Eventmanagement
Creatief voorstel voor personeelsfeest tienjarig jubileum Pas Past Jou
Figuur 1: Bron: Stronger Label, 2019
Naam: ………….
Studentnummer: ………….
Datum: 05-07-2021
Opleidingsinstituut: Schoevers Opleidingen B.V.
Opleiding: HBO Executive Officemanagement
Module: Event Management
,Motivatie en verbeterpunten beoordelaar | 9 (100%)
De samenvatting is een allesomvattende verkorte inhoudelijke weergave van de uitgewerkte
opdracht. De Inleiding geeft goed beeld van het bureau, de vraag van de opdrachtgever en wordt
netjes afgesloten met een leeswijzer. In het plan van aanpak worden de onderwerpen helder en
duidelijk beschreven, waar relevant is er onderbouwing vanuit de theorie. Het onderdeel sfeer is
ruim voldoende uitgewerkt en de keuzes zijn voldoende onderbouwd. Het moodboard visualiseert
het evenement waardoor de lezer een mooi beeld krijgt van de sfeer. Het uitnodigingstraject en het
onderdeel evaluatie zijn tot in de puntjes uitgewerkt. Het draaiboek ziet er compleet en
overzichtelijk uit.
Het is een duidelijk gestructureerd document met keurige lay-out. Het Nederlands is van voldoende
niveau. Bronverwijzing vindt op een correcte wijze plaats. De bijlagen zijn relevant, volledig en
netjes uitgewerkt.
Pagina 2 van 22
,VOORWOORD
Ik ben ………. 26 jaar oud en ben woonachtig in …………. Ik ben sinds maart 2018 werkzaam als Assistente
bij ……….., gevestigd in ………. Ik werk voor het …………. Naast mijn fulltimebaan volg ik de Schoevers
deeltijdopleiding HBO Executive Officemanagement om mij verder te kunnen ontwikkelen in mijn vakgebied.
Deze moduleopdracht schrijf ik ter afsluiting van de module Event Management.
In deze opdracht schrijf ik een creatief voorstel aan de hand van een case als evenementenbureau voor het
bedrijf Pas Past Jou. De lay-out van dit document is in de huisstijl van Pas Past Jou opgemaakt. Daarnaast
is er in deze moduleopdracht geen rekening gehouden met de huidige Corona-maatregelen, zo aangegeven
door mevrouw M. van F…….
Graag wil ik mijn dank richten aan mevrouw M. van F….. voor de verhelderende uitleg tijdens haar lessen.
Daarnaast wil ik mijn collega’s bedanken die mij geholpen hebben met creatieve ideeën om het creatief
voorstel tot dit resultaat te brengen. Als laatste wil ik mijn werkgever …………… bedanken, wie mij de
mogelijkheid heeft gegeven mijzelf verder te ontwikkelen als managementondersteuner.
Ik ben trots op het resultaat van het voorstel en wens u veel leesplezier.
Amsterdam, 5 juli 2021
…………..
Pagina 3 van 22
, SAMENVATTING
De directeur van Pas Past Jou, een sportief kledingmerk, heeft Sport Business Events benaderd om een
feestelijk en sportief tienjarig jubileum te organiseren voor alle medewerkers. In totaal werken er 80
medewerkers bij Pas Past Jou, welke zijn verspreid over vijf filialen en het hoofdkantoor. Pas Past Jou wil
zijn medewerkers tijdens dit event bedanken voor hun inzet van de afgelopen tien jaar.
Sport Business Events is een evenementenbureau welke gespecialiseerd is in het organiseren van sportieve
zakelijke evenementen. Ze zijn gevestigd in Amsterdam sinds 2016. Dit evenementenbureau zal Pas Past
Jou van A tot Z meenemen in het proces van de organisatie.
Het tienjarig jubileum is een zakelijk evenement met een BtoP karakter. Het doel van het event is om de
medewerkers van Pas Past Jou te bedanken. De doelstelling is SMART geformuleerd. Op zaterdag 18 juni
2022 zal een feestelijk en sportief tienjarig jubileum worden georganiseerd door SBE. De locatie dient aan
de eisen van de opdrachtgever te voldoen. Het doel van het evenement is om te amuseren, verbinden en te
bedanken. Dit event dient binnen een budget van € 50.000 exclusief btw een onvergetelijk feest te worden.
Het evenement moet passen bij de kernwaarden van PPJ: sportief, uitdagend, modieus en kleurrijk. Het
aanmeldingspercentage dient minimaal 70% te zijn met een no-show van maximaal 3%. Na afloop
waarderen de bezoekers het evenement met minimaal een 8. Daarnaast heeft 80% van de medewerkers
minimaal 10 medewerkers van andere vestigingen leren kennen.
De doelgroep van het event bestaat uit een besloten bijeenkomst van totaal 160 genodigden, 80 sportieve
vrouwelijke medewerkers en hun partners. De leeftijd valt tussen de 20 en 40 jaar.
Sport Business Events zal tijdens de organisatie van het event rekening houden met de wensen en eisen
van de opdrachtgever. In de voorlopige kostenbegroting worden de geschatte kosten van het event
opgenomen als leidraad voor de organisatie.
Een evenement is pas effectief wanneer het event doelgericht en weldoordacht de emoties van de doelgroep
prikkelen. Hierbij zijn de aspecten zoals locatie, het programma, de catering, het entertainment en de
decoratie erg belangrijk. Als feestlocatie is gekozen voor het Apollo Hotel Vinkeveen-Amsterdam. Deze
locatie past bij de wensen van de opdrachtgever. De locatie is daarnaast goed bereikbaar en er kan
overnacht worden. De deelnemers dien na aankomst zich om te kleden met de gekregen outfit voor de
sportieve teambuildingactiviteiten. Na de activiteiten hebben de deelnemers een uur de tijd om zichzelf klaar
te maken voor het diner en het feest. De catering wordt verzorgd door het interne restaurant The Harbour
Club wie een heerlijk barbecue buffet zal verzorgen op het terras. Daarnaast zullen zij de drankjes en de
hapjes tijdens het feest in The Black Box verzorgen. De sportieve activiteiten, welke plaatsvinden op het
aangelegde strand, en de muziek worden verzorgd door Eventcentre Vinkeveen. Zij zullen tevens de locatie
versieren met kleurrijke ballonnen en palmbomen voor de feestelijke en strandachtige sfeer. Het hotel, The
Harbour Club, Eventcentre en Sport Business events beschikken over alle vergunningen en verzekeringen
welke nodig zijn en garanderen dat het gehele event veilig zal verlopen.
De sfeer van het evenement komt terug in de Save The Date en de uitnodiging. De Save The Date wordt
verstuurd in week 11 van 2022, hierop wordt weergegeven wanneer het event plaatsvindt en wat de
aanleiding is. Daarnaast wordt er een verwijzing gemaakt naar de besloten Instagram pagina voor het
tienjarig jubileum van Pas Past Jou. In de definitieve uitnodiging worden wat meer tipjes van de sluiter
weggegeven. Deze wordt in week 15 van 2022 verstuurd. Tevens bevat de uitnodiging een link naar een
Google Forms formulier waarmee de medewerker zichzelf en zijn partner kan aanmelden. Via dit formulier
kan zij direct alle wensen ten behoeve van het event doorgeven. Deze informatie is cruciaal voor het
organiseren van het event. In week 22 ontvangen de deelnemers een bevestigingsmail met alle
noodzakelijke informatie, zoals de route, locatie, aanvangstijd, eindtijd, weerbericht en de contactgegevens
van de organisator.
In het draaiboek wordt weergegeven wat er op de dag van het event gedaan moet worden en wie
verantwoordelijk is voor de specifieke taak.
Na afloop van het evenement wordt er geëvalueerd met het interne projectteam van Sport Business Events,
de opdrachtgever en met de toeleveranciers. De evaluatie wordt aan de hand van de ‘Return On Objectives’
uitgevoerd. Door te evalueren krijgt Sport Business Events inzicht in welke onderdelen gehandhaafd en
welke verbeterd kunnen worden. Alle bevindingen worden verwerkt in het eindverslag welke gebruikt kan
worden voor een volgend event.
Pagina 4 van 22
