Administratieve organisatie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van
gegevens ten behoeve van het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en
doen functioneren van een organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover
moet worden afgelegd. Het gaat om de maatregelen die nodig zijn om de het
gegevensverwerkend proces zodanig op te zetten dat medewerkers in de organisatie die
informatie krijgt om taken te kunnen uitvoeren, leiding te kunnen geven en verantwoording te
kunnen afleggen.
Primaire processen: Inkoop, verkoop en productieproces.
Secundaire/ondersteunende processen: Personeel, organisatieproces, administratief
proces en facilitair proces.
Waarvoor dienen de maatregelen binnen de AO?
● De informatie moet aan de kwaliteitseisen voldoen
● De juiste bevoegdheden worden toegepast
● Er mogen geen waarden zoals geld verdwijnen
Doel: Leveren van betrouwbare informatie op basis van betrouwbare administratie
Belang van accountant: Als hij kan steunen op goede administratie hoeft hij minder zelf te
doen
Doelstelling:Besturen-doen functioneren-beheersen-verantwoording afleggen
Interne controle: Toetsen van de realiteit aan de werkelijkheid. Dit is de controle namens
de leiding. Je hebt ook zelfcontrole en externe controle. Externe controle is bijvoorbeeld een
accountantskantoor. Vaststellen van fouten en onjuistheden en proberen deze te
voorkomen. Het geven van betrouwbare informatie
Internal control: Richten zich op verschillende doeleinden. Het gaat om het beheersen van
processen. Gericht op het voorkomen en het achteraf vaststellen van fouten en
onjuistheden.
Internal control:
● Doel: Voldoen aan wet-en regelgeving. Processen moeten effectief zijn
● Realiteit: Er wordt geen loonbelasting betaald
● Conclusie: Wet-en regelgeving wordt niet nageleefd. Waarden verlaten ten onrechte
de organisatie
Interne controle:
● Norm; Feitelijke voorraad moet gelijk zijn aan administratieve voorraad
● Realiteit: Feitelijke voorraad is lager dan dat de administratie aangeeft.
● Conclusie:Er is een voorraadverschil, procedure wordt niet gevolgd.
De interne controle is een onderdeel van control. Het richt zich op een breder vlak. De
internal control kan alleen goed functioneren als de informatie van de interne controle
betrouwbaar is. Het waarborgen van betrouwbare informatie is het belangrijkst van de
interne controle. De AO zorgt ervoor dat er zoveel mogelijk dagelijkse activiteiten van de
medewerkers worden opgenomen. De maatregelen zijn ingebouwd in de AO. Het gaat erom
dat de AO zodanig slim wordt ingezet daar er automatisch controles in zitten.
,Soft control: Medewerkers onderling die geen diefstal meer accepteren.
Bij controle is het belangrijk dat er effectief en efficiënt wordt gewerkt.
H5;
Aan de hand van een typologie kan worden bepaald welke primaire processen er aanwezig
zullen zijn. De typologie bepaalt ook uit welke belangrijke bouwstenen de AO bestaat. Hierbij
horen bepaalde maatregelen van de AO. Dit zijn standpunten die de basis vormen voor de
administratieve organisatie.
Specifieke omstandigheden binnen een administratieve organisatie worden attentiepunten
genoemd. Dit leidt tot risico’s waar beheersmaatregelen voor worden moeten getroffen.
Typologie Specifieke risico’s: Binnen de typologie. Bijvoorbeeld handel met contante
verkoop
Bedrijfsspecifiek: Attentiepunten die bij het specifieke bedrijf voorkomen, maar niet perse
bij de andere bedrijven binnen die typologie.
COSO: Behalen van bedrijfsdoelstellingen
AO: Leveren van betrouwbare informatie
Handel op rekening:
● Inventarisatie
● Brutowinst marge
● Inkoop-magazijn-verkoop-administratie
● Verbanden in geld-en goederenbeweging
Handelsbedrijven: Groothandels en supermarkten
Productiebedrijven: Massaproductie zoals autofabriek en stukproductie zoals bouwbedrijf
Agrarische bedrijven: Veehouderij
Bedrijven gericht op massale gegevensverwerking: Studielink
Dienstverlenende bedrijven met zekere goederenbeweging: Resturant, garage en
elektriciteitsbedrijf
Informatiediensten; App store
Beschikbaar Stellen capaciteit: Hotel
Overige dienstverlening: Uitzendbureau, reisbureau
Financiele instellingen: Banken en verzekeraar
Niet werkend voor de markt: Overheid en gemeente
, H6:
Voorwaarde van de administratieve organisatie is de functiescheiding. Deze moet zodanig
zijn ingericht dat het mogelijk is een goede AO vorm te geven. Het idee is dat er twee
medewerkers betrokken zijn bij dezelfde gebeurtenis met tegengestelde belangen. Die twee
registraties sluiten op elkaar aan. De controles hiertussen gebeuren vaak automatisch aan
de hand van een ERP systeem.
Beschikkende functie: Beslist over de activa van de organisatie
Bewarende functie: Beschikt over het domein van de activa
Registrerende functie: Informatie over inkoop doorgeven
Controlerende functie: Controleren van inkoop in systeem
Uitvoerende functie: Voert activiteiten uit die niet tot een van de andere categorieën behoren
Op basis van interne en externe ontwikkelingen wordt een meerjarenplan opgesteld.
Vanuit een meerjarenplan wordt een jaarplan opgesteld en daaruit vervolgens een
begroting. Het jaarplan wordt opgesteld door de directie. Een begroting is een raming van
de toekomstige inkomsten van een organisatie, maar ook een belangrijk instrument voor het
besturen en beheersen van de organisatie. Op basis van de verkoopbegroting worden de
inkoop, productie en personeelsbegroting opgesteld. De begroting worden gemaakt door de
managers ofwel hoofd inkoop en hoofd verkoop etc. Al die begrotingen leiden tot de
investerings- en exploitatiebegroting.
Deze totaal begrotingen worden vaak opgesteld door de administratie. Al deze plannen
worden vertaald in targets die door de gehele afdeling moeten worden behaald. Dit is vaak
aan de hand van een budget. Ook wel een taakstellende begroting genoemd. De gegevens
van het afgesproken budget worden vastgelegd in het ERP systeem. Op die manier kan er
snel worden gecontroleerd aan de hand van de Soll en ist. De begroting moet formeel
worden vastgesteld door de opleiding of commissarissen. Door richtlijnen probeert de leiding
dat alles hetzelfde wordt uitgevoerd door elke medewerker. Dit heet uniformiteit.
H7:
Automatisering: menselijke arbeid vervangen door een computer of een computer
programma.
Informatiesysteem:
● Hardware: Computer apparatuur en softwares zijn de programma’s
● Netwerken: De communicatiemiddelen waarmee gegevens worden verzameld en
informatie wordt verspreid
● Gegevens zijn alle data
● Procedures; afspraken gemaakt over het werken met informatiesystemen
Voorbeelden van ondersteunende processen:
● POS-systemen: waarmee je betaalt bij de kassa
● Boekhoudsystemen: online boekhouding bijhouden
● CRM-systeem: Contact onderhoud met klanten
● HRM systeem: Ten behoeve van personeelszaken
● Calculatiepakket om kostprijsberekeningen mee te maken
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper timosamuels. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €4,49. Je zit daarna nergens aan vast.
