Samenvatting Huisvestingsmanagement 2.1.
Hoorcollege 1: Inleiding, H1, H2 en H3
Het boek huisvestigingsmanagement bestaat uit drie hoofdelementen:
Richten: (hoofdstuk 3 tot en met 7)
Vraag en aanbod analyseren, strategie. Ontwikkelen en plannen maken
Verrichten: (hoofdstuk 8 tot en met 11)
Strategie implementeren, programma van eisen opstellen en taken uitvoeren in het kader van
muteren en exploiteren
Inrichten: (hoofdstuk 12 tot en met 14)
Huisvestigingsmanagement organiseren
Huisvestigingsmanagement gaat om:
Gebouwen
Goed doordachte locatiekeuzes
Periodieke analyses van vastgoedportefeuille
Strategisch huisvestingsbeleid
Optimale indeling en inrichting van de ruimte
Heldere afspraken over gebruik
Adequate facilitaire middelen en diensten (gebruikswaarde
Prettige omgeving (belevingswaarde)
Toekomstbestendig (toekomstwaarde)
H1: Huisvestiging als strategisch bedrijfsmiddel
- Bij een goede koppeling tussen organisatiestrategie en de huisvestigingsstrategie kan
huisvestiging als strategisch bedrijfsmiddel worden ingezet. Dit kan toegevoegde waarde
opleveren voor de organisatie.
- Een organisatie kan niet zonder huisvestiging, maar dit wordt ervaren als een last met hoge
kosten, grote complexiteit en risico’s
Huisvestiging is een strategisch bedrijfsmiddel, omdat:
Bijdrage aan het uitvoeren van de organisatiestrategie
Het kapitaalintensieve karakter
Huisvestigingsbeslissingen vragen om een lange planningshorizon
,Wanneer heeft huisvesting een toegevoegde waarde?
Huisvestiging kan een bijdrage leveren aan:
Verhogen van opbrengsten
Bijvoorbeeld: verhogen van de arbeidsproductiviteit, het verkopen van meer goederen of het
behandelen van meer patiënten.
Verlagen van de kosten
Bijvoorbeeld: verlagen van de verzuimkosten, verlagen van de huisvestigingskosten door zuinigere
installaties of efficiënter gebruik van de ruimte.
Alignment = het afstemmen van huisvestingsstrategie op de organisatiestrategie.
Huisvestigingsmanagement = het optimaliseren van de prestaties die de huisvesting levert.
Huisvestigingsprestaties = allerlei eigenschappen van de huisvestiging die relevant kunnen zijn voor
de organisatie. Deze eigenschappen kun je verdelen onder:
Functionele
Esthetische
Technische
Financieel-economische huisvestigingsprestaties
Huisvestigingscomponenten = sturingselementen voor de huisvestingsmanager.
- Het verbeteren van de huisvestigingsprestaties vraagt om het aanpassen van
huisvestigingscomponenten. Dit wordt ook wel muteren genoemd.
- Muteren is van een (her)huisvestigingsproject waarbij meerdere veranderingen worden
gecombineerd.
(Benchmarks wordt gebruikt om huisvestigingsprestaties te beoordelen. ‘Benchmarks: vaak
kengetallen gebaseerd op de prestaties binnen een peergroup van vergelijkbare organisaties’)
H2: Het speelveld en de spelers
Vraagzijde van het speelveld:
Gaat om de huisvestigingsbehoeften van een organisatie die voortvloeien uit het primaire proces en
de strategische doelen, binnen een context van interne en externe ontwikkelingen.
Aanbodzijde van het speelveld:
Gaat om de huisvestingsportefeuille van de organisatie binnen de context van ontwikkelingen in de
totale markt van vastgoed en gebouwgebonden diensten.
,Drie hoofdgroepen stakeholders:
Gebruikers van huisvesting
Dit zijn mensen die structureel (medewerkers, studenten, patiënten en leveranciers) of incidenteel
(bezoekers) gebruik maken van ruimte en voorzieningen in de gebouwen van een organisatie.
Financiers van de organisatie
Bij een commercieel bedrijf zijn dit de eigenaren en/of aandeelhouders. Bij een non-profitorganisatie
zijn dit de publieke en/of private instanties die middelen verstrekken.
Financiers hechten belang aan: minimaliseren van de exploitatiekosten, balansverkorting, beperken
van de financiële risico’s en verhogen of behoud van economische waarde.
Actoren in de omgeving
Dit zijn personen en partijen die niet of nauwelijks van de huisvestiging gebruik maken en hier ook
geen financiële relatie mee hebben, maar er wel invloed op (willen) uitoefenen of er gemak of hinder
ondervinden. Zoals: omwonende, overheden en milieuactivisten.
Wie draaien er aan de huisvestigingsknoppen:
Beslissers
Binnen de organisatie: RvB, directie, managers en leidinggevende.
Huisvestigingsmanagers
Deskundigen die de beslissers adviseren en sturing geven aan de processen in het kader van mutatie
en exploitatie.
Overige actoren
Spelen een rol bij beslissingen ter attentie van huisvestiging, zoals: architecten, ingenieursbureaus en
overheden.
H3: Sturen op basis van een integrale benadering
Symptomen van een gebrekkig huisvestigingsmanagement:
Ambitieuze, risicovolle projecten te groot gedacht
Een reeks van kleine, tijdelijke, suboptimale maatregelen te klein gedacht
Tekortkomingen bij gebrek een professioneel huisvestigingsmanagement:
(Hierbij gaat het vaak om een combinatie van tekortkomingen)
Onvoldoende informatie over huisvestigingsportefeuille
Onvoldoende inzicht in toegevoegde waarde
Te korte planningshorizon in relatie tot levenscyclus van de huisvesting
Focus op slechts een deel van de belangen
Focus op slechts een deel van de verschillende inhoudelijke aspecten
Onvoldoende grip op vertaling van de strategische visie naar operationele uitvoering
Het besturingstheorie van De Leeuw 2000 bestaat uit bestuurd systeem en besturend orgaan.
Bestuurd systeem: huisvestigingsportefeuille inclusief alle facilitaire componenten en
vastgoedcomponenten
Besturend orgaan: geheel van beslissers, huisvestigingsprofessionals en overige actoren.
De vijf voorwaarden voor een effectieve besturing van een besturend orgaan:
Doelstelling: heldere huisvestingsdoelen
Model: kennis van huisvestingsmanagement en de gehuisveste organisatie
Informatie: een database met betrouwbare gegevens over de huisvestigingsportefeuille
Stuurmaatregelen: multidisciplinaire samenwerking en zeggenschap
Informatie verwerkende capaciteit
, Vraag vanuit de organisatie is dynamisch en het aanbod (huisvestigingsportefeuille) is statisch en
onderhevig aan veroudering. Dynamische vraag leidt tot veranderende huisvestigingsbehoeften. Het
is van belang om:
Zoveel mogelijke toekomstbestendige huisvestigingsoplossingen te realiseren
Continu of periodiek monitoren ban huisvestigingsprestaties
Sturen op waardtoevoeging door middel van huisvesting kent vier hoofdprocessen (deze verlopen
parallel en hiertussen zit interactie):
1. Strategie ontwikkelen
Het bepalen van de koers: missie, visie, doelen en huisvestingsprestatie indicatoren (richten)
2. Muteren
Fase waarin plannen voor verandering van huisvestiging worden ontwikkeld en uitgevoerd
(verrichten)
3. Exploiteren
Fase waarin de huisvesting wordt gebruikt en beheerd (verrichten)
4. Huisvestigingsmanagement organiseren
Inrichten van de organisatie die zorgdraagt voor de ontwikkeling en implementatie van de
huisvestingsstrategie (inrichten)
Bij deze vier hoofdprocessen wordt er onderscheid gemaakt tussen drie niveaus:
Strategisch
Hoogste echelons die zich bezighouden met de koers van de organisatie op (middel) lange termijn
hoofdproces: strategie ontwikkelen
Tactisch
Middelkader, opstellen en uitvoeren van meerjaren en jaarplannen hoofdprocessen:
huisvestingsmanagement, muteren en exploiteren
Operationeel
Dagelijkse sturing hoofdprocessen: muteren en exploiteren
