De ondersteunende processen
in bedrijven
3.1| Wat zijn ondersteunende processen?
Een ondersteunend proces bestaat uit handelingen die niet direct te maken hebben met de totstandkoming
van een product of dienst. Het zijn secundaire processen.
Ze leveren de resources, ook wel resource management; Ondersteunende processen zijn gericht op het leveren
van mensen en middelen aan alle processen. Zij voeden het primaire proces. De ondersteunende processen
leveren de resources (hulpmiddel) aan alle primaire processen.
COPAFIJH
1. Communicate = Ondersteuning voor grote en publieke bedrijven, onderhoudt nauwe banden met de pers.
2. Onderzoek en ontwikkeling = Stlstaan betekent voor een hoop bedrijven achteruitgang, hierdoor moeten ze
nieuwe producten ontwikkelen en een nieuwe markt aanboren.
3. Personeelszaken = De afdeling waar ze verantwoordelijk zijn voor zaken die het personeel aangaan. Ook wel:
Human Resources Management.
4. Administrate = Investeerder verwachten jaarverslagen en prognoses, de overheid verwacht
milieurapportages, en de belastngdienst verwacht bepaalde fnanciële rapportages. Dit zal allemaal bij de
administrate vast gelegd worden.
5. Financiën = Enerzijds gaat het om het administreren van fnanciële zaken, anderzijds houdt Financiën zich
bezig met de fnanciering van het bedrijf.
6. Informatevoorziening / ICT = Grote bedrijven hebben zeer veel processen vereenvoudigd of regelen de
afstemming ervan door middel van computers en bijbehorende computerprogramma’s.
7. Juridische zaken = Actviteiten voor deze afdeling zijn contractvorming, het opstellen van voorwaarden, het
voorbereiden van de afandeling van geschillen zoals rechtszaken.
8. Huisvestging = Houdt zich bezig met facilitair management. Deze afdeling zorgt voor optmaal
ondersteunende faciliteiten: Iedereen in een bedrijf moet kunnen werken in een goed onderhouden kantoor,
moet zonder problemen zijn auto kunnen parkeren en ’s middags kunnen lunchen.
Verschil tussen primaire en ondersteunende processen:
- Ondersteunende processen worden vaak anders georganiseerd.
- Ondersteunende afdelingen hebben meer zelfstandigheid binnen een bedrijf.
- Aan ondersteunende processen wordt vaak op een hele andere manier leidinggegeven.
Binnen het primaire proces is afstemming tussen schakels
belangrijk, om efciënt en kostenbewust te kunnen
opereren. Bij ondersteunende processen is efectviteit
(doelgerichtheid) vaak belangrijker dan efciency.
Ondersteunende processen worden vaak geclusterd tot
stafdiensten en het primaire proces is vaak in de lijn
georganiseerd.
Vertcale lijn = primaire processen & Horizontale lijn = ondersteunende processen
, 3.2| Communicatie in bedrijven
- De belangrijkste communicatetaak is het verstrekken van de door het bedrijf gewenste informate aan
belanghebbenden.
- Communicate is ondersteunend aan het primaire proces, bijvoorbeeld aan marketng en verkoop.
- Een afdeling Communicate maakt de werkzaamheden van een bedrijf inzichtelijk en werkt aan het imago van
het bedrijf.
De afdeling communicate houdt zich onder meer bezig met:
- Het opstellen van intern en extern communicatebeleid.
- Het geven van communicateadvies en -ondersteuning aan zowel de directe als collega’s.
- Het verzorgen van interne en externe publicates.
- Het onderhouden van contact met de pers.
- Het beantwoorden van publieksvragen.
- Vertaalwerkzaamheden.
- Bewaking van de huisstjl.
Communicateplan is een plan waarin het bedrijf opstelt hoe, waar en waarom en met wie het communiceert.
Stapsgewijs hoe een bedrijf een communicatebeleid ontwikkelt
1. Doelgroep analyse = Communicatebeleid begint met het identfceren en analyseren van de doelgroepen.
Voorbeeld: Werknemers, ondernemingsraad, vakbonden, klanten in bepaalde klantsegmenten etc.
2. Communicatedoelstellingen = Hier worden de doelen nagegaan en geformuleerd.
3. Communicatestrategie = De manier waarop een bedrijf ervoor zorgt dat de communicatedoelstellingen
bereikt worden. Wil het bedrijf beïnvloeden, overtuigen, een dialoog aangaan of informate zenden?
4. Communicatemiddelen = Wanneer een bedrijf een communicatestrategie heef, is het belangrijk welke
communicatemiddelen het bedrijf wil inzeten:
- Direct print: Brief, brochure, tjdschrifen of dagbladen.
- Online: Website, intranet, elektronische nieuwsbrief of zoekmachineoptmalisate.
- Telefoon/e-mail.
- Evenementen: Eigen evenementen of aanhaken aan bestaande evenementen.
- Persoonlijk: Adviseur, workshops, presentates en klantsupport.
5. Communicatestjl = In de communicatestjl wordt een aantal dimensies onderscheiden te weten: Taal,
beeldtaal en huisstjl.
6. Evaluate = Om te blijven waarborgen dat de communicate voldoet aan zowel de uitgangspunten die zijn
vastgelegd in de doelstelling en de strategie, moet een bedrijf de communicate regelmatg evalueren.
3.3| Onderzoek en ontwikkeling in bedrijven
Voor het ondersteunende proces van de afdeling Onderzoek en Ontwikkeling geldt:
- Deze ondersteunende stafafdeling wordt vaak Research & Development genoemd.
- Deze afdeling houdt zich bezig met het ontwikkelen en ontwerpen van nieuwe producten en
procesinnovates.
In westerse landen wordt ongeveer 3,5% van de omzet van een bedrijf besteed aan onderzoek en
ontwikkelingen.
Farmaceutsche industrie is een bedrijfstak waar traditoneel veel geld besteed wordt aan onderzoek en
ontwikkeling. Voorbeeld: De medische sector.
