Hoofdstuk 1 Het concept van performance management
Wat is performance management? Prestatiemanagement of performance management (PM)
omvat alle activiteiten, die ervoor zorgen dat organisatie en individuele doelen op effectieve
en efficiënte wijze worden behaald. Er wordt gefocust op de performance van de hele
organisatie, afdelingen, productieprocessen, medewerkers, etc.
Verschillende definities:
De kern van performance management is het continue proces om de performance te
verbeteren door individuele en team doelstellingen te benoemen die in lijn liggen met de
strategische doelen van de organisatie. Het herzien en het beoordelen van de vooruitgang en het
ontwikkelen van de kennis, vaardigheden en capaciteiten van mensen.
Performance management (prestatiemanagement) is het beheren (managen) van het bedrijf.
Het zou een krachtig middel moeten zijn om ervoor te zorgen dat de strategische doelen van de
organisatie worden bereikt. Het moet bijdragen aan de cultuurverandering en moet worden
samengevoegd met andere belangrijke HR-activiteiten. Dit zijn bijvoorbeeld het beheer van
menselijk kapitaal, talentmanagement, leren en ontwikkelen en het beloningsbeleid.
Performance management draagt ook bij aan horizontale integratie en helpt bij de bundeling van
HR-praktijken. Performance management kan een groot aandeel leveren in het vergroten van de
betrokkenheid van medewerkers.
Er wordt gekeken naar wat de strategische doelstellingen zijn. Hierna wordt vastgesteld welke
performance (thema’s) er nodig zijn om deze doelstellingen te behalen. Welke performance
normen hiervoor nodig zijn; hoe je deze gaat meten en hoe je conclusies kunt trekken over de
performance of prestatie. Hierna kun je overgaan tot actie.
Er zijn verschillende meningen over wat prestaties zijn. Het zouden ‘outputs’ kunnen zijn
(verkregen resultaten) of het kan gedrag betekenen. Het kan ook beide gevallen zijn.
• Performance als resultaat (via acties, werk en activiteiten)
• Performance als gedrag (wat doen werknemers; wat draagt het gedrag van de werknemer
bij). Prestaties gaan over wat medewerkers doen en niet over wat medewerkers produceren
of de resultaten van hun werk.
• Beide zijn nodig (wat wordt er geleverd, dus resultaat, en hoe wordt het geleverd, dus
gedrag).
à Het managen van performance betekent dus aandacht voor zowel het resultaat als voor het
gedrag. Gedrag als input en resultaat als output!
Harrison (1997) stelde vier factoren vast die invloed hebben op performance management:
1. De uitvoerende (de individu, die over de juiste competentie moet bezitten).
2. Het team/werkgroep waarin de uitvoerende zich bevindt (de leden beïnvloeden het
gedrag/houding).
3. De leidinggevende/manager van de uitvoerende (geeft steun, rolmodel, stimuleert).
4. De organisatie waarin de uitvoerende werkt (kan drempels opwerken, ineffectieve structuur).
Vroom: Individuele factoren die invloed hebben op de performance:
Performance= Vermogen x Motivatie à mensen hebben zowel het vermogen als de motivatie
nodig om goed te kunnen presteren/performen.
Blumberg & Pringle zeiden: Performance= Persoonlijke eigenschappen x Inspanning op het
werk x Organisatorische ondersteuning
De volgende combinatie van 3 factoren stelt medewerkers in staat om een hogere performance
te halen dan anderen (MVP):
1. Motivatie (niveau en doorzetten van inzet);
2. Verklarende kennis (taakvereisten en doelen);
3. Procedurele kennis (wat moet je doen en hoe moet je dit doen).
,De basis van performance management wordt weergegeven in het AMO-model:
Ability + Motivation + Opportunity.
Ability à het kunnen, voldoende capaciteiten (able to).
Motivation à voldoende drijfveren en motivatie.
Opportunity à voldoende kansen en mogelijkheden krijgen.
^Overeenkomst tussen: Vermogen X Motivatie en AMO-model is dat het beide over
motivatie en vermogen (ability) gaat.
Overzicht van factoren die van invloed zijn op performance (zorgen dat je ze kent):
(SCOOT en WOOSI)
1. Systeem invloeden
2. Contextuele invloeden (omgeving, cultuur, structuur)
3. Organisatiecultuur
4. Onderlinge relaties van werknemers
5. Technologie werkmethode
6. Werknemers
7. Omvang van de organisatie
8. Omgeving
9. Structuur
10. Individuele invloeden (wat neem je zelf mee)
Organisatiecultuur= het proces van gedeelde overtuigingen, normen en waarden binnen een
organisatie. In een organisatie beïnvloedt dit de manier waarop mensen handelen en met elkaar
omgaan. Het is van belang om tijdens de ontwikkeling van performance management, rekening
te houden met de culturele aspecten van de organisatie. Ook een goed werkklimaat in de
organisatie draagt bij aan een goede werking van effectief performance management.
Mensen à hoe prestatiemanagement wordt ingevuld, is afhankelijk van het bedrijf en van welke
mensen werken in het bedrijf.
Structuur à een bedrijf met een goede organisatiestructuur is meer geneigd om
performancemanagement toe te passen.
Ook de grote van de organisatie heeft een invloed op performance management. Performance
management is lastig te vertalen naar kleinere organisaties. Dit komt waarschijnlijk door zeer
persoonlijke voorkeuren in een wat kleinere onderneming. Ook de externe concurrentie en
het bedrijfs- economische en politieke klimaat zijn van invloed op performance management.
Dit zal een invloed hebben op die manier waarop bedrijfsstrategieën en plannen worden
ontwikkeld en het soort doelstelling dat men verwacht te bereiken.
De praktijk van performance wordt onderbouwd door theorieën
1: Goalsetting, doeltheorie (Latham & Locke). Focus op prioriteiten, hoe meer uitdaging hoe
meer de volledige potentie van het individu wordt aangesproken. Deze theorie legt de druk op
het vaststellen en overeenkomen van doelen waaraan de prestaties gemeten en beheerd
kunnen worden.
2: Verwachtingstheorie (Vroom, Denisi & Pritchard); je gaat alleen performen als je verwacht
dat je je doelen kan bereiken. Model:
Actions à results à evaluation à outcomes à need satisfaction à performance.
3: Controltheorie (Kluger & Denisi) feedback geven. Hoe is de situatie nu en waar wil ik naar
toe? Je gaat je gedrag vormgeven. Als mensen feedback krijgen gaan ze nadenken over wat ze
doen, wat er van ze wordt verwacht en hoe ze dit mogelijk moeten corrigeren. Feedback is een
cruciaal onderdeel van performance managementprocessen.
4: Versterkingstheorie (Hull). Het halen van doelen en een beloning, versterkt het gevoel dat je
het nog een keer wilt doen. Je versterkt je motivatie doordat je iets behaalt.
5: Social Learning theory (Bandura). Mensen leren door anderen te observeren en het
voordoen. Je kijkt en leert dus van anderen. Dit geeft jezelf ook vertrouwen.
6: Self-efficacy theory (Bandura). Zelfvertrouwen van individuen. Je gelooft zelf dat je het kan,
persoonlijke motivatie. Intrinsieke motivatie. Het is de taak van managers om zelfvertrouwen te
stimuleren.
, ^Doel hiervan is om de ontwikkeling en verbetering van de performance van individuen en
teams te realiseren.
Performance management en het psychologisch contract. Het psychologische contract is het
geheel van ongeschreven wederzijdse verwachtingen. De prestaties van
managementprocessen kunnen worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de overeengekomen
verwachtingen regelmatig worden voldaan.
Doel van performance management à bedoeld om de ontwikkeling van de prestaties van
teams en individuen te verbeteren. Performance management houdt in dat er motivatie en
betrokkenheid wordt gecreëerd om de doelstellingen van de organisatie te bereiken.
- Het kan worden ingezet om specifiek voor de medewerkers in kaart te brengen wat de
strategische doelstellingen van de onderneming zijn en wat de organisatie van ze verwacht.
- Ten tweede kan het helpen bij de relatie tussen medewerkers en hun managers. Doorat
de managers de medewerkers betrekken in hun prestaties en beoordeling, wordt het
interpersoonlijke vertrouwen verhoogd.
Wat levert het op voor management en individu:
Management Individu/medewerker
Verwerkt organisatie doelen voor team en Hij/zij weet wat er van hem wordt verwacht
individuen.
Het begeleidt individuen en teams naar de Weet waar hij/zij staat.
organisatiebehoeften/doelen.
Het motiveert en betrekt medewerkers. Weet wat er gedaan moet worden om bepaalde doelen te
bereiken.
Herkent individuele bijdragen. Is in staat om werkzaamheden te evalueren/reflecteren.
Plant individuele carrières (focust op talent Is in staat om ontwikkelingen te bespreken met zijn/haar
management). manager en om te bespreken wat er in de toekomst
eventueel anders moet of wat er nodig is aan
opleiding/training.
Introduceert relevante en effectieve leer- en
ontwikkelingsprogramma’s om in individuele
behoeftes te voorzien.
Principes:
• Performance management zou een natuurlijk proces van managen moeten zijn. Gericht op
organisatieverandering.
• Focus op veranderen van gedrag en niet op papierwerk.
• Het wordt niet gezien als systeem, maar als de manier waarop we medewerkers
managen. Het is een managementhulpmiddel. Het is een tool om het management te
helpen managen.
• Bij performance management moet er gelet worden op de: organisatie waarden, normen
en doelen. Gedreven door het doel en de waarden van de onderneming.
• Gebaseerd op geaccepteerde principes en reageert flexibel;
• Gericht op ontwikkeling en niet op de beloning;
• Het is alleen interessant als er zichtbare verbetering is.
• Het topmanagement moet het volledig ondersteunen;
• Het lijnmanagement moet de aandrijving zijn.
Ethische principes:
1. Respect voor het individu. Mensen moeten worden behandeld als ‘doelen op zich’ en niet als
‘middel voor andere doeleinden’.
2. Wederzijds respect. Partijen moeten respect hebben voor elkaars behoeften en zorgen.
3. Procedurele eerlijkheid en oprechtheid. De procedure moet eerlijk verlopen in
overeenstemming met de procedurele rechtvaardigheid.
4. Transparantie. Mensen die worden beïnvloed door beslissingen moeten ook de mogelijkheid
krijgen om te weten waarom die beslissingen worden genomen.
, Fases van performance management in AstraZeneca:
1. Verduidelijking van de rol van beide partijen;
2. Prestatieplanning. Overeenstemming van de targets (plan-do-check-act).
3. Prestatieontwikkeling. Vereiste vaardigheden overeenkomen en het ontwikkelingsplan
bespreken.
4. Prestatiemeting. Doorlopende feedback geven.
Het is belangrijk dat er regelmatig overleg is tussen beide partijen om de voortgang te
bespreken. Ook moet er aan het eind worden vastgesteld of de gestelde doelen zijn bereikt.
Wat maakt performance management nou goed?
- Medewerkers weten wat er van ze wordt verwacht. Vanaf begin af aan is dit duidelijk.
- De doelstellingen van de organisatie zijn duidelijk en iedereen werkt hierna toe.
- Doelstellingen zijn SMART geformuleerd.
- Er is een systeem voor de dagelijkse terugkoppeling van prestaties.
- Er is ‘bewijs’ aanwezig om de beoordeling te ondersteunen.
- Een manager/leidinggevende zorgt voor de opleiding/training van de werknemer.
Wat levert het op?
1. Individuele verbetering en teamverbetering;
2. Het ontwikkelt een performance cultuur;
3. Voegt individuele en organisatie doelen samen;
4. Motiveert medewerkers;
5. Draagt bij aan talentmanagement.
Waarom wordt formeel performance management minder gebruikt?
• Te complex (systematisch);
• Te bureaucratisch (data bijhouden, schema’s invullen);
• Irrelevant (het blijft de manager die moet acteren).
Vereisten voor succesvol performance management:
• Duidelijke doelen en meetbare criteria.
• Ontworpen en geïmplementeerd met gepaste medewerkersbetrokkenheid.
• Gemakkelijk te begrijpen en toe te passen.
• Medewerkers een duidelijke richtlijn geven tussen hun prestatiedoelen en die van de
organisatie.
• Duidelijk verbonden zijn met training en opleiding.
• Transparant in elke relatie naar vermogen van individuen en verbeteringen.
• Moet regelmatig en openlijk worden getoetst aan succescriteria.
• Beoordelingen van prestaties en feedback moeten gebaseerd zijn op feiten, niet op
meningen.
Hoofdstuk 2 Performance management systemen
Performance Management Systeem à is een procedure van planning en toezicht houden op
de beoordeling van prestaties/performance. Het systeem vloeit voort uit de doelstellingen van de
organisatie en het is een vernieuwende cyclus. Het succes van het systeem hangt af van de
vraag of elke fase goed wordt uitgevoerd. Dit stelt eisen aan de deelnemers, managers en hun
teamleden.
Een PMS is een proces van plannen, monitoren en beoordelen die in de volgorde van de
organisatie past.
1. Normplanning: om doelen te halen moet je plannen. Welke doelen moeten behaald worden?
Prestatie- en leerdoelen.
2. Uitvoeren: het uitvoeren van wat je hebt gepland en hebt afgesproken. Er wordt regelmatig
toezicht gehouden op resultaten ten opzichte van overeengekomen doelstellingen. Individuele
personen monitoren/beheren hun eigen prestaties. De managers geven feedback en
ondersteunen ze hierin.
