Inzetten strategische personeelsplanning en
actualiseren recruitment
Naam student, studentnummer
HBO HRM 1 jaar, NCOI
Recruitment en personeelsplanning
Naam docent
Juni 2020
,Voorwoord
Voor u ligt het adviesrapport met de mogelijkheden om strategische personeelsplanning in te zetten en
recruitment te actualiseren. Dit plan is opgesteld voor de directie van XXX. Het is geschreven in het kader van
het afronden van de module personeel en ontwikkeling, dat onderdeel is van de hbo-opleiding Human
Resources Management bij de NCOI.
Sinds 2014 ben ik werkzaam bij XXX. Ik ben begonnen met de opleiding Human Resources Management bij
NCOI om mijzelf te ontwikkelen binnen Human Resources met als doel het zetten van de volgende stap in mijn
carrière. Deze stap heb ik reeds mogen zetten. Per maart 2019 heb ik de functie personeelsfunctionaris
overgedragen aan mijn collega en vervul ik de functie senior HR adviseur. Als senior HR adviseur ontwikkel en
implementeer ik beleid, focus ik me op kwaliteitsverbetering van HR-processen, ben ik het aanspreekpunt en
de ondersteuning van de directie, stuur ik het planningsbureau aan en vervul ik een rol binnen organisatie brede
ontwikkelingen en processen.
Graag bedank ik <naam docent> voor de informatieve bijeenkomsten die hebben bijgedragen aan de
totstandkoming van dit adviesrapport.
Ik wens u veel leesplezier toe.
<Naam student>
<Plaatsnaam>, 14 juni 2020
2
, Samenvatting
<korte introductie organisatie>
Met SPP kunnen knelpunten op het gebied van personeelsbezetting worden voorkomen of opgelost en
leidinggevenden gericht en effectief sturen op een optimale personeelsbezetting. SPP bestaat uit 5 stappen.
De eerste stap is een effectieve voorbereiding. Middels een oriënterend gesprek komt HR te weten wat de
directie verwacht van SPP, voor welke doelgroepen, wat de tijdscope is en wie er worden betrokken. Voorbeeld:
XXX verwacht haar personeelsbezetting in de toekomst op orde te hebben met medewerkers die passen bij
haar strategie. Er wordt ingezoomd op de afdeling goederenadministratie en financiële administratie, met een
tijdscope van 3 jaar. De tweede stap is het in kaart brengen van het kwantitatieve en kwalitatieve gewenste
personeelbestand door de samenhang tussen de organisatiestrategie en de interne en externe ontwikkelingen
te bepalen. Dit maakt SPP een strategische aanpak. Voor XXX kunnen dit de krappe arbeidsmarkt, stimuleren
openbaarvervoer en de 1,5 meter samenleving zijn. De interne ontwikkelingen kunnen digitalisering en
uitbreiding van de business zijn. De derde stap is de analyse van het huidig personeelsbestand. Daarvoor
gebruiken de afdelingshoofden de HR3P matrix (prestatie x groeipotentiaal) en analyseren ze de kwantitatieve
en kwalitatieve gegevens. In de vierde stap gaan de afdelingshoofden het gat tussen het gewenste en het
huidige personeelsbestand in kaart brengen. Ze delen met elkaar hun belangrijkste conclusies en stellen een
totaal analyse op. Voorbeeld: er is behoefte aan 3 fte, kennis van en vaardigheid met office 365 en flexibele
inzetbare medewerkers. De laatste stap is het gezamenlijk in kaart brengen van HR-oplossingen voor het gat
uit stap 4. Daarbij kan worden gedacht aan professionaliseren recruitment en opstellen opleidingsbeleid.
Binnen SPP vervult iedere betrokken partij een rol met verantwoordelijkheid. HR heeft de rol en
verantwoordelijkheid van procesbegeleider en organisator. De afdelingshoofden en managers vervullen de
cruciale rol van deelnemer en zijn daarmee verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste informatie. Zowel
HR als de leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor de implementatie van de HR-oplossingen. De directie
speelt ook een rol binnen SPP namelijk die van opdrachtgever.
De toepassing van SPP binnen XXX vindt momenteel in mindere mate plaats. Wanneer de organisatie SPP
professioneel gaat aanpakken dient er rekening te worden gehouden met valkuilen en belemmeringen die van
invloed zijn op de uitvoer en het resultaat van SPP. Daarbij kan gedacht worden aan het ontbreken van ervaring
met SPP en de commitment vanuit de leidinggevenden.
Uit de analyses van SPP komt een personeelsbehoefte naar voren die op te splitsen is in een kwantitatieve en
kwalitatieve behoefte. Bij de kwantitatieve personeelsbehoefte gaat het om aantallen van medewerkers (10 fte
door opening winkel) en bij de kwalitatieve personeelsbehoefte op de kwaliteiten van medewerkers (meer
aandacht voor servicegerichtheid). De interne en externe ontwikkelingen kunnen de behoefte aan personeel
veranderen, daarbij kan gedacht worden aan het COVID-19 virus waardoor winkels op luchthavens dicht zijn
en de kwantitatieve personeelsbehoefte gehalveerd is.
De analyse van het huidige en gewenste personeelsbestand levert de organisatie inzicht in de knelpunten van
de personeelsbezetting. Uit deze analyse kunnen conclusies worden getrokken waaronder wat de
gemeenschappelijke knelpunten zijn, welke kwaliteiten organisatie breed versterkt dienen te worden en waar
het kwantitatieve verschil, op afdeling, in zit. SPP resulteert daarmee in een wervingsbehoefte, opleidingsplan
of uitstroombehoefte. Deze uitkomsten zijn te verbinden met recruitment en HR thema’s. De wervingsbehoefte
slaat een brug tussen SPP en recruitment, waarbij de noodzakelijke informatie voor de werving en selectie voort
komt uit de analyses van SPP. Denk daarbij aan de doelgroep, aantal fte en kwaliteiten.
Personeelsontwikkeling, dat onderdeel is van een opleidingsplan, leidt tot aandacht voor onder andere de HR-
thema’s opleiden, begeleiden en belonen. Met de inzet of wijziging van recruitment en/of HR-thema’s kan de
organisatie de knelpunten op verschillende niveaus oplossen.
De laatste tijd is een te kort aan medewerkers een algemeen issue. De vraag naar medewerkers is groter dan
het aanbod, dat er toe leidt dat werkgevers er alles aan doen om hun concurrenten voor te blijven in het
aantrekken, boeien en behouden van talenten. De ‘war for talent’ is losgebarsten. Voor XXX is de strijd om
talenten een herkenbaar fenoneem. Om als winaar uit de strijd te laten komen, dient XXX het recruimentproces
en de candidate experience te optimaliseren. Acties die XXX kan ondernemen zijn het professionaliseren van
vacature teksten, gericht selecteren van het wervingskanaal, plaatsen van video’s van de dagelijkse
werkzaamheden, WhattsAppberichten versturen om het contact warm te houden en de mogelijkheid bieden te
solliciteren met een LinkedIn profiel. Daarnaast is het een aanrader voor de organisatie om zich te verdiepen in
het gebruik van data en algoritmen in de sollicitatieprocedure. Algortimen zijn sneller en beter dan de mens in
het analyseren van veel data en patronen. Hiermee zal de sollicitatieprocedure efficienter verlopen en kan de
recruiter zich richten op de menselijke kant van het recruitmentproces.
3
