Moduleopdracht Recruitment en
Personeelsplanning
Naam: xxxxxxxxxxx
Studentnummer: xxxxxxxxxxx
Datum: 12-03-2022
Opleidingsinstituut: NCOI
Opleiding: HBO Associate Degree Human
Resource Management
Module: Recruitment en
Personeelsplanning
,Voorwoord
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
De module recruitment en personeelsplanning is een onderdeel van de opleiding Human Resource
Management. Met deze moduleopdracht maak ik inzichtelijk dat recruitment en personeelsplanning
belangrijke onderdelen moeten zijn van de strategische personeelsplanning (SPP) om de juiste
medewerkers te enthousiasmeren voor xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, zeker in deze tijd van krapte op de
arbeidsmarkt.
Graag wil ik mijn medestudenten en mijn werkbegeleider bedanken voor hun visie en hun input. Ik
wil graag mijn docente xxxxxxxxxxxxxxxxxxx bedanken voor haar inspirerende lessen, waardoor het
mij in staat stelt om de huidige praktijkkennis te koppelen aan theorie.
Ik wens u veel leesplezier!
2
,Samenvatting
Xxxxxx is opgericht als aanbieder van softwareoplossingen voor de xxxxxxxxxxxxxxxx en is marktleider op
het gebied van frontoffice oplossingen. De werknemers zijn het kapitaal van de organisatie, zij zorgen
immers voor deze softwareoplossingen en dragen bij aan innovatie. Voor Xxxxxx is dan ook van belang om
werknemers te motiveren en gemotiveerd te houden.
In deze moduleopdracht is door middel van theorieën en voorbeelden uit de praktijk, aan het
management gepresenteerd hoe recruitment en strategische personeelsplanning (SPP) invulling kan
krijgen binnen de organisatie. De methodiek voor strategische personeelsplanning (SPP) bestaat uit 5
stappen en zal binnenkort bij het managementteam van Xxxxxx geïntroduceerd worden. Allereerst is een
goede voorbereiding nodig, wat wil Xxxxxx bereiken (missie, visie en strategie), een plan van aanpak moet
worden opgesteld en het moet duidelijk worden wie welke rol in het SPP krijgt toebedeeld, zodat rollen
en verantwoordelijkheden duidelijk zijn (eigenaarschap). Vervolgens worden de interne en externe
ontwikkelingen in beeld gebracht. Daarna kan het huidige en toekomstige personeelsbestand zowel
kwalitatief als kwantitatief worden geanalyseerd en daarmee de verschillen tussen beiden in beeld
worden gebracht en geanalyseerd. Hiermee komen ook de knelpunten en/of valkuilen in beeld en kunnen
HR-speerpunten en oplossingen gezocht worden.
SPP wordt vaak gezien als het feestje van HR en het is belangrijk om daarom draagkracht te creëren
binnen de organisatie. Bij andere projecten die eerder hebben plaatsgevonden was dit ook vaak een
terugkoppeling vanuit de organisatie. Doormiddel van workshops en taakverdelingen kan er een goede
samenwerking tot stand worden gebracht en de draagkracht worden vergroot.
Door de verschillende analyses, zoals de ontwikkelingen in de organisatie en het gewenste
personeelsbestand, ontstaat er een wervingsvraagstuk. Hierdoor is er een koppeling met recruitment. Het
Fombrun model geeft aan hoe het recruitmentproces precies samenhangt met het in-, door- en
uitstroomvraagstukken. Indien de personeelsbehoefte voor de toekomst ontoereikend is zal er moeten
worden geworven. Volgens Rengelink en Schouwstra (2018) wordt recruitment gezien als een kernproces
van HRM op het gebied van personeelsmanagement. Zowel het in de markt zetten van Xxxxxx als
werkgeversmerk, het bouwen van dit werkgeversmerk, als het positioneren van de vacature zijn hierbij
van belang. Gezien de krapte op de arbeidsmarkt en daarmee de war for talent, is het voor Xxxxxx
belangrijk om de werving en selectie en daarmee ook recruitment zo optimaal mogelijk in te richten en te
laten verlopen.
Er valt voor de organisatie op meerdere onderdelen winst te behalen zoals het aantrekkelijker maken van
vacatureteksten. Ook zijn er nog onderdelen die verbeterd kunnen worden om bij te dragen aan een
betere candidate experience zoals een persoonlijke terugkoppeling en het onboarden optimaliseren.
Daarnaast kunnen data en algoritmen het sollicitatieproces efficiënter laten verlopen.
3
,Inhoud
Voorwoord ...................................................................................................................................................... 2
Samenvatting .................................................................................................................................................. 3
Inleiding ........................................................................................................................................................... 5
Leeswijzer ............................................................................................................................................ 5
1. SPP-methodiek ............................................................................................................................................ 6
1.1 De 5 stappen van Moonen ...................................................................................................... 6
1.2 Verantwoordelijkheden en valkuilen ...................................................................................... 7
1.3 De strategische aanpak ........................................................................................................... 8
2. Kwalitatieve en kwantitatieve personeelsbehoefte.................................................................................... 9
2.1 Verschil tussen kwalitatief en kwantitatief ............................................................................. 9
2.2 Invloed interne en externe ontwikkelingen ............................................................................ 9
3. Relatie SPP, recruitment en andere HR thema’s ......................................................................................... 9
4. Huidig en gewenst personeelsbestand ..................................................................................................... 11
5. War for talent ............................................................................................................................................ 11
6. Actualisatie recruitmentproces ................................................................................................................. 12
6.1 Optimalisatie recruitmentproces .......................................................................................... 12
6.2 Candidate experience ............................................................................................................ 13
6.3 Sollicitatieprocedures ............................................................................................................ 13
Literatuurlijst ................................................................................................................................................. 15
Bijlagen .......................................................................................................................................................... 16
Bijlage 1: Vijf stappen volgens Moonen (2020)................................................................................. 16
Bijlage 2: DESTEP-analyse Xxxxxx ...................................................................................................... 16
4
,Inleiding
Xxxxxx is opgericht als aanbieder van softwareoplossingen voor de ………... Met behulp van software helpt
Xxxxxx …………. om succesvol te zijn. De softwareoplossingen ondersteunen de sales- en
aftersalesprocessen, relatiebeheer, verkoop-administratieve processen en voorzien de autobedrijven van
managementinformatie. Xxxxxx is marktleider op het gebied van frontoffice oplossingen voor de
………………. Xxxxxx heeft 57 medewerkers in dienst. Xxxxxx is een relatief kleine organisatie met veel solo
functies, dat maakt de organisatie kwetsbaar. Het is van belang om kennis en kunde te borgen. De vraag
wie, waar, op welke plaats in de organisatie het beste uit zichzelf kan halen is dan ook van belang. Alleen
als het menselijk kapitaal optimaal presteert op diens plek in de organisatie zullen de doelen vanuit de
strategie behaald kunnen worden.
Het advies aan het management team is om het SPP proces in te zetten op het niveau van de software
ontwikkelaars verdeeld onder de drie entiteiten.
Door onder andere de theorieën uit het boek Hoe boek voor Strategische Personeelsplanning van Moonen
(2020) te gebruiken kan dit verslag duidelijk maken dat er binnen Xxxxxx een grote meerwaarde kan
worden gecreëerd met behulp van SPP en recruitment. SPP ligt voornamelijk bij het management, HR
adviseert bij het opstellen van SPP, recruitment ligt nog voornamelijk bij HR. Recruitment staat
momenteel nog in de kinderschoenen. Door middel van de SPP-methodiek wordt in kaart gebracht welke
interne en externe ontwikkelingen invloed hebben op de organisatie en waar op korte of lange termijn
knelpunten kunnen ontstaan op het gebied van zowel kwalitatieve als kwantitatieve personeelsbehoefte.
Hierdoor is de organisatie voorbereid op de toekomst en is er meer zicht wat de personeelsbehoefte is
passend bij de lange termijnstrategie die Xxxxxx heeft.
Leeswijzer
Na het voorwoord, de samenvatting, de inhoudsopgave en de inleiding wordt in deze moduleopdracht
beschreven hoe strategische personeelsplanning en recruitment invulling kan krijgen binnen Xxxxxx. Dit
wordt beschreven aan de hand van de volgende onderwerpen. Hoofdstuk 1 gaat in op de stappen van
strategische personeelsplanning (SPP) en hoe dit kan worden toegepast binnen de organisatie. In
hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de kwalitatieve en kwantitatieve personeelsbehoefte en de invloed van de
externe en interne ontwikkelingen daarop. In hoofdstuk 3 wordt de relatie tussen SPP en recruitment, en
andere HR-thema’s beschreven. In hoofdstuk 4 wordt het nut van SPP beschreven, wat levert het op.
Hoofdstuk 5 gaat in op de War for talent, en wat dit betekent voor Xxxxxx. In hoofdstuk 6 wordt
beschreven hoe het recruitmentproces geoptimaliseerd kan worden en wat de meerwaarde hiervan is.
5
,1. SPP-methodiek
1.1 De 5 stappen van Moonen
Volgens Moonen (2020) omvat de term strategische personeelsplanning (SPP) twee elementen;
strategisch en personeelsplanning. De term strategisch verwijst naar de strategische koers van de
organisatie. De term personeelsplanning verwijst naar de meest optimale inzet van mensen, zowel nu als
in de toekomst. SPP beschrijft de noodzakelijke acties die moeten zorgen voor tijdige beschikbaarheid van
het benodigde personeel (Rengelink en Schouwstra, 2018). Daarmee is SPP een hulpmiddel voor
leidinggevenden om een zo optimaal mogelijke bezetting van de organisatie te realiseren. Knelpunten
worden inzichtelijk gemaakt en daarmee kan op een effectieve en gerichte wijze gestuurd worden.
Moonen (2020) heeft een vijftal stappen beschreven om tot een succesvolle aanpak te komen van SPP
(zie bijlage 1).
Stap 1. Voorbereiding: Wat wil de organisatie bereiken met SPP, wat is het commitment binnen de
organisatie en binnen de verschillende functiecategorieën, welke informatie is reeds beschikbaar.
Daarnaast moet bepaald worden hoe ver vooruit gekeken gaat worden, om welke functiecategorieën het
gaat en hoe de planning concreet vormgegeven wordt (plan van aanpak).
Binnen Xxxxxx wordt de SPP-methodiek nog niet gebruikt en er is dan ook nog geen plan van aanpak. Wel
is al diverse malen (informeel) gesproken tussen management en HR om de personeelsbehoefte met het
oog op de gewenste groei in kaart te brengen. Er kan worden bekeken wat er al beschikbaar is aan cijfers
en informatie. SPP wordt ingezet op het niveau van de software ontwikkelaars binnen Xxxxxx. Het is
belangrijk om te bepalen hoever vooruit Xxxxxx wil en kan kijken, om welke functiegroepen medewerkers
het gaat en hoe de planning concreet vormgegeven gaat worden voor de eerste stap van het SPP-proces
(Moonen, 2012). De scoop wordt op 1 jaar gezet, zo is het makkelijker om een diepgaande en realistische
analyse van het toekomstbeeld te maken gezien de strategie vanuit Xxxxxx om uit te breiden naar de
Benelux.
Stap 2: De analyse van het gewenste personeelsbestand: Dit is gericht op het in kaart brengen van
relevante (interne en externe) ontwikkelingen voor (een afdeling van) een organisatie. Vervolgens worden
de organisatiestrategie en deze ontwikkelingen in onderlinge samenhang vertaald naar het gewenste
toekomstige personeelsbestand, zowel kwantitatief als kwalitatief (Moonen, 2012). Om in kaart te
brengen wat de relevante interne en externe ontwikkelingen zijn binnen Xxxxxx wordt er een analyse
gemaakt van het gewenste personeelsbestand. Om inzicht te creëren in de externe ontwikkelingen wordt
de DESTEP-indeling gebruikt, zie bijlage 2. DESTEP staat voor:
• Demografische factoren
• Economische factoren
• Sociaal demografische factoren
• Technologische factoren
• Ecologische factoren
• Politieke, culture factoren
Deze indeling is bedoeld om de ontwikkelingen op uiteenlopende terreinen te verkennen. Waarbij het
verkrijgen en behouden van vakbekwaam personeel door de krapte op de arbeidsmarkt een speerpunt
blijft. Met het bepalen van de strategie kunnen alvast de aandachtspunten worden uitgelegd en kan de
vertaalslag worden gemaakt van het gewenste personeelsbestand zowel kwalitatief als kwantitatief.
6
, Stap 3: Analyse van het huidige personeelsbestand: Met behulp van een analysetool maken
leidinggevenden inzichtelijk hoe hun team ervoor staat ten opzichte van de eisen die de toekomst stelt.
Op basis hiervan kan worden beoordeeld of en in hoeverre maatregelen nodig zijn om medewerkers te
behouden, op te leiden, te ontwikkelen of extra uitdaging te bieden (Moonen, 2012). Om het huidige
personeelsbestand te analyseren wordt er gebruik gemaakt van de H3RP-matrix. HR3P staat voor Human
Resources Prestatie Potentieel Portfolio (Evers & Verhoeven, 1999). Door deze matrix word inzichtelijk
wat het prestatie en ontwikkelpotentieel is van de medewerkers gezien de gewenste kennis,
vaardigheden en competenties die voortkomen uit de ambities van de organisatie (Moonen, 2012)
Stap 4: Analyse verschillen: knelpunten in kaart: Om inzicht te krijgen in de belangrijkste knelpunten van
de personele bezetting nu en in de toekomst is het belangrijk de knelpunten in kaart te brengen. Samen
met een aantal relevante kengetallen breng je samen met de leidinggevenden het gat tussen de gewenste
en huidige situatie in kaart. Tevens wordt met elkaar een priorisering aangebracht in de knelpunten
(Moonen, 2012). Door de analyses van het gewenste personeelsbestand uit stap 2 en het huidige
personeelsbestand uit stap 3 tegen elkaar af te zetten, wordt het inzichtelijk waar de belangrijkste
knelpunten zitten.
Omdat bij Xxxxxx het gewenste personeelsbestand nog niet duidelijk is kunnen de uitkomsten nog niet
vergeleken worden. Het is wel duidelijk dat, indien Xxxxxx met de SPP aan de slag gaat, HR gegevens kan
aanleveren met betrekking tot instroom, doorstroom en uitstroom, ziekteverzuim, aantal vacatures en
bijvoorbeeld MTO-uitkomsten, zodat kansen en knelpunten in kaart gebracht kunnen worden en hierin
een prioritering kan worden aangebracht.
Stap 5: HR oplossingen en conclusies: De vertaling van voorgaande stappen naar HR-oplossingen en
speerpunten. Wat HR mogelijk kan doen als SPP is opgesteld en bovenstaande stappen zijn doorlopen is
om samen met het management de knelpunten te analyseren en aan te pakken door met passende
oplossingen aan de slag te gaan. De focus moet hierbij liggen op activiteiten die haalbaar zijn. Voor de
knelpunten die in beeld zijn gebracht is het belangrijk vast te stellen of deze liggen op organisatie-,
afdelings- of individueel niveau. Vervolgens moeten er oplossingen worden bedacht. Een manier om
tussen knelpunten en oplossingen een koppeling te maken is de HR3P-matrix. De oplossingen moeten
vervolgens omgezet worden naar een plan van aanpak (Moonen, 2012).
1.2 Verantwoordelijkheden en valkuilen
De SPP-methodiek is een basisaanpak die zich in eerste instantie niet richt op een rekenkundige
methodiek die precies berekent hoe groot de kloof is tussen het gewenste en het huidige
personeelsbestand en gedetailleerde formatieplanningen. De toekomst is morgen weer veranderd en
heeft te veel variabelen om zich te laten vangen in één rekenkundig model. SPP is eerder een cyclisch
gesprek tussen leidinggevenden waarin zij gezamenlijk een analyse maken en tot beleidskeuzes komen.
Kwantitatieve onderbouwingen zijn daarbij wel een goed hulpmiddel. Strategische personeelsplanning
lost problemen niet vanzelf op. Het laat wel zien waar de knelpunten zitten zodat leidinggevenden daar
tijdig, en met oplossingskracht over afdelingsgrenzen heen, op kunnen anticiperen. Het is een hulpmiddel
om op een effectieve en gerichte manier te sturen op de optimale bezetting van je organisatie, afdeling
en team. Nu en in de toekomst.
In het stappenplan van de SPP-methodiek heeft HR een proces begeleidende rol. Het is belangrijk dat de
verantwoording ligt bij de (lijn)managers. Het is namelijk belangrijk om de juiste mensen te betrekken om
zo de juiste input te krijgen en meteen ook draagvlak te creëren. Door deze rolverdeling wordt de
inbedding van SPP geborgd (Moonen, 2012).
7
