneren het komende jaar moeten bereiken. In dit verband wordt ook wel
over targets gesproken. Met de plannen en het budget zijn we beland op het zogenaamde
tactische niveau. Hiermee wordt het niveau bedoelt in de organisatie dat niet zelf de strategie
bepaalt, maar ook niet zelf de ‘eigenlijke’ organisatieactiviteiten verricht. Dit is het terrein van
het middle management.
Een budget is dus:
• Een resultaatgerichte afspraak tussen het ene managementniveau en het andere;
• Waarin concrete te leveren prestaties worden afgesproken;
• Waarin ook wordt bepaald welke middelen gebruikt mogen worden.
Budgetteren is dus een wijze van leiding geven!
Planning & Control
Met planning & control wordt het hele proces van het vooraf bepalen van de doelstellingen
en hoe die te bereiken (planning) en vervolgens te bewaken van de realisatie van de
doelstellingen bedoelt. Hierbij vindt planning vooraf (ex-ante) plaats en control achteraf (ex-
post), of liever tijdens het proces.
Uitvoering
Bij de uitvoering hebben we te maken met de dagelijkse activiteiten en alhoewel er jaarlijks
plannen en budgetten worden opgesteld, die allemaal moeten worden gerealiseerd, lopen de
dagelijkse activiteiten natuurlijk gewoon door. Al deze activiteiten hebben gemeen dat
mensen in de organisatie met behulp van input een zekere output produceren. Deze output
moet er vervolgens toe leiden dat de doelstellingen van de organisatie behaald worden. Met
de uitvoering hebben we het terrein van de planning verlaten en komen we terecht in het
domein van de control.
7
De kern van de Administratieve Organisatie (AIS Procesmanagement) - Samenvatting
,Meten en registreren
Met meten en registreren wordt er bedoeld dat er van alles moet worden vastgelegd omtrent
de uitvoering. Zo meten we de input, output en welke resultaten er zijn bereikt. Met de
informatie die hieruit komt wordt het volgende gedaan:
• Bijsturen als de uitvoering misgaat;
• Verantwoording afleggen aan de chef;
• Samenvatten om te beoordelen of het budget gehaald wordt;
• Samenvatten om te beoordelen of de strategie gerealiseerd wordt.
Control
Via control vindt er een confrontatie plaats van de werkelijkheid met de plannen. Deze
confrontatie kan leiden tot bijsturing. Deze bijsturing kan plaatsvinden op drie niveaus:
• Operationeel – de uitvoering loopt niet goed;
• Tactisch – het budget wordt niet gehaald (omzet) of overschreden (kosten);
• Strategisch – de strategische doelstellingen worden niet behaald.
Het kernprobleem bij control is: Is het management van een organisatie in staat om ‘rustig te
kunnen slapen’? To control betekent dan ook ‘beheersen’ en niet ‘controleren’!
Wat is control?
• Weten waar je naar toe wilt;
• Weten waar je naar toe gaat;
• Kunnen ingrijpen als het nodig is;
• Geen onverantwoorde risico’s lopen;
• Dit betekent niet alle risico’s vermijden!
Verantwoording
Als laatste gaan we in op het element van verantwoording afleggen. Door de werkelijkheid
met de plannen te vergelijken (IST-situatie tegenover de SOLL-situatie) is er sprake van
verantwoording afleggen. Binnen organisaties vindt deze verantwoording op alle niveaus
plaats. Iedereen legt verantwoording af aan zijn/haar baas. In veel gevallen zal dit op basis
van informatie gaan. Daarnaast legt een organisatie in haar geheel extern verantwoording af.
Het bekendste voorbeeld is een jaarrekening, maar ook de belastingaangifte kan gezien
worden als het afleggen van verantwoording, in dit geval aan de belastingdienst.
1.3 Samenvatting
In dit hoofdstuk is er kennisgemaakt met de begrippen organisatie en besturing. Er is een
start gemaakt met een kennismaking van het begrip ‘organisatie’. Vervolgens is er gekeken
naar de manier waarop organisaties hun doelstellingen formuleren en bewaken dat de
doelstellingen gehaald kunnen worden. Eén van de conclusies is dat het binnen de
organisatie van essentieel belang is dat over de juiste informatie wordt beschikt.
8
De kern van de Administratieve Organisatie (AIS Procesmanagement) - Samenvatting
, 2. Control en controlmodellen
2.1 Waarom control?
De vraag ‘waarom control?’ is eigenlijk heel makkelijk te beantwoorden, namelijk om te
voorkomen dat er situaties, als bijvoorbeeld een onvoldoende voor een project of de
sjoemelsoftware bij Volkswagen, ontstaan. Dit is een ‘negatieve formulering’, want je wilt dit
voorkomen. Positief geformuleerd gaat het om de volgende punten in een bedrijf:
• Efficiëntie en effectiviteit van bedrijfsprocessen;
• Betrouwbare rapportages;
• Naleven van wet- en regelgeving.
Efficiënt wil zeggen dat er een goede verhouding is tussen de input en de output. Iemand
die efficiënt werkt, verspilt geen tijd of geld. Je doet de dingen in één keer goed, zodat je niks
over hoeft te doen. Nu kun je heel efficiënt werken, maar toch je doel niet bereiken. Je bent
dan niet effectief. Je haalt je doel niet. Betrouwbare rapportages wil zeggen dat de
informatie die naar buiten gaat, maar ook de informatie binnen het bedrijf, betrouwbaar is.
Het naleven van wet- en regelgeving wordt ook wel compliance genoemd. Deze drie
elementen samen maken dat een bedrijf al dan niet ‘in control’ is.
Niveaus van control:
• Strategische Control (Definitie strategie, lange termijn, globaal)
Wat willen we, voor wie, hoe en wat?
• Management Control (Vertaal strategie naar actie)
Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden (TBV).
• Operational Control (Dagelijkse activiteiten en bijsturing, korte termijn)
Individuele taken, detailinformatie, transactie en informatie.
2.2 Wat is control?
De definitie die in dit boek gehanteerd wordt, is ontleend aan COSO en luidt:
Control is het proces dat gericht is op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid
omtrent het bereiken van doelstellingen op gebied van:
• De effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsprocessen;
• De betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging;
• De naleving van relevante wet- en regelgeving, beleidsrichtlijnen en procedures.
Het kernprobleem van ‘in control’ luidt: Is het management van een organisatie in staat om
‘rustig te slapen’?
To control = ‘beheersen’ en dus niet ‘controleren’!
Er is een onderscheid te maken tussen hard controls en soft controls. Bij hard controls gaat
het in het algemeen over structuren, taken, verantwoordelijkheden en procedures.
Bijvoorbeeld de AO richt zich vooral op deze controls. Soft controls werken in op
overtuigingen, ideeën en opvattingen van mensen. Bij soft controls gaat het om persoonlijke
afwegingen van mensen in bepaalde situaties. Hard en soft controls vullen elkaar aan.
Welk type control de overhand heeft, is van veel verschillende factoren afhankelijk; één
daarvan is de omvang van de organisatie.
9
De kern van de Administratieve Organisatie (AIS Procesmanagement) - Samenvatting
