SBM 2 Eventmanagement:
Stap 1: Formuleer je idee
Commercieel sportorganisatiebureau: Commercieel = winstgevend, sportorganisatiebureau =
organiseren van sportevenementen. Krijgen opdrachten door eigen initiatief, bedrijven benaderen,
gemeente/overheid, reclame maken.
1.1 Veelvoorkomende termen:
Aanbesteding/tender: bekendmaking van opdrachtgever voor opdracht. Gemeente/overheid
regelt, als het gaat om grote bedragen, welk bedrijf het evenement mag organiseren m.b.v.
een tender/open sollicitatie.
Acquisitie: werven/binnenhalen
Pitch: kans om je idee/voorstel te presenteren. Overtuigen
Bidbook: voordrachtsdossier / uitgebreide informatie om evenement binnen te halen.
1.2 Wat is een evenement/event?
Evenement: georganiseerde gebeurtenis met een bepaalde grootte en belevenis. Er is geen
duidelijke definitie van een evenement, want wordt gebaseerd op meningen.
1.3 Stakeholders:
Stakeholders zijn betrokken. Dit zijn onder andere opdrachtgever, deelnemers, sponsors,
donateurs, overheid, omwonenden, leveranciers, personeel, locatiebeheerder, vrijwilligers,
bezoekers.
1.4 Stappenplan bij een evenement:
Stappenplan:
1. Formuleer je idee
2. Onderzoek de haalbaarheid
3. Organiseer je team
4. Promoot je event
5. Bereid de uitvoering voor
6. Stel een draaihoek op
7. Voer het evenement uit
8. Handel het evenement af
1.5 Evenementenvoorstel:
Bestaat uit:
1. Titelblad, voorwoord, inhoudsopgave, inleiding
2. Contactgegevens (opdrachtgever en evenementorganisatie)
3. Evenementorganisatie, wie zijn jullie
4. Debriefing: wat weet je al m.b.t. het evenement? (doelgroep, doelstellingen, datum, tijd,
locatie)
5. Voorlopig programma (naam evenement, thema, tijdsindeling, inhoud)
6. Voorlopige begroting
, Stap 2: Onderzoek de haalbaarheid
2.1 Haalbaarheid:
Rechtsvorm:
De juridische vorm van organisatie. Bijvoorbeeld BV, NV, VOF, stichting (grote terugkerende
evenementen), vereniging)
Technische haalbaarheid:
Locatie beschikbaar (ook voor op- en afbouw)
Voldoende capaciteit
Aanvullende ruimte/kleinere ruimte mogelijk
Sfeer van locatie
Verplichte catering
Bereikbaarheid (auto, ov, overnachtingsmogelijkheid)
Voorzieningen (toiletten, garderobe, kleedruimten, technisch)
Accommodatie:
Gebouw
Ruimten
Voorzieningen
Veiligheidsplan beschikbaar
Personele haalbaarheid:
Werving van (capabel) personeel:
- (tijdelijk) in dienst
- Uitzendbureau
- Vrijwilligers
Praktische uitvoerbaarheid:
Beheersbaarheid, omvang kwaliteit
Planning, tijdsbestek
Externe factoren
Negatieve emoties of imago (stof van de ‘color runs’ dat schadelijk voor de gezondheid
bleek)
Vergunningen
Voldoende belangstelling:
Marktonderzoek
Financiële haalbaarheid:
Sluitende begroting
2.2 Producten:
Gedetailleerd programma:
Activiteiten
Datum en tijdstippen
Begroting:
Meerdere offertes (drie is gebruikelijk)
Referenties
