Exameninformatie
Deze module wordt afgesloten met een moduleopdracht. Je maakt de
moduleopdracht individueel en zelfstandig.
Deze moduleopdracht maak je op basis van onderstaande case:
Case:
Een nog vrij onbekend en klein Nederlands kledingmerk wil voor al haar personeel
(totaal 80 personen) een bedrijfsfeest organiseren. Het kledingmerk bestaat
inmiddels 10 jaar en de directeur vindt het tijd om zijn personeel te bedanken met
een feestelijke avond. Onder de 80 medewerkers van dit Nederlands Kledingmerk
'Pas Past Jou' bevinden zich onder andere de managers, designers,
schoonmakers en de verkopers die werkzaam zijn in de vijf verschillende
vestigingen. 'Pas Past Jou' heeft haar eigen kleine winkels in Amsterdam, Alkmaar,
Hilversum, Utrecht en Amersfoort. Het hoofdkantoor zit in Amersfoort, daar waar Pas
Past Jou 10 jaar geleden haar eerste kleine boutique opende. Inmiddels is het bedrijf
in 10 jaar uitgegroeid tot een bekender merk in de regio en al aan het uitbreiden in de
rest van Nederland. Pas Past Jou hoopt over vijf jaar nog eens vijf winkels in andere
regio's in het land te hebben geopend.
Aangezien de eigenaar het tijd vindt voor een feestelijk jubileum heeft hij besloten het
evenement uit te laten besteden door een evenementenbureau. De volgende
wensen worden door Pas Past Jou aangereikt aan het evenementenbureau om er
een onvergetelijk en feestelijk jubileum van de te maken voor haar 80 medewerkers
en partners:
1. Het dient een onvergetelijk en feestelijk jubileum te zijn voor in totaal 160
genodigden (80 medewerkers plus partner)
2. Het beschikbare budget is € 50.000
3. Belangrijk is dat de locatie voor iedereen goed bereikbaar is
4. De wens is om tevens een overnachting aan te kunnen bieden, zodat iedereen kan
genieten van een drankje tijdens het feest
5. Het 10 jarig bestaan dient als uitgangspunt te dienen
6. De keuze van de locatie moet passen binnen de sfeer en cultuur die past bij Pas
Pas Jou: informeel, hip, kleurrijk, modieus en waarbij de klanten altijd op de eerste
plaats komen.
7. Het zou een leuk zijn als het feest afgesloten zou kunnen worden met een
prachtige vuurwerkshow.
8. Datum: geen specifieke datum bekend, maar op een zaterdag in juni.
Met bovenstaande informatie is de eerste input aan wensen gegeven waaraan het
verder aan jou vanuit het evenementenbureau is om hier een creatief voorstel voor te
schrijven.
Stap 1: Wat lever je in?
Je schrijft een creatief voorstel voor bovenstaand evenement: 10 Jarig jubileum voor
kledingmerk Pas Past Jou.
, Stap 2: Waar moet de opdracht aan voldoen?
Vanuit jouw evenementenbureau schrijf je een creatief voorstel voor
bovenstaand evenement. Je neemt de rol aan van evenementenmanager en schrijft
een plan voor een evenement dat uiteindelijk realiseerbaar is. Belangrijk is dat je in
de aanleiding beschrijft om wat voor soort evenement het gaat, dit dien je ook te
onderbouwen. Het evenement dient aan te sluiten op de doelgroep, de doelstellingen
en in dienst te staan van het door de opdrachtgever te bereiken resultaat (let op: het
resultaat heeft een koppeling met de aanleiding en doelstelling van de
opdrachtgever).
Verwerk de volgende onderdelen in je voorstel:
1. Inleiding waarin de volgende punten worden uitgewerkt (maximaal 1 A4'tje):
• Introductie van jouw evenementenbureau (zelf verzinnen en op een zakelijke
manier dit evenementenbureau introduceren)
• Introductie van de opdrachtgever (op basis van bovenstaande informatie uit te
case)
• Leeswijzer
2. Plan van aanpak (1 A4'tje):
• Soort evenement
• Doel en doelstelling evenement
• Beschrijving doelgroep (op basis van een mogelijke analyse vanuit de gegeven
informatie)
• Kort (1 alinea) een weergave van de belangrijke wensen/eisen vanuit de
opdrachtgever
3. Overzicht sfeer (2 - 3 A4'tjes, inclusief 1A'4'tje moodboard in deze
hoofdtekst):
• Locatie: Kies een concrete locatie en onderbouw deze keuze op basis van
doelgroep, doel en wensen opdrachtgever.
• Programma: Voeg een overzichtelijk programma toe en onderbouw de keuze van
het programma op basis van de doelgroep en het doel.
• Catering: Beschrijf hoe de catering er uit komt te zien en motiveer de keuze voor
het eten.
• Entertainment: Onderbouw de keuze van entertainment (in hoeverre zorgt dit voor
een bijdrage aan het doel?)
• Decoratie: Hoe wordt de sfeer op de locatie gecreëerd? Wat is belangrijk aan de
decoratie om deze sfeer terug te laten komen?
• Vergunningen, veiligheid en verzekeringen: Beschrijf kort de belangrijke elementen
waar rekening mee gehouden dient te worden met betrekking tot mogelijke
vergunningen, verzekeringen en de veiligheid.
• Voeg op basis van bovenstaande keuzes en onderbouwingen een moodboard toe
die de sfeer op een juiste manier weergeeft (1 A4'tje in de hoofdtekst, niet in
bijlage, omdat dit een te beoordelen onderdeel is van de moduleopdracht)
4. Uitnodiging en het traject (1 A4'tje):
,• Beschrijf hoe het uitnodigingstraject verloopt en welke middelen er ingezet zullen
worden om de uitnodigingen te versturen. Om dit traject inzichtelijk te brengen dien
je een korte weergave van een tijdsplanning omtrent het gehele uitnodigingstraject
toe te voegen. Onderbouw ook welke elementen er verwerkt dienen te worden in
de uitnodiging en welke sfeer er uitgestraald dient te worden. Laat duidelijk zien
dat het personeel wordt geprikkeld te (willen) komen.
• Verwerk ook de inzet van Social media als onderdeel van het uitnodigingstraject.
Motiveer de keuze voor bepaalde social media kanalen.
5. Draaiboek (1 A4'tje):
• Voeg een gedeelte (verkorte versie) van het programmadraaiboek toe.
6. Evaluatie (1/2 A4'tje tot 1 A4'tje):
• Breng de verschillende onderdelen in kaart die je na afloop moet gaan evalueren.
Je kan hierbij denken aan de opdrachtgever, de doelstelling, de doelgroep,
toeleveranciers, het projectteam etc. Breng de verschillende onderdelen
overzichtelijk in kaart en motiveer op welke wijze dit geëvalueerd zal gaan worden.
Stap 3: Wat is de opbouw en structuur van de opdracht?
De moduleopdracht bevat minimaal de volgende onderdelen:
• Voorblad met de volgende informatie:
• Voorletters en naam
• Studentnummer
• Datum
• Schoevers
• Naam van de opleiding die je volgt
• Naam van de module
• Voorwoord
• Je stelt jezelf voor, geef aan voor wie je de moduleopdracht schrijft en geef de
aanleiding weer voor het schrijven van de moduleopdracht.
• Samenvatting
• Je maakt een samenvatting van maximaal 1 pagina van de inhoud van jouw
moduleopdracht. Deze samenvatting moet compleet en begrijpelijk zijn voor
iemand die de moduleopdracht niet heeft gelezen.
• Inhoudsopgave
• hoofdtekst (alle deelopdrachten zoals genoemd onder Stap 2)
• Literatuurlijst
• Bijlagen (eventueel)
De moduleopdracht bestaat uit minimaal 5 en maximaal 8 pagina’s opgemaakte
hoofdtekst (inclusief inleiding) en maximaal 7 pagina’s (A4-formaat) bijlagen, bij
regelafstand 1 en lettertype en -grootte Arial 10/11. Het voorblad, het voorwoord, de
samenvatting, de inhoudsopgave en de literatuurlijst tellen niet mee in het maximum
aantal pagina’s.
Indien je het aantal pagina’s overschrijdt, kan dit negatieve consequenties hebben
voor jouw beoordeling.
,Feedback
Hieronder ontvangt u de beoordeling van uw plan.
Inhoud:
De aanleiding, context en gewenst resultaat zijn voldoende beschreven. Het basis
concept is goed uitgewerkt, waaruit blijkt dat het evenement wat betreft de inhoud
aansluit op de doelstelling en doelgroep. De doelstelling had duidelijker SMART
moeten zijn. Het plan staat in dienst van het door de opdrachtgever te bereiken
resultaat. De levendige sfeer schets en de programmering is voldoende beschreven.
De evaluatie is voldoende, maar kan beter (zie boek Kuiper).
Vorm:
Het aantal pagina's is conform de aanwijzingen in de examen informatie. De
structuur is logisch opgebouwd. Er zijn voldoende literatuurverwijzingen. De
literatuurlijst is conform de APA- normen.
Verbeterpunt : De evaluatie kan uitgebreider. Denk aan de beschrijving in het boek
van Kuiper. De doelstelling moet SMART zijn. Het is het ijkpunt bij de opdrachtgever.
Proficiat met uw goede cijfer en veel succes verder!
,MODULEOPDRACHT
EVENTMANAGEMENT
Evenementenbureau Event Genies
Voorstel bedrijfsfeest 10 Jarig jubileum Pas Past Jou
Student: xxxx
Studentnummer: xxxx
Opleidingsinstituut: Schoevers
Opleiding: HBO Bachelor Communicatie en Organisatie -
specialisatie Executive Officemanagement
Docent: xxxxx
13 september 2020
,Voorwoord
In 1987, alweer 33 jaar geleden, ben ik geboren in Amsterdam. Na hier mijn geruime leven met veel
plezier te hebben gewoond, ben ik sinds 2019 woonachtig in het kleine vestingstadje Weesp. Hier
geniet ik samen met mijn man en hond van de mooie omgeving en ben ik regelmatig met mijn
paddleboard op de Vecht te vinden.
Sinds 2010 ben ik werkzaam op het hoofdkantoor van xxxxx. Hier ben ik gestart als administratief
medewerkster op de afdeling Inkoop, waar ik vervolgens ben doorgegroeid naar directiesecretaresse
van de directeur Inkoop en Marketing. Ondertussen ruim tien jaar verder, werk ik nog steeds met veel
plezier bij de organisatie.
In april 2019 ben ik bij Schoevers begonnen met de opleiding HBO Bachelor Communicatie en
Organisatie specialisatie Executive Officemanagement om mezelf verder te blijven ontwikkelen en
uitdagen. Zowel binnen mijn huidige vakgebied als daarbuiten.
Deze moduleopdracht schrijf ik als Schoevers examenopdracht voor Pas Past Jou. Middels deze
module heb ik mijn kennis op het vlak van eventmanagement aanzienlijk kunnen verbreden en hoop ik
dit, in combinatie met creativiteit en originaliteit, ook te laten zien in mijn moduleopdracht.
Samen met mijn collega xxxxx xxxxx, directiesecretaresse centrale diensten, volg ik de module
Eventmanagement bij Schoevers. Hierdoor kan het voorkomen dat bepaalde informatie over de
organisatie in onze stukken overeenkomt.
Weesp, zondag 13 september 2020
Iris Zwaneveld-Renner
,Samenvatting
Event Genies is een jong en dynamisch evenementenbureau met in totaal vijf ervaren eventplanners.
Bij ieder evenement zijn er twee eventmanagers als eerste aanspreekpunt aanwezig. De rest van het
team wordt achter de schermen bij het evenement betrokken.
De opdrachtgever Pas Past Jou is een klein Nederlands kledingmerk, waar 80 medewerkers
werkzaam zijn. In 2010 heeft Pas Past Jou het eerste filiaal in Amersfoort geopend, waar nog steeds
het hoofdkantoor is gevestigd. Ondertussen bestaan ze tien jaar en hebben zij naast Amersfoort ook
filialen in Amsterdam, Alkmaar, Hilversum en Utrecht. Zij hopen over uiterlijk vijf jaar uit te kunnen
breiden met vijf filialen in de rest van het land.
Om het tienjarig jubileum te vieren, alle medewerkers te bedanken en de motivatie te vergroten, wil de
directeur een personeelsfeest organiseren. Het personeelsfeest is een zakelijk evenement om de
medewerkers extra te motiveren hun targets te halen. Met het jubileum, een vermakelijk evenement,
wil de directeur de medewerkers bedanken/belonen en de saamhorigheid vergroten. Deze twee
doelen zijn samengebracht tot één doelstelling: ‘De medewerkers nog meer motiveren de targets te
halen en belonen/bedanken voor al hun inzet en reeds behaalde prestaties’.
De opdrachtgever wenst een personeelsfeest/jubileum voor 160 gasten op een zaterdag in juni.
Locatie moet voor iedereen goed bereikbaar zijn, een mogelijkheid tot overnachting aanbieden en bij
de cultuur van Pas Past Jou aansluiten (informeel, hip, kleurrijk, modieus en klanten komen altijd op
de eerste plaats). Het feest dient afgesloten te worden met een vuurwerkshow. Het budget bedraagt €
50.000.
De doelgroep is relatief jong, tussen de 20 en 45 jaar oud en bestaat uit alle medewerkers van het
bedrijf plus partner. Het functieniveau van de medewerkers varieert van schoonmaker tot manager.
Allemaal met een passie voor mode.
Er is gekozen voor het centraal gelegen Gooiland Theater in Hilversum als locatie. Zij zijn goed
bereikbaar en passen sinds de verbouwing in 2018 goed bij de cultuur van het bedrijf. Tevens zijn zij
in het bezit van alle benodigde vergunningen en verzekeringen. De vuurwerkvergunning wordt
verzorgd door de vuurwerkleverancier.
Omdat de doelgroep relatief jong is, is er gekozen voor een avondinvulling. Vanaf 17.30 uur is
iedereen welkom en komt men binnen via de rode loper, afgezet met rode velours afzetpalen en een
fotograaf om de red carpet ervaring vast te leggen. Na aanmelding en de garderobe ziet men de
cocktail shakers en kan er uit diverse cocktails worden gekozen (ook alcoholvrij). Tevens worden er
diverse amuses uitgelopen. Hierna kan iedereen om 18.00 uur in het theater plaatsnemen en zal de
directeur een kort dankwoord uitspreken. Aansluitend begint het catwalk diner, bestaande uit drie
gangen. Het eerste half uur kan men genieten van een modeshow waarin designs van Pas Past Jou
van over de afgelopen tien jaar worden getoond. Om 20.00 uur start het feest met de coverband This
is Beethoven. Ook zijn The Masters of Beauty aanwezig om glamour make-overs te geven en kun je
bij de magische fotospiegel en de photobooth terecht voor een leuke foto. De foto’s kunnen direct
worden geprint of digitaal per e-mail worden verzonden. Vanaf het feest zal fashion vlogster Anna
Noushin de avond verslaan om de after movie te verzorgen. Om 23.00 uur wordt er een late night
snack uitgelopen. Om 23.30 wordt de avond afgesloten met een vuurwerkshow op het dakterras.
Voor het uitnodigingstraject wordt een drietrapsuitnodigingstraject ingezet. Omdat iedereen bezit over
een zakelijk e-mailadres en reeds actief is op Instagram, wordt de informatie via het digitale media e-
mail en Instagram verspreidt. Drie maanden van te voren ontvangen de medewerkers een save the
date en verschijnen er op Instagram hints over de aankleding van het feest. Twee maanden van te
voren ontvangt iedereen de uitnodiging, kunnen zij zich aan-/afmelden via de online database en
worden er op Instagram hints gegeven over het entertainment. Twee weken van te voren ontvangt
iedereen een e-mail met extra informatie zoals de routebeschrijving en parkeermogelijkheden.
De dag na het event krijgen alle aanwezigen een verzoek per mail om een korte feedbackenquête in
te vullen. Iedereen die een e-mailadres heeft doorgegeven bij de magische fotospiegel/photobooth
ontvangt de digitale foto’s. De red carpet foto’s en de after movie van Anna Noushin worden één week
na het evenement gedeeld met de werkgever.
, Inhoudsopgave
Inleiding .................................................................................................................................................. 9
Introductie evenementenbureau | Event Genies ..................................................................... 9
Introductie opdrachtgever | Pas Past Jou ................................................................................. 9
Leeswijzer ...................................................................................................................................... 9
1. Plan van aanpak ............................................................................................................................. 10
1.1 Soort evenement .................................................................................................................. 10
1.2 Doel en doelstelling ............................................................................................................. 10
1.3 Doelgroep .............................................................................................................................. 10
1.4 Wensen/eisen opdrachtgever ............................................................................................ 10
2. Overzicht sfeer................................................................................................................................ 11
2.1 Locatie ................................................................................................................................... 11
2.2 Programma ........................................................................................................................... 11
2.3 Catering ................................................................................................................................. 11
2.4 Entertainment ....................................................................................................................... 12
2.5 Decoratie/aankleding ........................................................................................................... 12
2.6 Veiligheid: vergunningen en verzekeringen ..................................................................... 12
2.7 Moodboard ............................................................................................................................ 13
3. Uitnodigingstraject.......................................................................................................................... 14
3.2 Aankomst evenement .......................................................................................................... 14
3.3 After sales ............................................................................................................................. 14
4. Draaiboek ........................................................................................................................................ 15
5. Evaluatie .......................................................................................................................................... 16
5.1 Reflectie team Event Genies .............................................................................................. 16
5.2 Evaluatie opdrachtgever ..................................................................................................... 16
5.3 Evaluatie locatie/toeleveranciers ....................................................................................... 16
Literatuurlijst ........................................................................................................................................ 17
Bijlagen ................................................................................................................................................. 18
Bijlage 1. Gooiland Theater en hotel ........................................................................................... 18
Bijlage 2. Catering .......................................................................................................................... 18
Bijlage 3. Logo Pas Past Jou ........................................................................................................ 19
Bijlage 4. Decoratie ........................................................................................................................ 19
Bijlage 5. Save the date ................................................................................................................. 20
Bijlage 6. Uitnodiging ..................................................................................................................... 20
Bijlage 7. Kostenprognose ............................................................................................................ 21
