MODULEOPDRACHT
EVENTMANAGEMENT
Creatief voorstel 10-jarig jubileumfeest
PAS PAST JOU
Bron: Ibizamode.nl
Inleverdatum 1 september 2020
Instituut Schoevers
Opleiding HBO Executive Officemanagement
Module Eventmanagement
, Voorwoord
Xxxxxx
Beoordeling
8,5
Cijfer
8,5 (100%)
Motivatie en verbeterpunten
• Goed:
o
Goede introductie van het evenementenbureau en de opdrachtgever
o
Duidelijke omschrijving van het doel
o
Goede uitwerking van het programma, inclusief entertainment, locatie, catering en
decoratie
o Heldere beschrijving van de benodigde vergunningen en verzekeringen
o Het moodboard geeft de sfeer van het evenement goed weer
o Goede uitwerking van het uitnodigingstraject
o Helder draaiboek
o Goede evaluatie van de diverse aspecten van het evenement
• Verbeterpunten:
o Beperkte beschrijving van de doelgroep
o Een duidelijke rode draad zou het programma nog aantrekkelijker maken
, Samenvatting
Inleiding Deze moduleopdracht bestaat uit het schrijven van een creatief voorstel voor een
personeelsfeest van het bedrijf Pas Past jou, een Nederlands kledingmerk, een bedrijf met 80
werknemers. De aanleiding van het evenement is het 10-jarig bestaan van het bedrijf en de
opdrachtgever, de eigenaar van Pas Past Jou, wil van deze gelegenheid gebruikmaken om een feest
te organiseren voor zijn personeel om ze hiermee te bedanken voor hun inzet. De opdrachtgever
huurt TopEvents, een gerenommeerd evenementenbureau met veel ervaring, in om er een
onvergetelijk feest van te maken.
Plan van aanpak Nadat de opdrachtgever zijn wensen en randvoorwaarden bekend heeft gemaakt
kan met deze informatie de debriefopdracht gemaakt worden door de accountmanager. De
conceptontwikkelaar legt het bedachte concept voor aan de opdrachtgever. Daarna gaat de
projectmanager aan de slag en maakt een plan van aanpak. In deze fase wordt ook begonnen met
een actiepuntenlijst en wordt de begroting opgesteld. Het accent van dit zakelijk evenement ligt op
creativiteit en fun en is specifiek op de doelgroep gericht met als communicatiedoel de saamhorigheid
te vergroten, daarom wordt dit een vermakelijk evenement genoemd
Doel en doelstelling
Het doel van dit evenement is om met de 80 medewerkers van Pas Past Jou en hun partner, de
doelgroep, een onvergetelijke en feestelijke avond te beleven en zo het 10-jarig jubileum te vieren. De
doelstelling van dit evenement is het bedanken van de medewerkers voor hun inzet en het vergroten
van de saamhorigheid met als toevoeging een educatief element. De locatie en het programma sluiten
aan bij de cultuur van Pas Past Jou; informeel, hip, kleurrijk en modieus, waarbij de klant altijd op de
eerste plaats komt. Het beschikbare budget is € 50.000,- ex btw en het evenement vindt plaats op
zaterdag 26 juni 2021. Men rekent op een aanmeldingspercentage van 95% en men verwacht een
laag no show-percentage van 3%. Het evenement wordt ruim op tijd aangekondigd en de sfeer binnen
het bedrijf is goed, dus de verwachting is dat iedereen graag wil deelnemen. De verwachte opbrengst
van dit evenement is dat medewerkers zich gewaardeerd voelen door hun werkgever en zich
verbonden voelen met Pas Past Jou. Het succes van dit evenement kan geëvalueerd worden aan de
hand van de tevredenheid van de medewerkers – Return On Objectives (ROO) (Kuiper & Kamp,
2015, p.47). Dit kan door een enquête te houden circa twee weken na het evenement. Later in het jaar
wordt een medewerkerstevredenheidsonderzoek gehouden. Het medewerkerstevredenheidscijfer ligt
nu op een 7,5 en moet eind van het jaar een 8 zijn.
Overzicht sfeer Het feest wordt gehouden in beachclub WOW in Scheveningen, een hippe, trendy
beachclub, kleurrijk ingericht in Bali style waar een informele sfeer heerst, wat aansluit op de wensen
van de opdrachtgever. Voor de overnachting zijn kamers gereserveerd in Bilderberg hotel Europa, dat
op loopafstand ligt. Er wordt een 3-gangendiner geserveerd. Tussen de gangen door is er
entertainment. Een bekende modevlogster geeft presentatietips aan de hand van de nieuwe
wintercollectie, er wordt een modequiz gehouden onder leiding van een quizmaster en na twee uur op
de dansvloer wordt de avond afgesloten met een vuurwerkshow. De catering wordt door de beachclub
verzorgd. De decoratie is ingetogen, omdat de beachclub al heel hip en kleurrijk is ingericht, waar de
locatie op is uitgezocht. TopEvents is aangesloten bij het Next Venuefonds waardoor een
evenementenverzekering is inbegrepen voor financiële zekerheid. Voor vuurwerk tot 200 kilo is geen
vergunning nodig, maar er moet wel een melding gedaan worden. Er is aandacht besteed aan
veiligheid. Een moodboard geeft een impressie van de sfeer weer.
Uitnodigingstraject Er wordt gebruikgemaakt van het driestapsuitnodigingstraject. Eerst wordt er per
e-mail een save the date verstuurd met een tipje van de sluier (teaser). Daarna volgt de officiële
uitnodiging met aanmeldlink en twee weken van tevoren wordt het programma toegestuurd met de
routebeschrijving.
Draaiboek Er is een verkorte versie van het draaiboek meegestuurd.
Evaluatie Er vindt een interne evaluatie met het eigen team plaats, een evaluatiegesprek met de
opdrachtgever en een evaluatiegesprek met de leveranciers. De deelnemers wordt door middel van
een enquête gevraagd hoe zij de avond ervaren hebben. Het project wordt financieel afgewikkeld en
alle bevindingen worden verwerkt in een eindverslag.
