TIP VOOR LEREN: HOUD PP BIJ DE HAND ZODAT JE HOOFDLIJNEN WEET
CATS CM
Hoofdstuk 1 – Contracten en contractmanagement
1.1. Definitie contract (vs overeenkomst)
Contract: is een al dan niet schriftelijke overeenkomst, het resultaat van een meerzijdige
rechtshandeling waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere partijen een verbintenis
aangaan.
Overeenkomst: meerzijdige rechtshandeling waarbij een of meer partijen jegens een of meerdere
andere partijen een verbintenis aangaan.
Contract = overeenkomst.
Uit de rechtshandeling komt voort dat verplichtingen die uit een verbintenis volgen van rechtswege
afgedwongen kunnen worden. De uiterste vorm van afdwingen is dat een geschil met betrekking tot
het contract aan een rechter kan worden voorgelegd met de vraag daarover uitspraak te doen
(geschilbeslechting/leveringsafspraken).
Een contract is uit twee delen opgebouwd:
1. Work To Be Done Prestatie Er is vastgelegd wat gedaan, geleverd of
(kern) waargemaakt moet worden (feitelijke realisatie).
2. All Other Contract Terms and Voorwaarden, verplichtingen,
Matter conditions tegenprestatie en overige afspraken (zoals afspraken
(overeenkomst zit meer hier) over afhandelen van afwijkingen&aanpassingen)
1.2 Typering van contracten
Partijen die een overeenkomst kunnen aangaan
1. Natuurlijke personen onderling: huwelijkscontract, koopovereenkomst
2. Natuurlijke personen en rechtspersonen (B2C): (impliciete) koopovereenkomsten in een winkel,
huurovereenkomsten onroerend goed, arbeidsovereenkomsten etc.
3. Rechtspersonen onderling (B2B): (grootste groep) overeenkomsten in zakelijk verkeer:
goederen, diensten, ontwikkeling, bouw etc.
Gaat bij CATS CM verder over B2B contracten (zakelijke omgeving tussen organisaties (bedrijven,
provincies, overheden en andere non-profit organisaties) onderling)
Aard van de verplichting van WTBD
- Verplichting opdrachtgever geven van een financiële vergoeding aan de leverancier
- Verplichting leverancier leveren van een prestatie (producten, diensten of producten maken
op basis van specificatie)
- De aard van WTBD is geen reden om contracten uit de sluiten van contractmanagement
Contracten vertegenwoordigen een bepaalde waarde die meestal is uitgedrukt in geld (waarde
varieert van enkele tot miljarden euro’s.
1.3 Definitie van contractmanagement en contractmanager niet uit hoofd leren, wel herkennen
1
,Contractmanagement
Het op operationeel niveau managen van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden,
verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven. Ook behoort het managen van alle
onduidelijkheden, hiaten en gewenste wijzigingen in het contract met als doel de met het contract
beoogde doelstellingen te realiseren. CM ziet toe op levering van juiste prestaties en toepassing van
juiste voorwaarden, condities en afspraken
De eindverantwoordelijkheid voor contractmanagement ligt bij de contracteigenaar
De persoon die vanuit zijn verantwoordelijkheid in de organisatie de overeenkomst heeft geïnitieerd
en baat heeft bij en aansprakelijk is voor het realiseren van de contractdoelstellingen.
Contractmanager
Wordt aangesteld door de contracteigenaar om op dagelijkse basis invulling te geven aan deze taken
en verantwoordelijkheden (heeft meer tijd en betere vaardigheden voor deze verantwoordelijkheid)
Om de rol van de contractmanager succesvol in te vullen is een heldere positionering, omschrijving
van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en een praktische toepassingsmethode voor
contractmanagement noodzakelijk.
1.4 Contractomgeving
Contractomgeving
Het speelveld van de contractmanager. Een veld met alle contract betrokken partijen, met elk hun
vertegenwoordigers met zowel interne als externe gezamenlijke en tegenstrijdige belangen en
doelstellingen.
Dit stelt hoge eisen aan de vaardigheden van de contractmanager. Het gaat hier om
contractmanagement, maar voor het grootste deel om contactmanagement.
Contractomgeving bestaat uit zes elementen
1. Doelstellingen: zullen voor ieder van de contractpartijen (opdrachtgever, leverancier)
verschillend zijn, maar liggen in elkaars verlengde
2. Raamovereenkomst: dit is het opdelen van contracten om het minder complex te maken.
Hierdoor ontstaat hiërarchie van contracten die onderling samenhangen en van elkaar
afhankelijk zijn (het managen van het contract kan dus onderdeel zijn van een groter geheel en
niet als geheel onder verantwoordelijkheid vallen van contractmanager)
3. Contracteigenaar: verantwoordelijk voor het aangaan en uitnutten van het contract (hoeft niet
per se over de tekenbevoegdheid van het contract te beschikken)
4. Contract Board: alle personen die bij het contract betrokken zijn. In samenstelling hebben ze
gezamenlijke besprekingen over het contract waarin contractmanager de status rapporteert en
CB als totaal beslissingen neemt die noodzakelijk zijn voor de voortgang van het contract
- Demand Owners: vertegenwoordigers van de opdrachtgever die gebruikmaken van de
leveringen van het contract of vanwege hun expertise hier een rol bij hebben
- Delivery Owners: vertegenwoordigers van de leverancier die verantwoordelijk zijn voor het
leveren van de diensten
5. Contract- of project/servicemanager: aan beide zijden is degene die focus heeft op WTBD. Bij
leverancier is deze verantwoordelijk voor correcte levering van producten/diensten. Bij
opdrachtgever begeleidt hij de ontvangst van de levering en informeert over kwaliteit van de
geleverde p/d
2
, 6. Subcontractor: leverancier is de contractor, als deze ook werk heeft uitbesteed wordt degene
aan wie het is uitbesteed de subcontractor. Wie verantwoordelijk is bepaald de leverancier
(contractmanager van hoofdcontract of iemand anders), wordt gemanaged in lijn met
doelstellingen van het contract van de opdrachtgever
Tijdelijke organisatie
Geheel van rollen en hun onderlinge samenhang binnen de contractomgeving. Personen uit de
contractomgeving vervullen op hun eigen wijze een rol bij het contract. Elke rol heeft specifieke
taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
- Regieorganisatie de tijdelijke organisatie aan de kant van de opdrachtgever, waarin alle of
een groot gedeelte van de oorspronkelijke door de eigen organisatie uitgevoerde activiteiten
worden uitbesteed aan een leverancier
- Service-organisatie de regieorganisatie, maar dan aan de kant van de leverancier
1.5 Voor welke contracten contractmanagement toepassen?
Twee criteria om contracten te categoriseren:
1. Impact dienstverlening op primaire proces
2. Omvang dienstverlening (uitgedrukt in geld, aantal betrokken personen of doorlooptijd)
De intensiteitsniveaus (volledig, aangepast en beperkt) verschillen op:
- Mate van pro-activiteit van de contractmanager
- Gepland overleg dan wel ad-hoc overleg tussen de contractpartijen
- Frequentie waarmee contractmanager prestatiebeoordelingen uitvoert
- Frequentie waarmee de contractmanager met de andere personen uit de contractomgeving
overleg heeft
3
