PROJECTMATIG WERKEN.
NAAM | ESMEE AALDERING
STUDENTNR | 4479245
DATUM | 01-05-2023
OPLEIDING | BEDRIJFSKUNDE
MODULE | PROJECTMANAGEMENT -
VAARDIGHEDEN
1
,VOORWOORD
Mijn naam is Esmee Aaldering en ik ben op dit moment werkzaam als Operationeel manager bij De Indische in Nieuw-
Vennep. De Indische is een producent van kant- en klaar maaltijden. Als operationeel manager ben ik
eindverantwoordelijk voor de gehele operatie.
Sinds september 2022 ben ik doorgegroeid van Assistent bedrijfsleider naar Operationeel manager. Hiervoor werkte ik
als Logistiek teamleider bij onze moederonderneming, door deze operationele functies heb ik veel kennis vanuit de
praktijk en ken ik het reilen en zeilen van de werkvloer.
Ik heb mij aangemeld voor de opleiding HBO Bedrijfskunde omdat ik mij graag verder wil ontwikkelen. Meer
theoretische- en strategische kennis opdoen. Ik wil graag begrijpen waarom we een bepaalde strategie kiezen en deze
dan ook uitdragen naar de operationele afdelingen. Kortom door deze opleiding te volgen wil ik graag de theoretische
kennis vertalen naar de praktijk.
Deze opdracht schrijf ik omdat ik op dit moment de module projectmatig werken volg, op het gebied van projecten heb
ik weinig ervaring. De module wordt afgerond met het schrijven van een plan van aanpak van een project uit de
praktijk. Ik heb als project het opzetten van een nieuwe productielijn gekozen binnen De Indische.
De moduleopdracht heeft veel tijd gekost maar het was ontzettend leerzaam.
Verder wil ik graag mijn werkgever bedanken voor het financieren van deze opleiding en mijn collega’s die mij hebben
geholpen met het uitvoeren van het project. Als allerlaatst wil ik ook de docent van het NCOI bedanken voor de
leerzame en uitdagende lessen.
Ik wens u veel leesplezier!
2
,SAMENVATTING
De Indische is een toonaangevend bedrijf op het gebied van verse maaltijden, maaltijdcomponenten en salades. Het
bedrijf levert momenteel alleen aan B2B-klanten en wil een nieuw marktsegment betreden: de consumentenmarkt.
Hiervoor is er behoefte aan een nieuwe productielijn die geschikt is voor de productie van minimaal 12 nieuwe
maaltijden per dag voor de consumentenmarkt.
Het doel van het project is om binnen 3 maanden na de start van het project een nieuwe productielijn operationeel te
laten functioneren. Het eindresultaat van dit projectplan is de installatie en implementatie van een nieuwe productielijn
die voldoet aan de kwaliteitsnormen van zowel De Indische als de kwaliteitsnormen van de voedselveiligheid.
De startdatum van dit project is 02-05-2022 en de opleverdatum zal zijn 01-08-2022. Na de opleverdatum zal er nog een
evaluatie plaatsvinden met het gehele projectteam.
In dit projectplan is gekozen voor de 4 primaire als de 4 secundaire beheersfactoren, met de BAKT-DOOR methode.
De primaire beheersfactoren van dit project zijn; Budget, Afbakening, Kwaliteit en Tijd.
De secundaire beheersfactoren van dit project zijn; Doel, Organisatie, Omgeving en Risico’s.
Verder beschrijft dit projectplan de uitgangspunten, randvoorwaarden, aannames en kwaliteitseisen van het project
voor het produceren van maaltijden. De uitgangspunten gaan over de beschikbaarheid van projectmedewerkers en
grondstoffen. De randvoorwaarden zijn gericht op de extra eisen die gesteld worden. Aannames die worden gedaan
gaan over; beschikbare personeel, het projectbudget, de kwaliteitsnormen en de marktvraag.
Het project heeft geen relaties met andere projecten en is verdeeld in drie fasen:
1. Voorbereidingsfase → Start 02-05-2022 Einde 06-07-2022
2. Uitvoeringfase → Start 07-07-2022 Einde 25-07-2022
3. Afrondingfase → Start 26-07-2022 Einde 12-08-2022
Na elke fase is er een beslismoment GO/NO GO.
Door middel van een GANTT-planning, welke te vinden is in de bijlage, wordt de voortgang van het project weergeven.
De projectleider is verantwoordelijk dat het project op schema blijft.
In het communicatieplan is vastgelegd welke overlegstructuren er plaatsvinden en met welke regelmaat. Door
regelmatige updates en de GANTT-planning, kan de opdrachtgever op de hoogte worden gehouden van de voortgang
van het project en eventuele problemen die zich voordoen.
Er is in dit projectplan ook gekeken naar de grootste risico’s door middel van een risicoanalyse, dit is in de risicolijst
opgenomen. Het grootste risico voor dit project is dat de levertijd van de nieuwe productielijn niet wordt gehaald. De
maatregelen die hierop genomen zijn:
- Ruime planning aanhouden met betrekking tot het aanleveren van de nieuwe productielijn.
- In het uiterste geval: oplevering project uitstellen.
Het budget is vastgesteld op €25.000,-. De totale materiele kosten van het project komen uit op €20.750,- en daarnaast
nog 249 projecturen. Zowel de projectleider als de projectmedewerkers zullen dit project uitvoeren binnen de huidige
functies van De Indische.
3
,INHOUDSOPGAVE
VOORWOORD ..................................................................................................................................................... 2
SAMENVATTING .................................................................................................................................................. 3
1. INLEIDING ................................................................................................................................................... 5
1.1 DE ORGANISATIE .......................................................................................................................................... 5
1.1 AANLEIDING ................................................................................................................................................. 5
2. DOEL EN RESULTAAT .................................................................................................................................. 5
2.1 DOELSTELLING .............................................................................................................................................. 5
2.2 RESULTAAT .................................................................................................................................................. 5
3. BEHEERSFACTOREN ................................................................................................................................... 6
3.1. AFBAKENING ............................................................................................................................................... 6
3.2 PRODUCT BREAKDOWN STRUCTURE (PBS) .................................................................................................... 6
3.3 UITGANGSPUNTEN, RANDVOORWAARDEN EN AANNAMES ............................................................................... 7
3.4 KWALITEIT ................................................................................................................................................... 7
4. RELATIES MET ANDERE PROJECTEN ......................................................................................................... 8
5. FASERING .................................................................................................................................................... 8
5.1 VOORBEREIDINGSFASE , UITVOERINGSFASE EN AFRONDINGSFASE . .................................................................... 8
5.2 PROJECTBORGING ......................................................................................................................................... 9
6. PROJECTORGANISATIE .............................................................................................................................. 9
6.1 ROLVERDELING EN VERANTWOORDELIJKHEDEN ............................................................................................. 10
6.2 STAKEHOLDERS ........................................................................................................................................... 10
6.3 COMMUNICATIEPLAN .................................................................................................................................. 11
6.4 LINKING-PIN-PRINCIPE ................................................................................................................................ 11
7. PLANNING ................................................................................................................................................. 12
8. BUDGET ..................................................................................................................................................... 12
9. RISICO’S ..................................................................................................................................................... 13
9.1 ESCALATIEPROCEDURE ................................................................................................................................ 13
10. BIJLAGE I ................................................................................................................................................. 14
11. LITERATUURIJST ..................................................................................................................................... 15
11.1 BOEK .................................................................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
11.2 WEBSITE ............................................................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
4
,1. INLEIDING
1.1 DE ORGANISATIE
De Indische behoort tot een van de meest toonaangevende bedrijven op het gebied van verse maaltijden,
maaltijdcomponenten en salades. Als landelijk leverancier onderscheid de Indische zich als een vooruitstrevend bedrijf
dat zich inzet voor een duurzame productie.
De missie van de Indische is meer mensen voorzien van smakelijke en gezonde voeding.
De Indische bereikt dit door:
- Dagvers te koken met verse grondstoffen van lokale telers
- Bewust om te gaan met het gebruik van vet, suiker en zout
- Alle ingrediënten specifiek te kiezen en daarna optimaal te bereiden
De Indische levert op dit moment alleen Business to Business (B2B) en wil graag een nieuwe marktsegment betreden
namelijk de consumentenmarkt (B2C).
1.1 AANLEIDING
De aanleiding voor het projectplan is omdat De Indische nieuwe maaltijden wil produceren voor een nieuwe klant en
daarmee nieuwe marktsegmenten aan te boren namelijk de consumentenmarkt. Momenteel heeft De Indische alleen
productielijnen voor hun bestaande maaltijden deze zijn alleen geschikt voor bulkproductie en niet geschikt voor de
productie van de nieuwe consumentenmaaltijden. Er is daarom behoefte aan een nieuwe productielijn om deze nieuwe
maaltijden te produceren. De nieuwe klant wilt graag de eerste week van augustus de eerste maaltijden uitleveren.
2. DOEL EN RESULTAAT
2.1 DOELSTELLING
Het doel van dit projectplan is om binnen 3 maanden na de start van het project een nieuwe productielijn te installeren
die geschikt is voor de productie van minimaal 12 nieuwe maaltijden per dag voor de consumentenmarkt. Deze
maaltijden moeten voldoen aan de kwaliteitsnormen van De Indische en binnen het budget van €25.000,- blijven.
Na de installatie van de nieuwe productielijn moet de capaciteit van de productielijn minimaal 2.600 maaltijden per
dag bedragen. Het projectteam zal ervoor zorgen dat de nieuwe productielijn wordt geïnstalleerd en getest voordat
deze in gebruik wordt genomen.
2.2 RESULTAAT
Het eindresultaat van dit projectplan is de implementatie van een nieuwe gebruiksklare productielijn. Deze dient
geschikt te zijn voor de productie van minimaal 12 nieuwe maaltijden per dag met een minimale capaciteit van 2.600
maaltijden per dag. De productielijn moet voldoen aan de kwaliteitsnormen van IFS en zowel kwaliteitsnormen van De
Indische.
De belangrijkste deelresultaten om dit doel te bereiken zijn onder andere:
- Het samenstellen van een projectteam met de juiste vaardigheden en expertise om de installatie en
implementatie van de nieuwe productielijn uit te voeren.
- Het identificeren en selecteren van de juiste leveranciers en apparatuur voor de productielijn, rekening
houdend met de kosten en kwaliteitsnormen.
- Het ontwerpen en inrichten van de nieuwe productielijn volgens de specificaties van De Indische en
kwaliteitsnormen van voedselveiligheid.
- Het uitvoeren van testen en validatie van de nieuwe productielijn om de kwaliteit van de maaltijden en de
efficiëntie van de productielijn te garanderen voordat deze in gebruik wordt genomen.
- Het trainen van het personeel en het opstellen van procedures voor de nieuwe productielijn om ervoor te
zorgen dat deze efficiënt en veilig kan worden gebruikt en om te voldoen aan de kwaliteitsnormen van De
Indische.
5
,3. BEHEERSFACTOREN
Er zijn 4 primaire beheersfactoren waarop een project wordt beoordeeld en 4 secundaire beheersfactoren. Een handig
hulpmiddeltje om dit te onthouden is ‘een gemiddelde projectleider BAKT en een goede projectleider BAKT DOOR.’
(Schouten 2017, p. 39).
In dit projectplan zijn de primaire- als secundaire beheersfactoren toegelicht.
Primaire beheersfactoren: 1. Budget
2. Afbakening
3. Kwaliteit
4. Tijd
Secundaire beheersfactoren: 1. Doel
2. Organisatie
3. Omgeving
4. Risico’s
3.1. AFBAKENING
Het afbakenen van een project is belangrijk omdat het helpt om duidelijkheid te verschaffen over de doelstellingen,
scope, activiteiten en resultaten van het project. Een duidelijke afbakening ook wel scope genoemd beschrijft wat het
project wel oplevert maar ook wat het niet oplevert. In tabel I wordt de in scope en out of scope weergeven.
Tabel I
In Scope Out scope
Installeren van de productielijn. Distributie van de maaltijden.
Productielijn moet binnen het budget van €25.000,- Aanschaffen van (nieuwe) grondstoffen.
passen.
Produceren van 12 maaltijden per dag. Totale planning van de maaltijden.
Capaciteit van de productielijn moet minimaal 2.600 Verpakkingen van maaltijden.
maaltijden per dag bedragen.
Kwaliteitseisen moeten worden nageleefd. Werven van nieuw personeel.
Training van personeel en het opstellen van
procedures.
3.2 PRODUCT BREAKDOWN STRUCTURE (PBS)
In figuur I wordt de Product Breakdown Structure (PBS) weergeven volgens de theorie van Schouten.
Figuur I. PBS
Installeren
productielijn
Team Productielijn Validatie
Capaciteit 2.600 CE Installatie en
Training Werkinstructies Stroomvoorziening per dag testen
6
,3.3 UITGANGSPUNTEN, RANDVOORWAARDEN EN AANNAMES
Een project wordt niet alleen beoordeeld op kwaliteit van het eindresultaat, maar ook op andere eisen die gesteld zijn,
deze extra eisen worden randvoorwaarden genoemd.
Er zijn bepaalde zaken waarvan wordt uitgegaan, zodat het project volgens plan van aanpak kan verlopen. Dit noemen
we uitgangspunten.
In een plan van aanpak worden veel aannames gedaan, een aanname is een veronderstelling die wordt gedaan.
(Schouten, 2017, p. 74)
Uitgangspunten:
De projectleider verwacht:
- Projectmedewerkers zijn niet inzetbaar voor andere projecten.
- Alle grondstoffen dienen minimaal 1 week aanwezig te zijn voordat de lijn operationeel is.
Randvoorwaarden:
- Het project moet uiterlijk 01-08-2022 opgeleverd zijn.
- Het projectteam moet rekening houden met de beschikbare ruimte voor de nieuwe productielijn.
- De nieuwe productielijn moet veilig en betrouwbaar zijn.
Aannames:
- Er zijn geen onverwachte problemen met betrekking tot de beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel voor
de installatie en het onderhoud van de nieuwe productielijn.
- Het projectbudget blijft binnen de gestelde budget van €25.000,- zonder dat er onverwachte kosten bijkomen.
- De kwaliteitsnormen van De Indische zijn duidelijk gedefinieerd en worden tijdens de productie nauwkeurig
gevolgd en gehandhaafd.
- De marktvraag naar de nieuwe maaltijden blijft stabiel.
3.4 KWALITEIT
De nieuwe productielijn moet voldoen aan verschillende eisen en eigenschappen, hieronder de kwaliteitseisen waar de
nieuwe productielijn aan moet voldoen.
Productkwaliteit.
De productielijn moet in staat zijn om maaltijden te produceren die voldoen aan de wettelijke vereisten voor
voedselveiligheid. De eisen die gesteld worden:
- Consistente kwaliteit van de maaltijden;
- Voedselveiligheid en hygiëne;
- Uniformiteit van de producten.
Efficiëntie en productiviteit.
De productielijn moet zo efficiënt mogelijk werken om de productiviteit te verhogen en de kosten te verlagen.
De eisen die gesteld worden:
- Snelle doorlooptijd, met minimale capaciteit 800 verpakkingen per uur.
- Minimaal aantal handmatige handelingen.
Flexibiliteit.
De productielijn moet flexibel zijn en in staat zijn om 12 verschillende soorten maaltijden te produceren.
De eisen die gesteld worden:
- Mogelijkheid om verschillende recepten en ingrediënten te verwerken.
- Mogelijkheid om verschillende verpakkingsformaten te produceren i.v.m. mogelijke uitbreiding.
- Mogelijkheid om de productie snel aan te passen aan veranderende marktvraag, zodat er indien nodig
opgeschaald kan worden met het aantal verpakkingen per uur.
7
,Onderhoud en veiligheid.
De productielijn moet veilig zijn voor het personeel dat ermee werkt en onderhouden kunnen worden door de interne
technische dienst. De eisen die gesteld worden:
- Veilige bediening en toegang.
- Makkelijk onderhoud en schoonmaak.
- Betrouwbare apparatuur met minimale uitvaltijd.
4. RELATIES MET ANDERE PROJECTEN
Dit project heeft geen relaties met andere projecten.
5. FASERING
Een fase heeft als doel een tussenresultaat op te leveren waarmee de beslissing kan worden genomen of en hoe het
project verdergaat. Dit resultaat is nodig om de vervolgactiviteiten in een project goed uit te kunnen voeren. De
beslissing wordt ook wel de GO/NO GO-beslissing en wordt door de opdrachtgever genomen zodat hij controle houdt
over het project. (Schouten, 2017, p.93)
Het project is overzichtelijk, van korte duur en eenvoudig daarom is er gekozen voor een eenvoudige fasering. Ook
worden de fasen na elkaar uitgevoerd, dit betekent de lineaire fasering is toegepast.
In onderstaande tabel 2 zijn de 3 fasen van het project uitgelegd.
5.1 VOORBEREIDINGSFASE, UITVOERINGSFASE EN AFRONDINGSFASE .
Het project is overzichtelijk, van korte duur en eenvoudig daarom is er gekozen voor een eenvoudige fasering. Ook
worden de fasen na elkaar uitgevoerd, dit betekent de lineaire fasering is toegepast.
In onderstaande tabel 2 zijn de 3 fasen van het project uitgelegd.
Tabel 2
Voorbereidingsfase Uitvoeringsfase Afrondingsfase
Startdatum: 02-05-2022 Startdatum: 07-07-2022 Startdatum: 26-07-2022
Einddatum: 06-07-2022 Einddatum: 25-07-2022 Einddatum: 12-08-2022
Tijdens deze fase wordt de Tijdens deze fase worden de Tijdens deze fase wordt het project
projectorganisatie opgezet en worden werkzaamheden door het projectteam afgerond en opgeleverd. Er wordt
de projectdoelstellingen en - uitgevoerd om het eindresultaat te gezorgd voor een overdracht naar de
randvoorwaarden vastgesteld. Ook bereiken. Het doel van deze fase is om reguliere organisatie en er wordt
wordt er onderzoek gedaan naar de het projectresultaat te realiseren. Bij geëvalueerd of het projectresultaat
benodigde middelen en de een complexer project wordt deze voldoet aan de gestelde doelstellingen
beschikbaarheid daarvan. hoofdstap opgedeeld in meerdere en randvoorwaarden.
uitvoeringsfasen. Bij dit project zal dat
niet nodig zijn.
Het doel van deze fase: Het doel van deze fase: Het doel van deze fase:
Alle eisen in kaart te brengen waar het Het projectresultaat te realiseren. Het project op een gecontroleerde
resultaat aan moet voldoen. manier af te sluiten.
- Opdrachtgever interviewen - Installeren en testen van productielijn - Het resultaat opleveren en het doel
- Projectdoelstelling en resultaat - Validatie van de productielijn behalen.
vastleggen - Trainen van het personeel - Evalueren van het project(team)
- Samenstellen van projectteam - Het maken van werkinstructies - Na goedkeuring van opdrachtgever
- Rollen verdelen projectteam - Budget beheersen het project beëindigen
- Bepalen van budget - Testdraaien productielijn met de
- Mogelijke risico’s in kaart brengen productiemedewerkers.
- Aanvragen van offertes
- Het schrijven van een projectplan /
plan van aanpak
- Scope vaststellen
GO GO GO
8
,5.2 PROJECTBORGING
Na de projectafronding is het project ten einde. De projectborging behoort dan ook niet meer tot een project, maar
heeft wel te maken met het projectmatig werken. Een project is niet alleen opgezet om een eindresultaat op te leveren,
maar ook om hiermee een doel te bereiken (Schouten, 2017, p.241)
Het doel van het opzetten van de productielijn is het betreden van een nieuwe markt; de consumentenmarkt.
6. PROJECTORGANISATIE
In een project wordt een tijdelijke organisatiestructuur opgebouwd om met diverse disciplines een resultaat te leveren:
de projectorganisatie. (Schouten, 2017, p. 37)
Elke projectorganisatie is opgebouwd uit drie hoofdrollen en zijn weergeven in Figuur 2.
Figuur 2. Projectorganisatie met rollen.
Opdrachtgever
Stakeholder
Prjojectmedewerker
(TD)
Projectmedewerker Projectmedewerker Projectmedewerker
Projectmedewerkers
.
9
, 6.1 ROLVERDELING EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
Tabel 3
Naam Rol Verantwoordelijkheden:
Directeur Opdrachtgever (OG) - Eindverantwoordelijk voor project.
- Het doel stellen, eisen aan resultaat stellen, GO / NO GO bepalen.
- Stellen van projectkaders: (Budget, Afbakening, Kwaliteit en Tijd)
- Goedkeuren van het eindresultaat.
Esmee Aaldering Projectleider (PL) - Het opleveren van resultaat volgens eisen van opdrachtgever.
(PL) - Schrijven van projectplan en plan van aanpak.
- Het aansturen van het projectteam
- Bewaken van projectkaders: (Budget, Afbakening, Kwaliteit en Tijd)
- Het rapporteren van voorgang.
Technische Projectmedewerker - Het samenwerken met projectleider en -medewerkers.
Dienst (TD) (PM) - Opleveren van (deel)product conform de afgesproken kwaliteit.
- Rapporteren van de voortgang.
- Verantwoordelijk voor het technische aspect van het project, denk hierbij aan
ontwerp en inrichting van productielijn.
- Het aanvragen van offertes en het selecteren van de juiste leverancier.
Teamleider inpak Projectmedewerker - Het samenwerken met projectleider en -medewerkers.
(TL) (PM) - Opleveren van (deel)product conform de afgesproken kwaliteit.
- Rapporteren van de voortgang.
- Het trainen van het personeel dat de nieuwe productielijn gaat bedienen.
- Het opstellen van procedures samen met kwaliteit
- Verzorgen van werkinstructies.
Kwaliteitsdienst Projectmedewerker - Het samenwerken met projectleider en -medewerkers.
(KD) (PM) - Opleveren van (deel)product conform de afgesproken kwaliteit.
- Rapporteren van de voortgang.
- Het waarborgen van kwaliteitsnormen en het uitvoeren van kwaliteitscontroles.
- Het valideren van de nieuwe productielijn.
- Het goedkeuren van de nieuwe maaltijden.
Productie Projectmedewerker - Het samenwerken met projectleider en -medewerkers.
medewerkers (PM) - Opleveren van (deel)product conform de afgesproken kwaliteit.
(Prmdw) - Rapporteren van de voortgang.
- Het bedienen van de nieuwe productielijn.
- Nieuwe maaltijden produceren conform de kwaliteitseisen.
6.2 STAKEHOLDERS
Stakeholders zijn personen of groepen die betrokken zijn bij het project, maar geen rol hebben in de projectorganisatie.
Zij hebben een belang doordat zij geraakt worden door het resultaat. (Schouten, 2017, p. 117)
De stakeholder binnen dit project is de nieuwe klant waarvoor De Indische nieuwe consumentenmaaltijden gaat
produceren. Deze is ook weergeven in het organigram Figuur 2.
10
