Evenementenlogistiek
Hoofdstuk 1
In een beleveniseconomie zijn ervaringen belangrijker dan tastbare producten. Het gaat zelfs steeds
meer om de beleving dan om de gebruikswaarde. Het niet-tastbare en het tijdelijke wordt
belangrijker.
Het niet-tastbare is het primaire kenmerk van een evenement en wordt ook wel een satisfier
genoemd. Het tastbare (hapje en drankje) is secundair en wordt beschouwd als een dissatisfier.
De grote uitdaging van evenementenlogistiek is dus alles zodanig goed te organiseren dat het niet
opvalt en bezoekers zich volledig kunnen richten op (de beleving van) een evenement.
Logistiek management: Het besturen en beheersen van goederenstromen in een bedrijfskolom.
Evenement: tijd- en plaatsgebonden gebeurtenis, die door een initiatiefnemer bewust is gepland en
die gericht is op een bepaalde doelgroep, om met een bewust gekozen vorm, een bepaald doel te
realiseren.
Evenementenlogistiek: de eenmalige of laagfrequente organisatie, planning, besturing en uitvoering
van zowel goederen- als mensenstromen, met als doel door middel van uitbesteding en inhuur,
tegen lage kosten en kapitaalgebruik te voldoen aan de behoefte van bezoekers.
Logistiek vs. evenementenlogistiek
inkoop vs. inhuur en uitbesteding
productie vs. realisatie
eindafnemers vs. Publiek
behoefte markt vs. behoefte bezoekers
Er zijn drie niveaus van knooppunten: fysieke knooppunten, logistieke knooppunten en regionale
knooppunten.
Een fysiek knooppunt is een schakel binnen de logistieke keten, zoals Heineken Music Hall.
Een logistiek knooppunt is een cluster van ondernemingen binnen een logistieke keten of netwerk.
Zoals Schiphol of Amsterdam Arena.
Een regionaal knooppunt is een bundeling van enkele logistieke knooppunten, denk hierbij de
Olympische Spelen.
De stakeholders, ook wel actoren genoemd zijn ook een belangrijk kenmerk van een evenement:
Externe partijen
• opdrachtgevers • externe organisatie, overheid
• overheid • gemeente, ministerie, politie, brandweer
• financiers • sponsoren, fondsen, overheid, investeerder
• kennis- en informatie-instellingen • branche-organisaties, vakbladen, opleidingen
• distributeurs • kaartverkooppunt, postkantoor, ticketbureau
• indirect betrokkenen • omwonenden, openbaar vervoer
• doelgroep • bezoekers, gasten, deelnemers
Uitvoerende partijen
• inhoud • programmeurs, artiesten, kleding, make-up
• techniek • licht, geluid, podia, decor, hekken, inrichting
• communicatie • pers, drukker, communicatie-, reclamebureau
• productie • verzekeringen, beveiliging en vergunningen
• locatiemanagement • onderhoud, schoonmakers, boekingen
• catering • restaurants, cafés, brouwerijen, etc.
• overig • vrijwilligers, EHBO, uitzendkrachten
1
,Hoofdstuk 2
Er zijn onwijs veel verschillende soorten evenementen. Deze worden ingedeeld op het doel van het
evenement (educatief, promotie, vermaak, etc.). Daarnaast wordt er ook onderscheid gemaakt op
het gebied van de logistieke consequenties (gewone hockeywedstrijd vs. Tour de France).
Het is dus zinvol om bij het indelen naar de algemene kenmerken te kijken; duur, omvang, locatie,
toegang, bereikbaarheid en doelgroep.
Kenmerken evenementen: absolute deadlines, onvoorspelbaarheid, onduidelijke opdracht,
piekbelasting, terrein en weer, diffuse bedrijfskolom, afhankelijkheid leveranciers en
opdrachtgevers, mensenwerk, ‘reverse logistics’ en financieel afbreukrisico.
De logistieke elementen in het organisatieproces:
• Goederenstromen
• Personenstromen
• Faciliteiten
De logistieke elementen in het organisatieproces kunnen ook tegenover de tijd worden uitgezet:
1. Supply of customer, Supply of the product, Supply of facilities including
2. Event site logistics
3. Event shutdown
De logistieke consequenties van een evenement hangt sterk samen met de risico’s en de doelgroep,
zie blz. 24 tabel.
Projectmanagement kenmerkt zich door het systematisch en integraal sturen van het
ontwikkelingsproces voor een bepaald project, startend met een creatief idee en eindigend met een
concreet product. Projecten hebben de volgende kenmerken:
- duidelijk begin en einde
- tijdelijk
- opdrachtgever en een afgebakend budget
- (eenmalige karakter met een duidelijk doel)
- Multidisplinair
- organisatorisch complex
- stuurbaar vanuit een centraal punt
2
, Hoofdstuk 3
Processen zijn de basis van elke organisatie die een product of dienst levert. Processen kunnen
schematisch worden weergegeven: Input → proces/ transformatie → output.
In het figuur hiernaast zie je hoe je kan
inzoomen op processen van grof naar
gedetailleerd. Het primaire proces van een
evenement bestaat onder andere uit:
verkeer, faciliteiten, crowd management,
food and beverage, etc. Met zo’n groot
onderwerp is het alsnog lastig, dus moet dit
nog specifier. Zoals automobiliteit voor
verkeer.
Kenmerken van processen zijn: snelheid van
omzetting, de vorm, gebruikte materialen of
de betrokkenen.
De capaciteit van een proces is het maximale niveau van waardetoevoeging binnen een bepaalde
tijdsperiode. Er wordt dus bepaald hoeveel output er in een bepaalde periode kan plaats vinden. Om
een juiste bepaling van de capaciteit te doen is het nodig om per deel proces te kijken naar de
capaciteit. Het proces dat bepalend is voor de capaciteit (de laagste) wordt ook wel de bottleneck
genoemd. Dit is meestal dan ook de plek waar er rijen ontstaan. Als je de bottleneck een grotere
capaciteit geeft, verschuift het probleem en ontstaat er ergens anders een bottleneck vaak.
Alles processen samen worden ook wel de keten genoemd, deze is op te delen in vier schillen.
Schil 1 beinvloedingsprocessen: processen van beïnvloeding van de keuze van de vervoerswijze;
trein ticket combi → lastig te beïnvloeden door dat mensen uit gewoonte de auto pakken, veel
verschil tussen soort evenement en doelgroep, persoonsgebonden mobiliteit
Schil 2 sturingsprocessen: sturingsprocessen openbare voorzieningen; ov capaciteit, toegangswegen
capaciteit → locatiegebonden bereikbaarheid
Schil 3 toegansprocessen: toegangsprocessen om toegang te verkrijgen; parkeren, fietsenstalling,
openbaar- en groepsvervoer, entree, mobiliteitsplan (doelgroep, communicatieplan en modal split)
Kern evenementprocessen: processen die het de bezoeker mogelijk maken om te genieten; tenten,
installaties, sanitair, catering.
Mobiliteit is het geheel van verplaatsingsbehoeften, -middelen en -mogelijkheden.
Bereikbaarheid wordt bepaald door het aanbod van infrastructuur en mobiliteitsdiensten en de
mate waarin deze voldoet aan de behoeften van de reiziger.
3
