PRAKTIJKPLAN
Alternatief organisatieontwerp XX.
(Naam)
(Studentnummer)
(Datum)
Hogeschool NCOI
Management, Cultuur en Verandering (MCC)
Masterclass: Toegepaste Organisatiekunde
Docent: (Vertrouwelijk)
,Voorwoord
Dit praktijkplan is geschreven voor de algemeen directeur van XX en vormt de afronding van de
Masterclass Toegepaste Organisatiekunde van de master Management, Cultuur en Verandering
(MCC) aan de Hogeschool NCOI. Dit praktijkplan is tot stand gekomen met behulp van onze docent
XX, die de lessen van de Masterclass met veel enthousiasme en deskundigheid heeft verzorgd. Graag
wil ik ook de algemeen directeur van XX bedanken voor de input en de vrijheid die ik heb gekregen bij
het opstellen van dit praktijkplan.
2
,Samenvatting
XX opereert in een kantorenmarkt die structureel verandert. Het aanbod van flexibele en tijdelijke
kantoorconcepten is enorm gegroeid, waarbij een breed scala aan diensten centraal staat. XX wil
meegaan in deze verandering en heeft deze ontwikkeling omarmd. Het verhuurconcept van XX is
herzien en wordt stapsgewijs geïmplementeerd. De huidige transformatie heeft een hoog
personeelsverloop tot gevolg gehad. XX is zich bewust geworden van de kwetsbaarheid die gepaard
gaat met dit personeelsverloop en ziet in dat daar actie op ondernomen moet worden.
Het doel van dit praktijkplan is om aan de hand van de integrale sociotechnische ontwerpleer XX te
doorgronden en een alternatief organisatieontwerp te presenteren. De volgende probleemstelling is
hiervoor opgesteld: Welk alternatief organisatieontwerp van de organisatiestructuur van XX draagt bij
aan vermindering van de kwetsbaarheid van het bedrijf bij personeelsverloop? Om te komen tot een
alternatief ontwerp wordt de huidige organisatiestructuur van XX geanalyseerd en gekarakteriseerd
aan de hand van tien integrale uitgangspunten. Daarnaast worden kenmerken van de vier
organisatieregimes theoretisch onderzocht die de basis voor het alternatieve ontwerp hebben
gevormd.
Uit de analyse van de huidige organisatiestructuur en de theoretisch beschouwing van de
organisatieregimes blijkt dat XX vooral op bureaucratische wijze is gestructureerd. Bij XX ligt de
nadruk op een functionele structuur en een centrale besturing. Ook het pioniersregime is zichtbaar bij
XX door haar autocratisch leiderschap die alle touwtjes in handen wil hebben. Er ontstaan diverse
disfuncties doordat medewerkers de ruimte noch de middelen krijgen om zich gemotiveerd en
verantwoordelijk te gedragen.
In het alternatieve organisatieontwerp wordt aanbevolen de complexiteit te verminderen en de
regelcapaciteit te vergroten. Het alternatieve organisatieontwerp richt zich op het decentraliseren van
de overhead op basis van geografische kenmerken, het verminderen van afstemmingsrelaties, het
managen van kennis, het behouden van het overzicht van complete processen, het beperken van
mentale omschakeling en het stimuleren van creatief en lerend vermogen. Ook wordt een aanbeveling
gedaan voor gedrag, mentaliteit, cultuur en leiderschap die aansluit bij het alternatieve ontwerp.
Naar verwachting zal het alternatieve organisatieontwerp in lijn zijn met het vernieuwde
kantoorconcept van XX. Het zal de kwetsbaarheid verminderen en een positief effect hebben op de
motivatie en betrokkenheid van medewerkers, hetgeen zal leiden tot een afname van het
personeelsverloop.
3
,Inhoudsopgave
VOORWOORD ______________________________________________________________________________ 2
SAMENVATTING ____________________________________________________________________________ 3
INHOUDSOPGAVE ___________________________________________________________________________ 4
1. INLEIDING _______________________________________________________________________________ 5
1.1 XX ___________________________________________________________________________________ 5
1.2 XX 2.0 ________________________________________________________________________________ 5
1.3 MISSIE, VISIE EN KERNWAARDEN _______________________________________________________________ 5
1.4 PERSONEELSVERLOOP ______________________________________________________________________ 5
1.5 PROBLEEMDEFINITIE _______________________________________________________________________ 6
2. ANALYSE HUIDIGE ORGANISATIEONTWERP ____________________________________________________ 7
2.1 SYSTEEM IN RELATIE TOT DE OMGEVING __________________________________________________________ 7
2.2 ORGANIZATIONAL CHOICE____________________________________________________________________ 7
2.3 INTEGRAAL______________________________________________________________________________ 8
2.4 COMBINEREN VAN EISEN ____________________________________________________________________ 8
2.5 BETROKKENHEID __________________________________________________________________________ 9
2.6 COMPLEXITEITSREDUCTIE EN REQUISITE VARIETY ____________________________________________________ 9
2.7 STRUCTUURDENKEN _______________________________________________________________________ 9
2.8 SUBSYSTEMEN EN ASPECTSYSTEMEN____________________________________________________________ 10
2.9 HOOFD IN DE WOLKEN, BENEN OP DE GROND _____________________________________________________ 10
2.10 PROCES VAN VERANDEREN _________________________________________________________________ 11
3. ONDERZOEK ORGANISATIEREGIMES _________________________________________________________ 12
3.1 HET PIONIERSREGIME _____________________________________________________________________ 12
3.2 HET BUREAUCRATISCH REGIME _______________________________________________________________ 12
3.3 HET FLEXIBEL REGIME _____________________________________________________________________ 13
3.4 HET NETWERKREGIME _____________________________________________________________________ 13
3.5 DE NODIGE ONTWERPPRINCIPES ______________________________________________________________ 14
4. ALTERNATIEF ORGANISATIEONTWERP _______________________________________________________ 15
4.1 GRENSAFBAKENING _______________________________________________________________________ 15
4.2 MISSIE, DOELEN EN STRATEGIE _______________________________________________________________ 15
4.3 ONTWERPSPECIFICATIES ____________________________________________________________________ 15
4.3.1 Variatie in de orderstroom ___________________________________________________________ 15
4.3.2 Complexiteit van het uitvoerend proces ________________________________________________ 15
4.3.3 Functie-eisen van de organisatie ______________________________________________________ 16
4.4 STRUCTUURBOUW _______________________________________________________________________ 16
4.4.1 Productiestructuur _________________________________________________________________ 16
4.4.2 Besturingsstructuur ________________________________________________________________ 17
4.5 SYSTEEMBOUW _________________________________________________________________________ 18
4.6 ONTWIKKELING VAN GEDRAG, MENTALITEIT, CULTUUR EN LEIDERSCHAP ____________________________________ 18
4.7 DIGITALISERING _________________________________________________________________________ 19
5. EFFECT EN EVALUATIE ALTERNATIEVE ORGANISATIEONTWERP ___________________________________ 20
5.1 EFFECT VAN HET ALTERNATIEVE ORGANISATIEONTWERP ______________________________________________ 20
5.2 EVALUATIE VAN HET ALTERNATIEVE ORGANISATIEONTWERP ____________________________________________ 20
6. REFLECTIE _______________________________________________________________________________ 21
7. FEEDBACK DOCENT _______________________________________________________________________ 22
MOTIVATIE EN VERBETERPUNTEN ________________________________________________________________ 22
LITERATUURLIJST___________________________________________________________________________ 23
4
, 1. Inleiding
In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de organisatie, de aanleiding voor dit praktijkplan en de
probleemdefinitie.
1.1 XX
De organisatie XX is gestart in 1992 met het beheer van een bedrijfsverzamelgebouw in Utrecht. Het
doel van XX was het vormen van een verbindende schakel tussen pandeigenaar en huurder. XX is
uitgegroeid tot een office operator die zich bezighoudt met commercieel, financieel en technisch
beheer van bedrijfsverzamelgebouwen. Als office operator biedt XX fysieke kantoren op tien
verschillende locaties in Nederland. Daarnaast biedt XX virtuele kantoren, dagkantoren, flexplekken,
vergaderruimtes en spreekruimtes. ZZP’ers, kleine en middelgrote ondernemingen vanuit diverse
sectoren kunnen terecht bij XX voor zakelijke huisvesting. Daarbij biedt XX een breed scala aan
diensten waaronder receptie, telefonie, internet, postverwerking en koffiefaciliteiten.
1.2 XX 2.0
Sinds 1 juli 2018 kent XX een nieuwe algemeen directeur. Eind 2019 heeft XX twee locaties moeten
ontmantelen aangezien de desbetreffende pandeigenaar de beheerovereenkomst had opgezegd. De
nieuwe directeur is van mening dat de organisatie diverse jaren heeft stilgestaan, hetgeen volgens
hem heeft geleid tot het verlies van deze twee locaties. In zijn ogen kan XX weer een actieve speler
worden als office operator binnen het commerciële vastgoed. De algemeen directeur stelt zich ten
doel binnen vijf jaar te verdubbelen in het aantal locaties en daarmee een grote marktspeler te worden
in Nederland. Om dit doel te kunnen behalen, is het concept van XX herzien, waarbij de transformatie
van ‘XX 1.0’ naar ‘XX 2.0’ is gestart en stapsgewijs verloopt. Het doel van dit nieuwe kantoorconcept
is meegaan met de tijd en daarbij blijven voldoen aan de eisen die de omgeving (lees: de
pandeigenaren en eindgebruikers) aan de organisatie stelt.
1.3 Missie, visie en kernwaarden
Met het oog op het nieuwe concept heeft XX in samenwerking met haar medewerkers een nieuwe
missie en visie op papier gezet. XX omschrijft deze als volgt:
Missie: “XX is dé gastvrije aanbieder in veilige en dynamische werkplekken op een innovatieve en
duurzame manier.”
Visie: “XX zal zich de komende vijf jaar verdubbelen. Deze groei zal het merk een grote marktspeler in
de Randstad maken. Met de vernieuwde merkidentiteit en het hierbij behorende imago wil XX haar
naamsbekendheid vergroten.”
De 5 kernwaarden van XX zijn:
• Ontzorgen: XX biedt een full-serviceconcept wat de klant de ruimte geeft
zich volledig te richten op hun core business;
• Persoonlijk: De klant is geen nummer, maar XX kent de klant bij naam.
XX kent de algemene wensen en behoeften van de klantgroep, verdiept zich
ook in die specifieke wensen en behoeften en speelt hier op in;
• Duurzaam: Producten en diensten worden bewust gekozen voor behoud van de aarde;
• Innovatief: XX is altijd op zoek naar vernieuwing en is vooruitstrevend;
• Veilig: XX zorgt voor een werkplek waar iedereen zich veilig voelt.
1.4 Personeelsverloop
De transitie naar ‘XX 2.0’ heeft geleid tot een bepaald personeelsverloop1. Er is een managementteam
gevormd met de technisch manager, de financieel manager, de operationeel manager en de
algemeen directeur. Deze strategische keuze moest ervoor zorgen dat een team van vier managers
bouwt aan de transitie naar ‘XX 2.0’. Eén functie XX, vier gastvrouwen en één functie XX hebben hun
arbeidsovereenkomst opgezegd. Sommige medewerkers voelden zich vervreemd van de organisatie
en de nieuwe algemeen directeur. Er zijn tien nieuwe gastvrouwen verwelkomd, waarvan vijf op
oproepbasis. Van de totale groep gastvrouwen (huidige en nieuwe medewerkers) zijn in totaal weer
acht gastvrouwen weggegaan. Sommigen hebben een andere uitdaging gezocht, omdat ze niet
1 Onder personeelsverloop wordt in dit praktijkplan verstaan als vertrek of ziekte van medewerkers.
5
