Deze module wordt afgesloten met een moduleopdracht. U maakt de moduleopdracht individueel en
zelfstandig.
Stap 1: Wat levert u in?
U levert een zelf gemaakt plan van aanpak in van een project uit uw eigen praktijk. Dit kan vanuit een
organisatie zijn waar u werkt of een organisatie uit uw directe omgeving. U bent vrij zelf een
onderwerp te kiezen voor uw plan van aanpak, maar houd het onderwerp eenvoudig. Het onderwerp
kan zowel organisatorisch als inhoudelijk van aard zijn. Voorbeelden van (eenvoudige)
onderwerpen zijn: Een evenement organiseren (bijvoorbeeld een klantendag), een verhuizing, een
tuin aanpassen, een vergaderruimte inrichten, Processen verbeteren voor een afdeling (bijvoorbeeld
de klantenservice, de receptie)
In alle gevallen schrijft u het vanuit de rol van projectleider. Hiermee koppelt u de theorie aan een
praktische leerervaring.
Stap 2: Waar moet de opdracht aan voldoen?
In uw moduleopdracht werkt u enkele onderdelen uit van het plan van aanpak conform het
boek Projectmatig werken in de praktijk. Het plan van aanpak is beperkt tot de onderstaande
onderdelen.
In uw moduleopdracht werkt u de volgende stappen/deelopdrachten uit die zijn afgeleid van de
algemene leerdoelen, in de volgorde waarin ze worden genoemd:
- Aanleiding
- Doel van het project
- Op te leveren resultaat (incl. kwaliteitscriteria)
- Afbakening (incl. PBS)
- Projectorganisatie en -communicatie (organogram, tabel met rollen en
verantwoordelijkheden, intern overleg en communicatie met stakeholders)
- Planning (mijlpalenplanning en GANTT diagram, incl. evt. GO/NOGO momenten)
- Kosten (out of pocket en uren)
- Risico's (risico's, kans, impact, eigenaar en maatregelen)
- Beheersing (hoe worden budget, afbakening, kwaliteit, tijd en risico's beheerst?)
Leg in uw uitwerking een duidelijk verband tussen de theorie uit de module en de praktijk en zorg voor
een goede onderbouwing / verantwoording van door u gemaakte keuzes.
De volgende onderdelen kunnen in een bijlage worden opgenomen:
- GANTT diagram
- Kwaliteitsplan
- Tabel rollen en verantwoordelijkheden
,Samenvatting
xxx is een hotel en restaurant midden in een (moes)tuin aan het Wantij te xxx. Het hotel beschikt over
drie conferentiezalen welke voornamelijk worden gebruikt voor bruiloften, privé diners en borrels. De
organisatie van bruiloften zorgt voor een zalenbezetting van 60%, hierbij wordt dan ook de meeste
omzet gegenereerd. De conferentiezaal waar de meeste bruiloften plaatsvinden is de Limonaia. De
bezetting van de Limonaia is het afgelopen jaar met 15% afgenomen. Uit onderzoek is gebleken dat
dit voornamelijk te wijten valt aan het gedateerde interieur en dat de ruimte niet optimaal wordt
gebruikt waardoor grote groepen niet in de Limonaia terecht kunnen. Dit is aanleiding voor de
opdrachtgevers om de Limonaia opnieuw in te richten zodat deze weer voldoet aan de wensen en
eisen van deze tijd. De herinrichting van de Limonaia wordt op een projectmatige werkwijze aangepakt
omdat hier sprake is van een specifiek doel met een nieuw resultaat, een begin en eind datum waarbij
verantwoording wordt afgelegd aan een duidelijke opdrachtgever.
Het doel van de herinrichting van de Limonaia is dat op 1 juli 2022 de bezetting van de Limonaia met
10% is toegenomen ten opzichte van 2021. Dit is acceptabel en realistisch omdat door de
herinrichting de aanvragen welke in de huidige situatie niet geplaatst konden worden in de nieuwe
situatie wel geplaatst kunnen worden. De zaalreserveringen zullen hierdoor toenemen.
Op 5 juli 2021 zal de opnieuw ingerichte Limonaia worden opgeleverd en is op dat moment klaar voor
gebruik. De nieuwe inrichting van de Limonaia moet voldoen aan een programma van eisen, deze zijn
opgenomen in een kwaliteitsplan.
Om de verwachtingen van dit project helder te maken over waar het project zich tot beperkt is er een
afbakening opgesteld. Het project zal zich richten op de inrichting, ontwerp en werkzaamheden op
locatie. Grove renovatiewerkzaamheden en de promotie vallen buiten dit project. Om de afbakening
nog beter in kaart te brengen is er gebruik gemaakt van een product breakdown structure. Hierin is het
eindresultaat opgedeeld in deelresultaten dat goed in te schatten en te beheersen is.
De projectorganisatie bestaat uit een opdrachtgever, projectleider en drie projectmedewerkers. Elke
week vindt er overleg plaatst waarin de voortgang van het project wordt besproken en de
voortgangsrapportages worden opgesteld. In een communicatieplan is aangegeven hoe er verder
gecommuniceerd wordt binnen het project met onder andere de stakeholders en leveranciers.
Dit project maakt gebruik van een lineaire fasering, hierbij wordt er per fase aangegeven welke
activiteiten er moeten worden uitgevoerd om tot het (tussen)resultaat te komen. Het project bestaat uit
5 fases: definitiefase, ontwerpfase, voorbereidingsfase, realisatiefase en nazorgfase. Na afronding
van een fase wordt het (tussen)resultaat voorgelegd aan de opdrachtgever. De opdrachtgever geeft
vervolgens een go/no-go voor de voortgang van het project.
Om het gewenste eindresultaat op een efficiënte manier te behalen wordt er gebruik gemaakt van een
balkenplanning. Met behulp van de planning kan tijdens het project de voortgang van de
beheersfactoren gemonitord worden en is de voortgang van het project direct afleesbaar. In de
balkenplanning worden de diverse mijlpalen en go/no-go momenten aangegeven.
De kosten welke gemoeid zijn met het project worden opgenomen in een budget. Het budget is
opgesteld vanuit de balkenplanning, de kosten worden hierbij uitgedrukt in geld en zijn per fase
ingedeeld. Het budget voor dit project is € 26.142,00.
De onvoorziene gebeurtenissen welke invloed kunnen hebben op het doel en resultaat van het project
zijn opgenomen in een risicoanalyse.
Om het project succesvol af te kunnen ronden moet het duidelijk zijn op welke factoren er tijdens het
project gelet moeten worden. Deze beheersfactoren worden bewaakt door de projectleider middels de
Plan, Do, Check, Act (PDCA) beheers methodiek. De beheersfactoren zijn budget, afbakening,
kwaliteit, tijd, doel, organisatie, omgeving en risico. Voor elk van deze factoren is uitgewerkt wat er
wordt gedaan om deze te bewaken, wie er verantwoordelijk is en welke activiteit er wordt uitgevoerd.
In de planning is er in iedere fase een moment gereserveerd voor managementactiviteiten waarin de
beheersing van genoemde factoren vallen.
2
, Inhoudsopgave
Samenvatting........................................................................................................................................... 2
Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 3
Inleiding ................................................................................................................................................... 4
1. Aanleiding ........................................................................................................................................ 4
2. Doel van het project ........................................................................................................................ 4
3. Op te leveren resultaat.................................................................................................................... 4
4. Afbakening....................................................................................................................................... 4
5. Projectorganisatie en -communicatie ............................................................................................. 6
6. Fasering ........................................................................................................................................... 7
7. Planning ........................................................................................................................................... 7
8. Kosten .............................................................................................................................................. 8
9. Risico’s ............................................................................................................................................. 9
10. Beheersing ................................................................................................................................... 9
Literatuurlijst ......................................................................................................................................... 11
Bijlage I. Kwaliteitscriteria ................................................................................................................. 12
Bijlage II. Rollen en verantwoordelijkheden binnen het project ...................................................... 13
Bijlage III. Fasering ............................................................................................................................. 14
Bijlage IIII: Balkenplanning ................................................................................................................ 15
3
