Moduleopdracht Projectmanagement
& Organisatie
Reflectieverslag winkel
Maaike van de Laar – van de Ven
Studentnummer
19 januari 2020
NCOI Opleidingsgroep, locatie Eindhoven
HBO Projectmanagement
Module Projectmanagement & Organisatie
Docent; mevrouw B. van Beugen - Muns
,Voorwoord
Mijn naam is Maaike van de Laar. Ik ben gehuwd en heb 3 kinderen in de leeftijd van 17, 15 en 12 jaar. In
het dagelijkse leven ben ik werkzaam als directiesecretaresse voor de bestuurder, Raad van Toezicht,
directeur en Cliëntenraad van een Stichting in de zorgsector. Ik wil mijn kennis en kunde verder uitbreiden.
Blijven leren en verder ontwikkelen is in de huidige tijd een noodzaak, maar zie ik vooral als verrijking van
mijzelf.
Vanuit mijn functie word ik regelmatig betrokken bij ontwikkelingen die een projectmatige aanpak van werken
nodig hebben. Dit is binnen onze organisatie echter nog geen algemeen gedachtegoed. IVT Zorg is een
organisatie die gestart is als eenmanszaak vanuit de garage van de oprichtster. De groei van IVT Zorg is
altijd opgepakt met hart en ziel en heeft geleid tot het bedrijf dat er nu staat. De wijze waarop de groei is
opgepakt, is gebeurd vanuit de hands-on-mentaliteit. Hierbij is aangepakt om een resultaat te behalen,
zonder vooraf doelstellingen en resultaten te bepalen. Deze werkwijze heeft niet tot problemen geleid toen
de organisatie nog relatief klein was. Nu de organisatie echter gegroeid is, dienen de vele ontwikkelingen op
een andere manier aangepakt te worden. Niet alleen gericht op professionalisering van de organisatie, maar
ook op een projectmatige aanpak van ontwikkelingen.
Het huidige bestuur van IVT Zorg heeft gevraagd om een projectmatige werkwijze voor de vele
ontwikkelingen op te zetten. Om meer theoretische kennis op te doen over projectmatig werken heb ik de
module Projectmanagement van het NCOI gevolgd. De opleiding geeft mij veel handvatten om projectmatig
aan de slag te gaan binnen onze organisatie. Inmiddels heb ik met behulp van alle informatie al een aantal
standaard formats op kunnen stellen die in onze organisatie geïmplementeerd zijn.
Graag wil ik mijn man en kinderen hartelijk danken voor de tijd en ruimte die zij mij hebben gegeven om deze
opdracht af te ronden. Ook wil ik mijn werkgever bedanken voor de mogelijkheid die zij mij heeft geboden om
de opleiding HBO projectmanagement te volgen. Daarnaast ook dank aan de docent, mevrouw van Beugen-
Muns, voor de inspirerende bijeenkomsten en begeleiding gedurende het uitwerken van de moduleopdracht.
Ik wens u veel leesplezier toe.
Maaike van de Laar
Moduleopdracht Projectmanagement & Organisatie 2
, Samenvatting
Opdracht
In dit reflectieverslag wordt het project ‘Winkel IVT’ geëvalueerd. Het doel van de realisatie van de winkel is
een fysieke locatie op te leveren, waar klanten hulpmiddelen aan kunnen schaffen die het mogelijk maken
langer zelfstandig thuis te kunnen blijven wonen, of het comfort tijdens zorgmomenten kunnen verhogen. De
opzet van de winkel moet op een dusdanige wijze vorm krijgen, dat deze op een winstgevende manier kan
draaien en naamsbekendheid binnen de regio krijgt. Het op te leveren resultaat omvat een voor alle klanten
toegankelijke fysieke winkel met uitgebreid assortiment, bezet door kundige medewerkers, waar klanten ook
terecht kunnen voor het spreekuur van de wijkverpleegkundige.
Bevindingen
Het winkelproject is niet volgens de theorie van projectmatig werken opgepakt. Het ontbreekt aan een
intakegesprek, een projectopdracht en een plan van aanpak. De voor het project essentiële informatie op
basis van de beheersfactoren is niet in beeld gebracht.
Aan het project ligt een Business Case ten grondslag. Deze kan feitelijk niet als zodanig gebruikt worden,
omdat de kosten voor de realisatie van het project hier niet in zijn opgenomen. Vooraf is geen
projectbegroting opgesteld en zijn geen eisen gesteld aan de haalbaarheid van het project. Doordat deze
onderdelen ontbreken is het beoordelen van het opgeleverde resultaat op financieel gebied niet te
realiseren.
Het sturen op (deel)resultaten was niet mogelijk doordat vooraf geen PBS (Product Breakdown Structure),
WBS (Work Breakdown Structure) zijn opgesteld, geen fasering en geen GO/NO GO momenten aan het
project gekoppeld zijn. Doordat dit niet in beeld was, was het halen van opleverdatums en tussentijds
(bij)sturen lastig, omdat niet inzichtelijk was waarop gestuurd moest worden.
Er is geen projectteam samengesteld en het project is niet gestart met een PSU (Project Start Up) waardoor
taken en verantwoordelijkheden niet duidelijk waren voor de medewerkers die uiteindelijk bij het project
betrokken zijn.
Het opstellen van een risico- en stakeholdersanalyse is niet opgepakt. Ook zijn de kwaliteitseisen ten
aanzien van het project niet in beeld gebracht. De belangen van stakeholders bij het project zijn daardoor
niet meegenomen in de oplevering van het project. Het monitoren van de kwaliteit op basis van vooraf
gestelde eisen is niet mogelijk.
Communicatie over het project en de voortgang is niet volgens standaard formats gedaan, waardoor
overzicht ontbreekt. Ook zijn de betrokkenen niet structureel en eenduidig geïnformeerd over het project en
de voortgang. Hierdoor is onduidelijkheid ontstaan, wat tot frustratie bij de medewerkers heeft geleid.
Het doel, hoewel niet SMART geformuleerd, is wel continue op het netvlies van de projectleider gebleven.
Dit heeft er uiteindelijk toe geleid dat het gewenste resultaat toch grotendeels is opgeleverd.
Aanbevelingen
Voor toekomstige projecten is de aanbeveling om altijd te starten met een complexiteitsbepaling, zodat
inzichtelijk wordt of iets als project opgepakt moet worden. Op het moment dat met een project gestart wordt
geniet het de voorkeur om gebruik te maken van standaard formats om daarmee in ieder geval het
intakegesprek, de projectopdracht en het plan van aanpak zorgvuldig samen te stellen. Breng de
beheersaspecten in kaart met behulp van de basis formats. Daarmee krijgen alle, voor het project van
belang zijnde, onderdelen de aandacht die zij nodig hebben. Tevens geeft het de projectleider handvatten
om de voortgang te bewaken, het project (bij) te sturen en de planning te realiseren.
Aan de opdrachtgever het advies om een duidelijke opdracht te geven en de projectleider als zodanig te
benoemen, zodat hier geen twijfel over kan ontstaan. Aan de projectleider het advies om duidelijke
afbakening van het project toe te passen. Bepaal op voorhand wat wel en wat niet door het project
opgeleverd wordt, zodat dit gedurende de uitvoering niet tot discussies en onduidelijkheid kan leiden. Stel
een projectteam samen en zorg ervoor dat taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden bekend zijn bij
de teamleden. Onderschat het projectmatig werken niet. Het vergt veel discipline om een project op de juiste
manier uit te voeren, zodat uiteindelijk het gewenste doel en eindresultaat opgeleverd worden. Door het
hanteren van standaard formats is de basis voor projectmatig werken gelegd. De opvolging en bewaking van
het project dient de projectleider op te pakken op basis van de gegevens uit het plan van aanpak en met
behulp van de beheersaspecten. Betrek de projectteamleden vanaf het begin bij het project. Houdt een PSU,
zodat met gezamenlijke input een PBS en WBS opgesteld kan worden. De projectleden vanaf het begin bij
het project betrekken leidt tot commitment, wat uiteindelijk leidt tot een succesvol verloop van het project.
Leg vast welke (tussentijdse) evaluatiemethodiek ingezet wordt om het verloop van het project te monitoren
en te evalueren.
Moduleopdracht Projectmanagement & Organisatie 3
