Bron: (Management Impact, maart 2018)
Professioneel Officemanager
Praktisch Leidinggeven
Auteur: (Naam Student)
Studentnummer: (Nummer)
Datum: 23 juni 2021
Instituut: NCOI
Opleiding: Professioneel Officemanager
Moduleopdracht: Praktisch leidinggeven
,2
,Voorwoord
Het reflectieverslag dat u zojuist heeft geopend, is de eindmoduleopdracht van de module ‘Praktisch
Leidinggeven’. Deze module is onderdeel van de opleiding ‘Professioneel Officemanager’ die wordt
verzorgd door NCOI. In maart 2020 ben ik gestart met deze opleiding om verder te kunnen ontwikkelen en
door te kunnen groeien in het bedrijfsleven. Met veel plezier volg ik de opleiding en de module praktisch
leidinggeven gaf mij de mogelijkheid mijzelf en mijn leiderschapskwaliteiten eens goed onder de loep te
nemen.
Sinds 2017 ben ik werkzaam bij (NAAM ORGANISATIE). Dit is een organisatie die gevestigd is in
(PLAATS) en de melkcontrole uitvoert voor melkveehouders. De organisatie heeft ook een
ondersteunende functie op het gebied van stamboekregistratie en I&R-zaken. Sinds (JAARTAL) heeft de
NAAM ORGANISATIE een eigen laboratorium waar de melkmonsters geanalyseerd worden op celgetal,
ureum, lactose, vet, eiwit en vetzuren. Op dit moment ben ik binnen (NAAM ORGANISATIE)
managementassistente en het hoofd van de automatisering.
De moduleopdracht heb ik geschreven voor (NAAM ORGANISATIE) en voor mijzelf. Op deze manier is
goed te meten of ik tijdens deze module voldaan heb aan de kennis en praktijkervaringen. Graag wil ik
mijn docente (NAAM) bedanken voor de duidelijke en goede uitleg van de lesstof. Ik wil mijn collega’s
(NAAM EN NAAM) bedanken voor de mogelijkheden om deze opdracht te kunnen maken. Dankzij de
openheid binnen het bedrijf was het mogelijk om de moduleopdrachten op een goede manier uit te
kunnen voeren.
Ik wens u veel leesplezier.
(NAAM STUDENT)
(PLAATS), 23 juni 2021
3
,Samenvatting
De jaren voor (JAARTAL) bestond (NAAM ORGANISATIE) uit veel kleine zelfstandige organisaties. Na de
fusie zijn deze samengevoegd. In haar huidige vorm bestaat de (NAAM ORGANISATIE) nu 16 jaar.
(NAAM ORGANISATIE) beschikt sinds (JAARTAL) over haar eigen laboratorium waar de melkmonsters
op vet, eiwit, celgetal, ureum, lactose en HMT waarden onderzocht worden. Het verzorgen van de
melkcontrole voor melkveehouderijen is de core business van de (NAAM ORGANISATIE). (NAAM
ORGANISATIE) kent een hiërarchische (verticale) organisatiestructuur en is een ‘platte’ organisatie. Het
bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid, daaronder staat de directie en tot slot de afdelingen
laboratorium, kantoor en buitendienst.
In dit rapport wordt ingegaan op de leiderschapskwaliteiten van de schijfster.
Er is een reflectie op de leiderschapskwaliteiten gegeven. Hierbij is gebruik gemaakt van een 360 graden
feedback, het model van Ofman en de managementrollen van Quinn. De kernkwaliteiten van de schrijfster
zijn het nemen van verantwoordelijkheden, mens- en taakgericht werken en goed communiceren en
nauwkeurig werken. Uit de test met de managementrollen van Quinn blijkt dat de schrijfster van alle rollen
wel wat beheerst maar nergens in uitblinkt of heel slecht in is. Uit het 360 graden feedbackformulier
(bijlage I) kwam wel naar voren dat de schrijfster soms meer voor zichzelf moet opkomen en makkelijker
werk moet delegeren.
Het teammodel van Lencioni is gebruikt om de teamanalyse goed uit te kunnen voeren. Deze is ingevuld
met twee teamleden. Er is op vijf onderdelen gescoord; Onderling vertrouwen, conflicten aandurven,
commitment aangaan, verantwoordelijkheid nemen en focus op resultaten. Er is op geen van de
onderdelen hoog gescoord wat betekent dat er hard gewerkt moet worden aan het onderling vertrouwen.
Er zijn 2 situaties geweest waarin de schrijfster haar vaardigheden heeft toegepast. Hierbij is gebruik
gemaakt van het voorbereiden volgens ODATA. Het 4G- feedbackmodel en LDS methode zijn toegepast
evenals de Skill/will-matirx en communicatiemodellen. Elke situatie is beschreven via de STARR-
methode. De conclusie hierin is dat de doelen die behaald moesten worden middels een gesprek behaald
zijn. Helaas zijn de gesprekken niet geheel vlekkeloos verlopen.
Tot slot zijn er SMART-geformuleerde leerdoelen voor de schrijfster gesteld aan de hand van hierboven
genoemde situaties.
De leerdoelen voor de schrijfster zijn:
Beter leren doorvragen tijdens een gesprek
Zelfverzekerder worden en dit uitstralen
Coaching vaardigheden verbeteren
Beter werk kunnen delegeren
Alle leerdoelen zijn specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden beschreven. De conclusie
is dat tijdens en na het behalen van de leerdoelen de schrijfster sprongen in de goede richting kan maken
om haar leiderschapsvaardigheden te verbeteren.
4
,Inhoudsopgave
Voorwoord ..................................................................................................................................................... 3
Samenvatting ................................................................................................................................................. 4
Inleiding ......................................................................................................................................................... 6
1. Reflectie op mijn leiderschapskwaliteiten .................................................................................................. 6
2. Teamanalyse ............................................................................................................................................. 7
3. Toegepaste vaardigheden bij verschillende situaties ................................................................................ 9
3.1 Situatie 1 .............................................................................................................................................. 9
3.2 Situatie 2 ............................................................................................................................................ 10
4. SMART-geformuleerde leerdoelen .......................................................................................................... 11
4.1 Leerdoelen situatie 1 .......................................................................................................................... 11
4.2 Leerdoelen situatie 2 .......................................................................................................................... 12
Literatuurlijst ................................................................................................................................................ 14
Bijlage I 360 graden feedbackformulier ....................................................................................................... 15
Bijlage II Uitkomst test managementrollen van Quinn................................................................................. 18
Bijlage III: Stellingen-vragenlijst van Het Teammodel van Lencioni ............................................................ 19
Bijlage IV: Uitkomsten stellingen teammodel van Lencioni ......................................................................... 20
5
, Inleiding
Om melkkoeien optimaal melk te kunnen laten geven is er een goed rantsoen nodig. Als er geen goed
passend rantsoen is geven de dieren minder melk en kunnen ze ziek worden. Om een goed rantsoen te
kunnen maken is er data van de koeien nodig. (NAAM ORGANISATIE) levert die data door middel van
melkcontrole gegevens. Elke maand wordt er van de koeien een melkmonster genomen die (NAAM
ORGANISATIE) onderzoekt op vet, eiwit, celgetal, lactose, ureum en HMT. Aan de hand van die data
kunnen de veehouders samen met hun voedingsadviseur een rantsoen maken voor het koppel en op
individueel koe niveau. De core business van (NAAM ORGANISATIE) is het verzorgen van de
melkcontrole. Dat wil zeggen het plannen van de monsternames, aanleveren van apparatuur of
monsternemers om de melkcontrole uit te kunnen voeren, het verzamelen van de monsters, het uitzetten
en het onderzoeken van de monsters. Tot slot worden de gegevens verwerkt en heeft de veehouder
binnen 1 à 2 werkdagen een melkcontrole uitslag terug. Daarnaast regelt de (NAAM ORGANISATIE) voor
alle bedrijven de I&R zaken (aan en afvoermeldingen van de koeien) en stamboekzaken. De afnemers
van de (NAAM ORGANISATIE) zijn een deel van de Nederlandse melkveehouders. De organisatie
bestaat in haar huidige vorm 16 jaar.
De organisatiestructuur is als volgt: De (NAAM ORGANISATIE) heeft een bestuur met een voorzitter. Het
bestuur werkt nauw samen met de directie. Vervolgens is er het kantoor voor de administratie,
laboratorium voor het onderzoek en de buitendienst voor werkzaamheden buiten kantoor. Ik werk veel
samen met (NAAM), de algemeen directeur en (NAAM) de onderdirecteur. Ik geef leiding aan één
medewerker waarmee ik team ‘Marketing’ vorm. Ik geef ook leiding aan een andere medewerker
waarmee ik altijd evenementen en dergelijke organiseer. Het bedrijf bestaat uit (AANTAL) fulltime-
equivalenten.
Om hiervoor benoemde taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op een juiste wijze uit te kunnen
voeren is het essentieel dat de leidinggevenden op operationeel niveau op efficiënte en effectieve wijze te
werk gaan. Het is van belang om op competenties van medewerkers te sturen, begeleiden, controleren en
coördineren. Een aantal belangrijke competenties van medewerkers zijn goede communicatieve
vaardigheden, zelfstandigheid, accuratesse, empathisch vermogen en adaptief vermogen. Middels deze
moduleopdrachten is het mogelijk om goed te kunnen reflecteren op mijn leiderschap.
De van belang zijnde leiderschapsaspecten in mijn werkveld zijn uitgewerkt in de moduleopdracht. Deze
biedt inzicht, kennis en handvaten over bovengenoemde aspecten.
Leeswijzer In hoofdstuk 1 is een reflectie gegeven van mijn leiderschapskwaliteiten. Hoofdstuk 2 bevat
een teamanalyse van de organisatie. In hoofdstuk 3 zijn de toegepaste vaardigheden in verschillende
situaties beschreven. Tot slot zijn in hoofdstuk 4 de leerdoelen beschreven aan de hand van de
verschillende situaties in hoofdstuk 3.
1. Reflectie op mijn leiderschapskwaliteiten
In dit hoofdstuk reflecteer ik op mijn kernkwaliteiten en leiderschapskwaliteiten. Hierbij is gebruik gemaakt
van 360 graden feedbackformulieren en het model van Ofman (Kraal en Smid, 2013).
De uitslagen van de 360 graden feedbackformulieren (Ondernemen met personeel, oktober 2020) zijn te
vinden in bijlage I. De formulieren zijn ingevuld door 2 leidinggevenden en twee medewerkers. Het
bespreekbaar maken van dit onderwerp en het bespreken van de ingevulde formulieren en het model van
Ofman (Kraal en Smid, 2013) hebben bij mogen dragen aan het inzichtelijk maken van de kwaliteiten en
de valkuilen. De leiderschapskwaliteiten die het meest passend bij mij zijn; verantwoordelijkheidsgevoel,
mens- en taakgericht werken en nauwkeurig werken en duidelijk communiceren.
Kernkwaliteit verantwoordelijkheidsgevoel
Toen ik in dienst kwam in 2017 was mijn taak het ontwikkelen en presenteren van nieuwe waarden.
Hierover was destijds nog helemaal geen kennis. Ik kon niet worden ingewerkt en werd letterlijk in het
diepe gegooid. Dit voelde voor mij als de kans om mijzelf te bewijzen en ik nam de verantwoordelijkheid
op mij om dit te laten slagen. Door mijn inzet werd ik steeds meer betrokken bij beleidszaken,
vergaderingen en meetings. Doordat ik inmiddels veel kennis heb opgedaan over de organisatie ben ik
deels verantwoordelijk over de beslissingen die genomen worden. Ook bij het organiseren van
fokveedagen, evenementen en deelname aan beurzen ben ik verantwoordelijk dat alles op rolletjes
6
