Dit is een eindopdracht van leerjaar 1 van de opleiding HBO Bachelor technische Bedrijfskunde voor het NCOI/ISBW. De opdracht is in 2020 en betreft het onderwerp reduceren foutmarge inkoop facturen. Door middel van het toepassen van diverse modellen in de tekst word de probleemstelling duidelijk u...
Voorwoord
Mijn naam is XXXXen momenteel ben ik werkzaam bij het bedrijf Bedrijf X. Bedrijf X is een jong en dynamisch
bedrijf die veel kansen biedt. Hier ben ik begonnen als tweede monteur buitendienst, waarnaast ik een opleiding
MBO niveau 4 volgde. Na afronding van deze opleiding ben ik doorgeroeid als werkvoorbereider. Momenteel ben ik
ruim 2 jaar werkzaam als werkvoorbereider en ben ik met mijn HBO technische bedrijfskunde gestart. Voor de
business case van leerjaar één hebben de studenten de opdracht gekregen om een onderzoeksverslag op te stellen
voor de organisatie waar je momenteel werkzaam bent.
Bij het opstellen van deze businesscase heb ik van diverse mensen binnen de organisatie hulp gehad. Ik wil de
concern controller bedanken voor het aanleveren van de data van de inkoop orders. Daarnaast wil ik de teamleider
ICT bedanken voor het sparren op het gebied van ICT. Voor het selecteren van een onderwerp voor mijn
businesscase wil ik graag het managment bedanken.
Samenvatting
Binnen de vestiging van Bedrijf X zijn veel processen die door en langs elkaar lopen. Het doel van dit onderzoek is
het foutpercentage van de binnenkomende facturen van 35% naar 10% te brengen.
Dit onderzoek is gericht op het inkoop proces van de organisatie. In de huidige situatie wordt er voor elke
inkooporder bepaald of een factuur overeenkomt met de inkoopopdracht. Momenteel is dit het geval bij 35% van alle
binnenkomende facturen. Door middel van interviews met medewerkers vanuit elke laag van de organisatie is er
kwalitatieve data verzameld betreft het accorderen van de facturen. Door het aantal binnenkomende facturen van
2019 en Q1 van 2020 op te vragen bij de administratie zijn tabellen opgemaakt en geanalyseerd. Door de integratie
van Beverwijk en Zaandam in het filiaal in zou aankomend jaar op basis van de gegevens uit 2019 13.500 facturen
binnenkomen. Als 35% hiervan onjuist geboekt kan worden kost dit Bedrijf X € 17.000,-. In het inkoopproces moeten
veel handelingen verricht worden. Doordat dit allemaal door medewerkers moet worden uitgevoerd zijn er
verschillende factoren die kunnen leiden tot verstoringen. Dit word weergegeven in een visgraat diagram.
Voor het implementeren van dit plan zal een projectorganisatie opgezet worden welke maandelijks bij elkaar zitten
om de voortgang van dit project te bespreken. De projectleider is verantwoordelijk voor het aanhouden van de
planning en om ervoor te zorgen dat budget niet overschreden word.
Om draagvlak te creëren worden stakeholders bij het project betrokken. Door de stakeholders in te laten zien dat
deze verandering hun taken efficiënter maakt zullen de medewerkers te motiveren. Hierbij gaat het om de
administratie en de operations manager van . Momenteel worden de facturen nog goedgekeurd door de regio
manager van regio West. Hij zal deze taak overdragen aan de operations manager. Door met het projectteam één
keer per maand samen te komen om de voortgang van het project in de voorbereidingsfase te monitoren om het
juiste resultaat te behalen. De betrokkenen van het project worden door middel van een persoonlijk gesprek
geïnformeerd hier word de urgentie hiervan word dan duidelijk gemaakt.
De op te leveren deelresultaten worden getoetst op kwaliteit en haalbaarheid aan de hand van de PDCA methodiek
door medewerkers uit de gehele organisatie.
Er worden verschillende opties tegen elkaar afgewogen. Hieruit blijkt dat het bouwen van een eigen EDI koppeling
de meest efficiënte manier is en op lange termijn het meeste geld gaat opleveren tegen relatief lage kosten.
2. Verdieping - Wat zijn kenmerken en achtergronden? 5
2.1 Vertaalslag van de theorie ................................................................................................................................. 5
2.2 Gegevensverzameling....................................................................................................................................... 6
2.3 Maak een analyse van de huidige situatie ......................................................................................................... 7
2.4 Conclusies ........................................................................................................................................................ 7
3. Strategie - Welke aanpak kiezen we? 8
3.1 Genereer alternatieve oplossingsrichtingen en ideeën. ..................................................................................... 8
Optie 1 Niets doen en accepteren ..................................................................................................... 8
Optie 2 eigen EDI koppeling maken.................................................................................................. 8
Optie 4 Inkoper aannemen. ................................................................................................................ 9
3.2 oplossingsstrategie ........................................................................................................................................... 9
3.3 Bijdrage aan de doelstelling ............................................................................................................................ 10
4. Uitvoering – Wie doet wat en wanneer? 10
4.1 Resultaat ......................................................................................................................................................... 10
4.2 Afbakening en haalbaarheid ............................................................................................................................ 10
4.3 Betrokkenen .................................................................................................................................................... 10
4.4 Activiteiten en planning ................................................................................................................................... 10
4.5 Kosten en opbrengsten ................................................................................................................................... 11
5. Verkopen en managen van het plan – Hoe houden we koers? 12
5.1 Draagvlak ........................................................................................................................................................ 12
5.2 Managen ......................................................................................................................................................... 12
5.3 Evalueren ........................................................................................................................................................ 12
5.4 Verslag presentatie ......................................................................................................................................... 12
Bijlagen 13
Afgenomen interviews 16
Feedback 19
2
, Inleiding
Door technologische ontwikkelingen, verscherpte regelgevingen en een schaarste van technisch personeel op de arbeidsmarkt
worden de klanten van Bedrijf X gedwongen om op een andere manier naar de uitvoering van hun onderhoud te kijken. De
klanten van Bedrijf X bevinden zich in een groot scala aan marktgebieden, namelijk; Industrie, afvalwaterzuiveringen, warmte en
krachtcentrales, scheepvaart, off Shore, voedingsmiddelen fabrikanten, pretparken etc.
Afgelopen jaar zijn op de vestiging ruim 10.000 inkoop facturen verwerkt. Bij 35% van de inkoop facturen moest de administratie
een extra handeling uitvoeren. Ondanks de beschikbare digitale systemen zijn de kantoor medewerkers hier onnodig lang mee
bezig.
Door de samenvoeging van drie werkplaatsen in de regio naar één zal het aantal inkoopfacturen voor de vestiging toenemen.
Wanneer de huidige situatie in stand blijft zal het fout percentage van de inkoop facturen mogelijk gaan stijgen.
Het onderzoek is gericht op en wordt uitgevoerd binnen de vestiging van . Het onderzoek zal aanbevelingen opleveren waar het
management gaat oordelen om in te investeren om het foutpercentage van het aantal inkoop facturen te reduceren.
3
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper danielstr777. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €11,49. Je zit daarna nergens aan vast.
