Facility Management: Over organiseren en maatwerk
binnen een veranderende context 2013
H1.2
DESTEP: externe ontwikkelingen (demografisch, economisch, sociaal cultureel,
technologisch, ecologisch en politiek). Als je op deze vlakken kijkt naar de ontwikkelingen
krijg je algemeen beeld van de ontwikkelingen die voor de organisatie van invloed kunnen
zijn.
- Demografisch: beïnvloeden de behoeften van de consument.
Leeftijd, groei en omvang van bevolking, grootte van huishoudens, vergrijzing,
levensverwachting, diversiteit.
FM moet rekening houden met het pand inrichten voor oudere medewerkers, en ICT etc ook
op oudere medewerkers instellen. Ook moet FM rekening houden met diversiteit mensen in
het gebouw dus bv gebedsruimte instellen of halal vlees bij catering.
- Economisch: beïnvloeden de bestedingsruimte van de consument.
Conjunctuur, koopkracht, marktvormen, inkomensverdeling, werkgelegenheid,
internationalisering en globalisering.
FM moet rekening houden met dat als de koopkracht laag is, dat mensen dan zuiniger leven
en hun geld alleen uitgeven aan echte kwaliteit of als het echt nodig is. Budget van bedrijven
krimpt dan en ook FM budget dus. Maar de kwaliteit moet hoger zijn want mensen betalen
alleen nog voor kwaliteit. Dus toegevoegde waarde moet FM dan aantonen en verhogen. En
soms buiten Europa vestigen omdat dat goedkoper is. FM moet flexibel zijn en meebewegen
met het primaire proces van de organisatie.
- Sociaal cultureel: generaties (babyboomers, generatie x), normen en waarden,
opleidingsniveau, levensstijl, sociale netwerken, individualiseren (op de individu richten en
privéleven gericht) en invloed van media.
FM moet rekening houden met de generaties, maar ook met dat mensen steeds zwaarder
worden en misschien met preventie van dat zwaarder worden/ongezonde leven (sportschool
in kantoor of hometrainer in kantoor). Verder kan FM een gezonde balans tussen privé en
werk proberen te creëren.
- Technologisch: informatietechnologie, communicatiemogelijkheden, automatisering,
sociale media, reviews, apps, linkedin, 5G, cloud, klantenservice online,
FM kan door social media bekijken wat de behoefte is van de klant en hierop inspelen. ook
bv een data dashboard instellen (facilitair management informatie systeem (FMIS)).
Kwaliteitsmetingen m.b.v. apps. Gebouwgebonden installaties etc.
- Ecologisch: milieu, klimaat, natuur, duurzaamheid, MVO.
FM: nieuwe eisen voor bedrijven op gebied van duurzaamheid waar je je als bedrijf aan moet
houden. Ook duurzaam ondernemen en dat naar buiten toe brengen voor imago. Duurzame
inkoop, duurzame productie, duurzame inrichting van schoonmaak of beveiliging,
afvalscheiding. Duurzaam beheer en onderhoud van gebouw.
- Politiek: wetgeving, overheidsbeleid, belangenorganisaties, vertrouwen van burgers in
politiek. EU heeft steeds meer invloed op Nederlands wetten en regels.
FM: houden aan regels. Minder vertrouwen in politiek van de burgers zorgt voor lagere
koopkracht.
,H3 (behalve 3.3)
Er zijn steeds meer ontwikkelingen en een organisatie is steeds meer een web van relaties
en verbindingen die met de juiste keuzes zorgen voor succes.
Strategie = de manier waarop een organisatie richtinggevende keuzes maakt en
implementeert.
Strategie kan in je hoofd zitten of je kan er een heel plan van schrijven. Dat verschilt per
organisatie.
Strategievorming:
- het proces rondom formuleren van strategie: de persoon die de strategie formuleert, de
wijze waarop de strategie wordt geformuleerd en hoe dit geïmplementeerd wordt.
- inhoud van strategie: de beschreven strategie en haar functie
- omgeving van strategie: de mate waarin de strategie de organisatie en omgeving aan
elkaar verbindt.
Bij de facilitaire strategie speelt vooral de strategie van de organisatie een rol. Je kan een
strategie bedenken adhv berekeningen, maar ook adhv intuïtie of ontwikkelingen. Strategie
kan je kort over doen om te bedenken maar kan ook jaren duren. Specifieke of niet
specifieke doelen kan allebei. Soms moet strategie wel snel bedacht worden als je bijv snel
daardoor nieuwe dingen moet inkopen om in te spelen op de ontwikkelingen. In dat geval
dus niet handig als de strategie dan door heel veel verschillende lagen goedgekeurd moet
worden.
Geformuleerde strategie = wat het bedrijf bedacht heeft als strategie
Doorgevoerde/bewuste strategie = door invloeden van binnen en buiten de organisatie
ontstaat er een strategie
Gerealiseerde strategie = de uiteindelijke strategie die ontstaat door de geformuleerde en
de doorgevoerde/bewuste strategie.
Inhoud van de strategie: de strategie met al haar specifieke karakteristieken.
Karakteristieken = budget, medewerkers, leveranciers, IT, huisvesting etc.
Deze inhoud van de strategie zal altijd veranderen door de ontwikkelingen in de loop van de
tijd en is dus nooit constant.
De omgeving van de FM is niet alleen DESTEP, maar ook de moederorganisatie. Ook
afstemming met de andere ondersteunende afdeling. Zie afbeelding hieronder. De
ondersteunende afdelingen moeten dus goed samenwerken als ze dingen willen veranderen,
of als ze bv een gezamenlijk data dashboard willen maken.
,Waarin onderscheid een organisatie zich?
Drie waardeproposities (Treacy & Wiersema)
- Operational excellence: lage prijs, hoge betrouwbaarheid, prima prijs-kwaliteitsverhouding
(IKEA, HEMA)
- Customer intimacy: hele goede klantvriendelijkheid, alle producten op de klant afgestemd,
expert advies, relatie met klant. (Kleermaker, AH)
- Product leadership: als eerst nieuwe producten uitbrengen, superieure producten of
diensten met nieuwste technologie. (Apple, de Librije)
Je moet niet kiezen uit 1 van de 3, maar op 1 specialiseren en de andere 2 moeten gewoon
voldoende zijn. Je hebt altijd eerst een basis nodig, namelijk dat je weet wat je inkoopt en
hoe veel dat kost en wat voor kwaliteit dat is etc.
Facilitaire organisaties kiezen bijna nooit voor product leadership, alleen als het
ondersteunende proces bijna onderdeel is van het primaire proces.
Strategic sourcing = het realiseren van bedrijfsstrategie en bedrijfsdoelstellingen door het
maken van een bewuste keuze tussen welke activiteiten zelf te doen, welke uitbesteden en
welke vorm te geven in andere samenwerkingsverbanden.
Iedere FM organisatie moet 3 belangrijke vragen beantwoorden:
- welke activiteitvoer ik uit? welke laat ik uitvoeren? welke ga ik alternatieve
samenwerkingsrelaties aan?
- hoe structureer, bestuur en organiseer ik de relaties met dienstverleners of partners
waarmee ik zaken doe?
- welke eisen stelt het werken in een netwerk van sourcingpartijen aan de competenties en
het gedrag van management en medewerkers?
Sourcing scenario´s:
- Zelf doen:
Redenen: activiteit van impact op primaire proces, risico te groot om aan derden te geven etc
, - Shared service center (SSC):
Een organisatieonderdeel dat tot taak heeft het leveren van diensten op een specifieke
specialisatie zoals FM, ICT, HRM etc. In een SSC worden de diensten van ondersteunende
afdelingen gebundeld ten behoeve van een aantal of alle organisatieonderdelen. Het is een
centrale facilitaire organisatie die voor alle bedrijfsonderdelen werkt. Één centraal punt voor
de klant, schaalvoordelen, verhogen productiviteit door standaardisatie en
procesoptimalisatie, werken op basis van serviceovereenkomsten, kennisdeling en synergie
zijn allemaal voordelen hiervan. Maar nadeel is standaardisatie van dienstverlening waar niet
alle bedrijfsonderdelen op zitten te wachten.
- Alliantie/Samenwerking met een andere organisatie:
Formele relatie tussen 2 of meer partijen om samen de gezamenlijke doelstellingen na te
streven of om in bepaalde zakelijke behoeften te voorzien, terwijl het wel gewoon
zelfstandige bedrijven blijven. Samenwerking gericht op synergie. Bv het ontwikkelen van
een koffiezetapparaat tussen philips en douwe egberts. Maar op gebied van FM gezamenlijk
gebruik van keukens, wasserijen, logistieke faciliteiten voor meerdere ziekenhuizen etc.
- Joint Venture met dienstverlener:
Een entiteit die wordt gevormd tussen twee of meer bedrijven met het doel om samen
economische activiteiten te ondernemen. Dus de bedrijven dragen dan bij aan het eigen
vermogen van die nieuwe entiteit, en dan verdelen ze de winst en aandelen enzo tussen die
bedrijven. Kan opgericht worden voor specifiek project of voor langere periode. In FM
worden steeds vaker joint ventures opgericht. Bijv een FM organisatie met een ziekenhuis,
het ziekenhuis besteed het dan dus niet echt uit, maar wel soort van, en ze hebben nog wel
belastingaftrek omdat het eigenlijk van henzelf is dat bedrijf, en ze hebben behoud van
inspraak en zeggenschap.
- Single service uitbesteding:
Uitbesteding van één enkele operationele dienst aan één specialistische dienstverlener. Dit
zorgt voor kostenverlaging, flexibiliteit bij groei of krimping en meer focus op kernactiviteiten.
- Multi service uitbesteding:
Uitbesteding van meerdere operationele diensten aan één dienstverlener die een pakket
heeft. Zorgt voor minder dienstverleners, minder afstemming en minder coördinatie. FM
bundelt vaak soft services (catering, schoonmaak, receptie en beveiliging) of hard services
(onderhoud van gebouwgebonden installaties en bouwkundig onderhoud).
- Integrated Facility Management (IFM):
Het uitbesteden van alle operationele facilitaire processen en regie activiteiten aan één
externe partij. De volgende dingen worden dan uitbesteed:
- operations (schoonmaak, installatie, onderhoud, catering etc)
- management/supervisie over operations
- frontoffice activiteiten (helpdesk, accountmanagement)
- coördinerende managementactiviteiten
- aandachtsgebieden zoals facilitaire inkoop, administratie, IT etc.
Bij IFM wordt de aansturing en controle van de integrator (demand management functie) niet
uitbesteed en doet de organisatie zelf.
