Hoofdstuk 1. 1.1 Organisaties en bedrijfsprocessen
Bij bedrijfsprocessen zien we dat er verschillende activiteiten worden verricht voor de uitvoering van
een bedrijfsproces. Ook zien we dat er vooraf moet zijn nagedacht over de volgende activiteiten en
het begin en het einde van het bedrijfsproces.
Ten aanzien van het verkoopproces kunnen we verschillende vragen stellen:
Hoe weet de medewerker bij de kassa dat de prijs op het label van het kledingstuk juist is?
Hoe kan de medewerker controleren of hij alle kledingstukken van de klant heeft gescand?
Hoe kan de winkel voorkomen dat kledingstukken onbetaald de winkel verlaten
Hoe kan de bedrijfsleider controleren dat de inhoud van de kassa als geldbedrag en gepind
bedrag overeenkomt met de opbrengst van de totale verkopen van een dag.
Wat betekent dit voor de inrichting van het verkoopproces?
Samenvatten zijn dit allemaal vragen die te maken hebben met de betrouwbaarheid en volledigheid
van de registratie van de inkomsten en de integriteit van medewerkers en klanten. Juist over dit
soort aspecten gaat het vakgebied administratieve organisatie.
Een bedrijfsproces bestaat altijd uit een aantal activiteiten. In het verkoopproces van Bolte zijn dat
allemaal activiteiten die na elkaar worden uitgevoerd. Dat vind je terug in het schema doordat ze
onder elkaar staan. Het voordeel van het op deze wijze beschrijven is dat de verschillende
activiteiten afzonderlijk zijn te herkennen en de samenhang tussen de activiteiten is terug te vinden.
De verschillende activiteiten hoeven niet altijd door dezelfde medewerkers te worden uitgevoerd.
Dat zie je in diverse kledingzaken ook wel terug, namelijk dat sommige medewerkers vooral de
klanten helpen bij het uitzoeken en de winkel op orde houden en dat andere medewerkers het
kassawerken doen.
Start verkoopproces
1. Kledingstukken uitzoeken
2. Prijs labels verzamelen en kledingstukken inpakken
3. Identificatie medewerker bij de kassa
4. Labels/prijzen scannen in de kassa
5. Afhandelen betalingstransactie
Einde verkoopproces
De beschrijving van een organisatie bestaat meestal uit een beschrijving van de afdelingen in een
organisatie. Ook is hierin terug te vinden hoe de hiërarchie van de afdelingen is.
Een organogram is een weergave van verantwoordelijkheden in een organisatie. Het wordt ook wel
een hiërarchisch organisatieschema genoemd, omdat je kunt terugvinden wie leidinggeeft aan wie
(de hiërarchie van de organisatie).
De verschillende afdelingen kennen ook verantwoordelijkheden in de organisatie. Vanuit de
administratieve organisatie en de beheersing van risico’s is het ook belangrijk dat de verschillende
rollen in een bedrijf worden onderscheiden met verschillende verantwoordelijkheden. Dan bouw je
als het ware checks en balances in je organisatie.
Primair proces = een relatief eenvoudig primair proces. Toch is de weergave van het primaire proces
al behoorlijk ingewikkeld. Hieronder zie je de zogenoemde logistieke basisstructuur.
,Opslaan kleding en magazijn voorraad kleding in winkelmagazijn labelen kleding en ophangen
in winkelschappen voorraad kleding in winkelschappen verkoop en leveren kleding aan klant.
Een primair proces van een organisatie beschrijft altijd de kernactiviteiten, van een organisatie. In dit
geval een goederenproces binnen een winkel, maar het kan ook een goederenbeweging in een
productiebedrijf zijn. Het is tegenwoordig gebruikelijk om bij andere organisaties hun kernactiviteiten
te beschrijven met een basisstructuur, ook al betreft het geen goederenbeweging maar een dienst.
Zo kun je het primaire proces van een opleiding bepalen door de activiteiten in het onderwijsproces
achter elkaar te beschrijven. De student komt aan, volgt de verschillende onderdelen van de
opleiding en verlaat de opleiding wel of niet met een diploma.
1.2 ontwikkelingen in organisaties.
Organisaties functioneren in een markt. In deze markten doen zich allerlei ontwikkelingen voor die
invloed hebben op de interne organisatie van bedrijven. Organisaties moeten inspelen op deze
ontwikkelingen, ook wel omgevingsfactoren genoemd, om hun marktpositie te handhaven of te
versterken.
Er is een aantal ontwikkelingen waar bijna elke organisatie mee te maken heeft omdat deze hun
markt beïnvloeden. Daarmee zijn we niet uitputtend. Het gaat om de volgende ontwikkelingen:
1. Globalisering
2. IT-ontwikkelingen
3. Samenwerking in de keten
4. Organisatie ontwikkelingen
Globalisering
De term globalisering betekent dat landsgrenzen voor markten open zijn of worden gemaakt.
Afstanden in de wereld worden steeds kleiner en bedrijven en organisatie opperen dus ook steeds
meer wereldwijd. Globalisering leidt ertoe dat er voldaan moet worden aan allerlei regels en wetten
van diverse landen. Landen waar productie plaatsvindt, landen waar het transport doorheen gaat en
landen waar de consumentenmarkt is. De globalisering werkt ook concurrentie verhogend, waardoor
bedrijfsprocessen en hun prestaties steeds effectiever en efficiënter moeten plaatsvinden. Er komen
concurrenten bij waardoor het onderscheidende vermogen van jouw product of dienst zich
voortdurend moet bewijzen. Een trend is dat de dienstverlening rondom handel en productie steeds
meer zorgt voor het onderscheidende vermogen. De open markt zorgt voor efficiënte prijsvorming
en om nog winst te maken moeten bedrijven steeds meer hun interne kosten beheersen. Dit
verklaart de voortdurende aandacht voor kosten, ook als bedrijven al goede prestaties neerzetten.
Een van de belangrijkste middelen die ze daarvoor hebben is de inrichting van de bedrijfsprocessen.
Door handig en efficiënt hun bedrijfsprocessen in te richten kunnen ze concurrentievoordeel
verkrijgen. Voordeel is dat de consumentenmarkten waar de bedrijven hun producten dan kunnen
afzetten, wel vele malen groter zijn dan voorheen.
IT-ontwikkelingen
Sinds eind jaren achtig van de vorige eeuw is de opmars van computers enorm versneld. Waren er
eind jaren tachtig nog sporadisch huishoudens met een computer, nu zijn er in vrijwel elk
huishouden een of meer computers, laptops, tablets en smartphones beschikbaar. De opmars van
internet is daarvoor een belangrijk vliegwiel geweest. Juist deze technologie heeft ertoe geleid dat
het world wide web zijn intrede kon doen, dat tot massaal gebruik van internet heeft geleid. In de
loop van de jaren negentig hebben de eerste bedrijven gezien dat het world wide web ook een
,verkoopkanaal kan zijn, naast een netwerk dat gegevens uitwisselt. In het begin waren het vooral
bedrijven die naast hun winkelketens een internet winkel opzetten, maar later zijn er meer
gespecialiseerde bedrijven gekomen die geen fysieke winkel meer hebben. Vandaar dat veel
bedrijven voortdurend bezig zijn hun bedrijfsprocessen te innoveren door gebruik te maken van
internettechnologie.
Samenwerking in de keten
Vooral in de handels- en productiebedrijven zien we steeds vaker strategische allianties ontstaan.
Bijv. samenwerking van een productiebedrijf met een assemblagebedrijf, of samenwerking van een
winkelketen met een productiebedrijf.
Het voordeel van samenwerking in de keten is dat de kwaliteitsbewaking van de producten op elkaar
kan worden afgestemd en daarmee verhoogd en dat de voorraden in de keten goed op elkaar
kunnen worden afgestemd, met minder kosten als gevolg. Zeker bij houdbare producten is dit een
belangrijke reden voor de samenwerking. We noemen een keten van bedrijven ook wel een
bedrijfskolom
Er zijn verschillende redenen voor bedrijven om in de keten naar samenwerking te zoeken zoals:
Inkoopvoordelen
Snelheid van levering aan klanten
Kwaliteitsverbeteringen
Gezamenlijke innovatie
Kostenreductie
Voorraadreductie (minder grote kans op incourante producten)
Verbreding van markten
Organisatie ontwikkeling
Door de concurrentiedruk zijn bedrijven en instellingen voortdurend bezig hun kosten te reduceren
en hun bedrijfsprocessen te analyseren en te verbeteren. Naast dit kostenbewust zijn en de
concurrentiedruk o de markt is er ook een druk vanuit de arbeidsmarkt. Werknemers zijn steeds
hoger opgeleid, stellen steeds hogere eisen aan hun werkomgeving en willen steeds meer
verantwoordelijkheid. Werknemers willen zien wat hun betekenis is voor het bedrijf. Door deze vraag
overwegen bedrijven steeds vaker hun interne organisatie aan te passen en nieuwe werkmethoden
te introduceren. Dit betekent dat verantwoordelijkheden binnen organisaties voortdurend
veranderen. Er komen andere organisatieprincipes, zoals de principes van teamontwikkeling. Ook
betekent elke reorganisatie dat verantwoordelijk heden veranderen en dus ook de
verantwoordelijkheid over de interne controle. De veranderingen in organisatorische
verantwoordelijkheden leiden de laatste jaren steeds meer tot het principe van het ‘’laag’’
neerleggen van verantwoordelijkheden. Dat zou ook moeten betekent dat er minder overhead zou
moeten ontstaan in organisatie, zodat deze lean and mean georganiseerd kunnen worden.
1.3 typologie van organisaties
Een typologie is een indelingsmethode waarbij bedrijven vanuit een bepaald gezichtspunt worden
onderverdeeld in vergelijkbare bedrijven of organisaties. Via het hanteren van een typologie leer je
een bedrijf of organisatie vanuit een bepaald perspectief te benaderen. Als je dan een bedrijf of
organisatie uit zo’n type hebt bestudeerd, zal blijken dat een vergelijkbaar bedrijf van hetzelfde type
sneller kunt begrijpen. Zo ontstaat een brede kennis van het functioneren van bedrijven en
instellingen.
, De typologie van Starreveld kent een hoofdindeling in twee categorieën, namelijk een onderscheid
waarin organisaties werken binnen een markt of niet werken binnen een markt. Starreveld benadert
de organisaties die niet werken voor een markt anders dan die wel werken voor een markt. De
administratie organisatie van de categorie niet werken voor een markt, is veelal afgestemd op wet-
en regelgeving. Deze wet- en regelgeving vervangt deels het ontbreken van een externe markt
waarin concurrentie zorgt draagt voor een markt kent veelal effectieve en efficiënter
bedrijfsprocessen vanuit de noodzaak te moeten overleven en concurreren binnen een markt.
Het hanteren van een typologie is handig bij analyseren van het functioneren van organisaties. Zeker
als op procesniveau gekeken wordt naar bedrijven kun je bij het hanteren van een typologie
overeenkomsten tussen bedrijven herkennen. Daarmee bouw je versneld kennis en expertise op van
een veelheid van organisaties.
PLAATJES BLZ. 21
1.4 PBI-model
PBI-model, oftewel Proces-Beheersing-Informatie model. Dit is een model dat wij hanteren om de
leerstof van het vakgebied administratieve organisatie inzichtelijk te maken.
Om verschillende aspecten die bij de inrichting van processen en het daarbij uitsluiten van risico’s
goed te kunnen behandelen. Kort benoemd gaat het bij administratieve organisaties over het goed
laten verlopen van processen of bedrijfsprocessen, zodat de risico’s die je als organisatie loopt zo
goed mogelijk worden afgedicht door maatregelen in het procesontwerp. Om te kunnen bepalen of
het proces goed loopt en waar risico’s zich voordoen, is het noodzakelijk om de beheersing van het
proces goed te ontwerpen om daarmee de relaties van het proces te kunnen monitoren.
Het PBI-model staat voor:
P: bedrijfsprocessen en hun organisatie
B: beheersing van processen, administratieve organisatie
I: informatievoorziening en ICT
De basis van het PBI-model bestaat uit de bedrijfsprocessen. Om deze bedrijfsprocessen goed te
laten functioneren zal de organisatie deze bedrijfsprocessen willen beheersen en
controlemaatregelen toevoegen, zodat de bedrijfsprocessen datgene doen wat ze verwacht worden
te doen en zoveel mogelijk risico’s uitsluiten. Om deze beheersing goed te kunnen uitvoeren heeft de
organisatie informatie nodig. Dat kan informatie zijn over de voortgang van het proces, maar ook
inhoudelijke informatie die een processtap gebruikt wordt.
Hoofdstuk 2 bedrijfsprocessen
2.1 bedrijfsprocessen bekeken
1 Klant Bestelt telefoon
2 Verkoper Controleert en kopieert documenten van klant
3 Verkoper Haalt telefoon uit magazijn
4 Verkoper Registreert gegevens van klant en telefoon
5 Verkoper Produceert en verwerkt contract
6 Verkoper Handelt verkoop telefoon af aan de kassa
7 Klant Betaalt en neemt telefoon in ontvangst
Zo’n processtap is op te vatten als een klein proces op zichzelf. Wij noemen dat een sub proces.
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper kimvanwingerden. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €5,48. Je zit daarna nergens aan vast.
