FOR
De kern van de administratieve organisatie
&
Bedrijfsadministratie met ERP
Hoofdstuk 1 AO
Een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen die met behulp van de inzet
van middelen (input) een bepaalde prestatie leveren (output) om daarmee een
doelstelling te bereiken.
Een bedrijf is een specifiekere vorm van de organisatie, het doel is hier het behalen van
winst.
Een organisatie heeft input nodig om output te creëren. Er zijn vier soorten input:
Geld kapitaal, dit kan uit verschillende bronnen komen.
Agencytheorie: er worden twee partijen onderscheiden, de principaal (de eigenaar en de
agent (de leiding)
Voor de eigenaar kunnen er twee problemen ontstaan (informatieasymmetrie):
- Hidden action: hierbij is geen zekerheid of de agent zijn best doet en of hij de
goede dingen doet.
- Hidden information: hierbij is geen zekerheid of de agent de waarheid vertelt
als hij zich verantwoordt.
Goederen
Mensen
Bedrijf met relatief weinig medewerkers kapitaalintensief
Bedrijf waar de factor arbeid belangrijk is arbeidsintensief
Informatie
Strategie: welke doelstellingen een organisatie wil bereiken, op korte en op lange
termijn.
Missie: het bestaansrecht van de organisatie kan als startpunt voor het besturen van
organisaties worden gezien. Waar het bedrijf voor staat.
Visie: geeft een beeld van de doelstellingen van de organisatie op middellange tot lange
termijn. De visie geeft vaak in kleurrijke of visionaire bewoording waar de organisatie
voor wilt gaan.
Doelen en plannen moeten SMART geformuleerd worden:
Specifiek de doelstellingen moeten concreet zijn
Meetbaar het behalen van een doelstelling moet meetbaar zijn
Acceptabel degene die de doelstelling moet behalen, moet het ermee eens zijn
Realistisch de doelstelling moet haalbaar zijn
Tijdgebonden het moet bekend zijn wanneer de doelstelling behaald moet zijn
1
,Het meten en registreren:
Er moet van alles worden vastgelegd omtrent de uitvoering. Zo meten we de input,
output en welke resultaten er zijn bereikt. Zo ontstaat er veel informatie.
Met de informatie wordt het volgende gedaan:
Bijsturen als de uitvoering misgaat
Verantwoording afleggen aan de chef
Samenvatten om te beoordelen of het budget gehaald wordt
Samenvatten om te beoordelen of de strategie gerealiseerd wordt
Anders gezegd: van alle activiteiten in de organisatie worden gegevens gemeten en
vastgelegd om daaruit informatie te kunnen herleiden die van belang is voor de
organisatie gegevensverwerkend proces.
Kritische succesfactoren (KSF’s) : bepaalde factoren die zo belangrijk zijn voor het
behalen van de organisatiedoelstellingen dat informatie erover echt van levensbelang is.
Door de werkelijkheid (IST) met de plannen te vergelijken (SOLL) is er sprake van
verantwoording afleggen.
IST-situatie: de huidige situatie
SOLL-situatie: de gewenste situatie van een organisatie
Informatie is nodig om te kunnen plannen, uitvoeren en beheersen en voor het
afleggen van verantwoording.
Hoofdstuk 3.1 & 3.2 AO
Kenmerken van informatie:
- Het eindproduct is, er is dus een productieproces aan vooraf gegaan
- Het moet een betekenis hebben, iemand moet er iets aan hebben
Kwaliteitseisen van informatie:
- Begrijpelijk
o De informatie moet goed te begrijpen zijn, zodat de informatie daardoor
ook goed te gebruiken is
o Is de informatie in een goede vorm zodat de gebruiker deze informatie
kan benutten?
- Relevant
o De informatie moet de medewerker in staat stellen om zijn werk goed te
kunnen uitvoeren.
o Effectiviteit: Wordt diegenen die de informatie ontvangt hier ook echt
door ondersteund?
o Tijdigheid: Komt de juiste informatie beschikbaar op het juiste moment?
Komt de informatie pas beschikbaar nadat het niet meer nodig is, dan is
deze niet meer relevant
- Betrouwbaar
o De informatie moet je kunnen vertrouwen, deze eis wordt onderverdeeld
in:
o Juistheid: Klopt de informatie met de werkelijkheid?
o Volledigheid: Is er niets van belang achterwege gelaten?
2
,Kwaliteitseisen van het productieproces van informatie:
- Randvoorwaarde: baten moeten altijd groter zijn dan de kosten.
- Flexibiliteit
o Hoe eenvoudig kan het informatiesysteem worden aangepast als de
informatiebehoeften zijn veranderd?
- Continuïteit
o Zijn er afdoende maatregelen getroffen om uitval van het
computersysteem te voorkomen?
- Betrouwbaarheid
o Is de gegevensverwerking betrouwbaar en kan dat worden gecontroleerd?
- Privacy
o Zijn er maatregelen genomen om onbevoegd gebruik van de informatie te
voorkomen?
Strategische informatie:
Hoe de missie en de visie van de organisatie in de toekomst
gerealiseerd kunnen worden. Vooral externe informatie
gebruik maken van de DESTEP-analyse
Tactische informatie
Informatie uit de organisatie zelf (intern). Tactische
Informatie is nodig voor het controleren, bewaken en
Aansturen van bedrijfsprocessen. Informatie wordt
Afgezet tegen een norm, zonder norm is er eigenlijk geen sprake van informatie.
(bezettingsgraad, kostprijs, etc.)
Operationele informatie:
Concrete informatie en zeer gedetailleerd (intern). Deze informatie is nodig voor de
uitvoering van de dagelijkse activiteiten in een organisatie (productieplanning, rooster,
salaris, etc.)
Geaggregeerde informatie: tactische en strategische informatie (bijv. omzet, totale
productie etc.)
Hoofdstuk 4 AO
Administratieve organisatie (AO): het systematisch verzamelen, vastleggen en
verwerken van gegevens ten behoeve van het verstrekken van informatie ten behoeve
van het besturen en doen functioneren van een organisatie en ten behoeve van de
verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Het gaat dus om de maatregelen die nodig zijn om het gegevensverwerkend proces
zodanig op te zetten, dat de medewerkers in de organisatie dié informatie krijgen om de
taken te kunnen uitvoeren, om de leiding te kunnen geven en om verantwoording te
kunnen afleggen. Het draait dus allemaal om de informatie.
Primaire processen: inkoop-, productie-, en verkoopproces
Secundaire processen: persoon en organisatieproces, administratief proces en facilitair
proces.
De kernactiviteiten spelen af in het primaire processen. De secundaire processen zijn de
ondersteunende processen.
3
, De doelstelling van de AO is om betrouwbare informatie te leveren. In een organisatie
werken mensen en mensen maken fouten.
- Onbewuste fouten
- Bewuste fouten fraude
Fouten moeten worden voorkomen met maatregelen vooraf (preventief), tijdens de
werkzaamheden (detectief) of achter (repressief)
Deze maatregelen moeten ervoor zorgen dat:
- De informatie aan de kwaliteitseisen voldoet en betrouwbaar is
- De juiste bevoegdheden worden toegepast
- Er geen waarden (geld of goederen) verdwijnen
De AO doet dit door het opnemen van maatregelen van interne controle
Interne controle
Het gaat om het toetsen van de realiteit aan een norm. Het vergelijken of confronteren
van het IST met het SOLL. Interne controle is een gevolg van het delegeren van
bevoegdheden en dat de controle zich richt op de manier waarop en de mate waarin van
die gedelegeerde bevoegdheden gebruik wordt gemaakt.
Zelfcontrole
Controle die je zelf uitvoert. Dit is een zwakke vorm van controle, je kijkt makkelijk over
je eigen fouten heen.
Externe controle
Een controle door een externe partij (bijv. de accountant)
Ze richten zich op verschillende doelen:
- Internal control: het beheersen van de processen binnen de organisatie
- Interne controle: enerzijds gericht op voorkomen of achteraf vaststellen van
fouten en onjuistheden. De vergelijking van een norm met de werkelijkheid
Effectief: de controle heeft haar doel bereikt
Efficiënt: de baten zijn groter dan de kosten
Hoofdstuk 5
Typologie: een
onderverdeling op
basis van een aantal
kenmerken. (de
bedrijven van een
‘bepaalde’ soort)
Een organisatie kan
worden ingedeeld in een of meer typologieën. Vanuit deze typologie kan worden
bepaald welke primaire processen er aanwezig zullen zijn (bijv. inkoop, magazijn en
verkoop).
Handelsbedrijven
Productiebedrijven
Agrarische en extractieve bedrijven
Bedrijven gericht op massale gegevensverwerking
Dienstverlenende bedrijven
Financiële instellingen
Daarnaast bepaalt de typologie uit welke belangrijke bouwstenen de AO bestaat. Hierbij
horen bepaalde maatregelen van de interne controle steunpunten en vormen de basis
van de administratieve organisatie.
4
